内定辞退の理由例｜家庭の事情/給与/病気/他社/介護・伝え方

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本来あってはならないことですが、とれるはずだった単位をとれずに卒業できない事態に陥った場合、たとえ第一希望の企業に合格したとしても内定辞退を申し出なければなりません。 これは完全に、自分の過失が原因で相手の厚意や期待を裏切ることになります。辞退の連絡をする際には、言い訳をせずに理由を明らかにし、誠意を込めて謝罪する姿勢が求められます。

※担当者が電話に出た後 お忙しいところ失礼します、〇〇大学の山田花子です。先日は内定のご連絡をくださり、ありがとうございました。 申し上げにくいのですが、本日は内定辞退をさせていただきたく、ご連絡しました。理由は、卒業要件の単位を修得できなかったためです。私の未熟さのせいでこのような事態を招いてしまい、本当に申し訳ございません。御社からのご期待を裏切ってしまった自分自身に不甲斐なさを感じます。 ご迷惑をおかけして恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。

※宛名、署名省略 お世話になっております、〇〇大学の山田花子です。ご不在とのことでしたので、メールにて失礼します。 申し上げにくいのですが、本日は内定辞退の旨をお伝えするべくご連絡いたしました。修得した単位数が卒業要件を満たしていないという、私自身の過失が理由です。情けないお話ですが、就職活動に力を入れるあまり、本分である学業が疎かになってしまいました。このような理由で、いただいた貴重な内定を無駄にしてしまい、誠に申し訳ございません。 お詫びの言葉もございませんが、心を新たに一から励んでいく所存でございますので、何卒ご容赦のほどよろしくお願い申し上げます。

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フォーマルな形式で丁寧に内定辞退を申し出たい場合には、手紙を書くのがおすすめです。 ポイントは、縦書き用無地の便箋に、誠意を込めて手書きで文章をしたためることです。手紙は、丁寧に気持ちを伝えることができる伝達手段ですが、相手は忙しい仕事の合間を縫って封を切り、内容を確認することになりますから、そのことに対する謝意もしっかりと入れましょう。 最も礼儀正しいのは、手紙と電話の合わせ技を使うことです。手紙を投函したすぐ後に電話をかけ、「本日お手紙を投函したのですが、実は〜」と辞退の旨を伝えると、誠実な断り方になります。

すでにメールで内定辞退を申告する際の例文を挙げてきましたが、本来であれば、メールで辞退の意志を伝えるのは失礼にあたります。特に、内定承諾書を出した後の企業や、Webによるエントリーや選考を受け付けていない企業、伝統的な形式を重んじる企業などについては、手紙や電話で内定辞退の意思表示をするべきです。 しかし、現在では多くの企業が、Web上でのエントリー受付や選考を実施しており、時間短縮などの観点から、メールによる内定辞退が失礼と見なされない場合も増えてきています。念のため、まずは電話をしてみて、担当者が不在であればメールをするという手順を踏むと安心です。 内定辞退とその理由をメールで伝える際は、宛名や署名をきちんと入れ、ビジネスメールのマナーに則った文面であることを確認して送信しましょう。内定通知への感謝や辞退をする謝罪などをしっかりと入れ、辞退理由は、なるべく簡潔にとどめるのがポイントです。

形式的にフォーマルなのは手紙ですが、一般的に企業側から歓迎されているのは電話による内定辞退です。電話であれば、担当者はその場ですぐに内容を把握することができ、内定辞退の理由を質問したり、場合によっては苦情を述べ、それに対する弁明もすぐに聞くことができるからです。 また、手紙やメールでは確認できない人間味も、電話であれば感じ取ることができます。このことが、内定辞退を申し出る側にとっても有利に働き、話がスムーズに進む場合も多くあります。 時間がかからず、その場で一件の内定辞退を処理することができ、声色から人間性を判断しやすいという理由から、基本的には電話による連絡がよしとされやすいと心得ておきましょう。

内定辞退を申し出るとしても、基本的には、手紙・メール・電話のいずれかで済むことの方が多いでしょう。また、忙しい相手に対して、自分から直接訪問したいと提案する必要もありません。 ただし、内定承諾書を出した後であったり、企業側が何らかの事情を抱えていたりする場合には、「一度会ってお話しましょう」と言われる可能性もゼロではありません。どんな理由があるにせよ、予算と時間をかけて採用活動をしている企業に対して内定辞退を希望するこちらが悪いのだと心得て、きちんと応じましょう。 大切なのは、相手の言い分をよく聞く姿勢を示すことです。万が一、改めて入社を勧められた場合は、丁寧かつきっぱりと応じられない旨を伝えましょう。あくまでも自分に非があることを念頭において誠心誠意対応すべきですが、不当な取引や脅迫めいた話をされた場合は、速やかにキャリアセンターなどに届け出る必要があります。 内定辞退の理由を伝えるときに注意することなど、相手に失礼のないような対応について知りたい方は、エージェントを活用するといいでしょう。プロのキャリアアドバイザーから、的確なアドバイスをもらうことができます。