提案書の書き方/構成と文例・パワーポイントの使い方のコツ

まずはヒアリングを重ねた結果、「私たちはあなた達のことをこう理解しました！」というところを提案書に盛り込んで行く必要があります。 また、話が振出しに戻らないためにも、前回伺った際の振り返りを盛り込んでおくことも大切です。

理解を示した上で、クライアント企業の課題について端的に挙げて行きます。 書き方としては、 「貴社には下記課題があり〜」とリード文で書いた後に 優先順位があれば１、２、３と順番を付けながら箇条書きにしていきます。 優先順位がなければ、中グロの「・」を用いて箇条書きにしていきます。 書き方のコツとしては、余計な情報は入れないことです。 パワーポイントで作る提案書は１ページに１情報を基本とし、情報を盛り込み過ぎてしまうと情報過多になり、提案のポイントもブレてしまいますので注意して下さい。

次に、前ページで記載した課題に対して、解決の方向性を示す必要があります。 システムをリプレイスするのか、それとも、既存のシステムをカスタマイズして行くのか また、新しいシステムを導入して連携させるのか等々クライアントの課題に対して様々なアプローチ方法があると思います。 この点については、自社の強みを活かしつつ、クライアント企業の課題を解決できる方向性を示して下さい。それが他社の提案書との差別化にも繋がります。

ざっくりと方向性を示した後は、詳細な提案内容を書く必要があります。 書き方のコツとしては、文字だけでなく図をしっかりと用いて、既存のシステムが抱えている課題がどのように解決されるのかを示して下さい。 A案B案ある場合や松竹梅でコスト感が異なる提案内容もある場合については、一番提案したい内容を一番最初に持って行き、他の案は後ろにつけるようにすると良いです。

提案内容を実施するにあたってのスケジュール感もざっくりと出してあげるとクライアント企業の責任者も予算確保や、上司への報告が楽になります。 大体何月にプロジェクトがキックオフされ、何月までに要件定義をし、開発、テスト、リリース、保守と始まって行くのかを月単位で示すことが出来れば良いぐらいのアバウトなものでも良いので書く方が良いでしょう。 書き方はWBSの簡易版程度に、横軸を時間にし、縦軸にタスクを開発工程順に上から羅列していくと読みやすくなります。

成果物がある場合は、成果物を何にするかをしっかりと明記しておく必要があります。 この点については、いざ契約段階になった際に一番議論する余地のある部分ですので、提案書の段階でまずはこちら側の考えを示しておくと良いでしょう。 一般的には、要件定義の段階は準委任契約で実施するため、成果物は特にありません。 開発段階になると、請負開発契約が一般的になるので、成果物責任を求められ、納期までに決めた内容の成果物を納品する必要があります。

コスト面についてもクライアントは気になるので、しっかりと内訳も出して記載することをお勧めします。 要件定義では幾ら、開発で幾ら、保守・運用で幾らと書くのも良いですし、今回の提案内容の範囲だけ実施した場合幾らかを示すだけでも良いです。

その他の前提事項は細かいですが書いておくと良いでしょう。 例えば、 ・旅費・出張費はどちらが負担するのか？ ・常駐できるスペースを確保してくれるのか？ ・提案内容以外のことを頼まれた場合はどうするのか？ 等々、気になる点については記載しておくと後々言った言わないという事態に陥ることを未然に防ぐことが出来ます。

出典: プレゼンでグラフを見せる男性｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

パワーポイントを使った提案書の書き方も様々ありますが、今回はパワーポイントを使う際に守るべきルールについてご紹介します！