確認メールの送り方や返信方法は？ポイントや例も併せて詳しく紹介

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ここからは、確認メールの文例を、シチュエーション別に用意しました。 よくあるシチュエーションの文例ですので、メールの言い回しに困っている方は、ぜひ参考にしてみてください。

先方に対して、郵送した資料が到着していることを確かめたい場面における文例です。 答えてほしい内容と期日をはっきりと示すことで、先方が迷わずに返答できます。 【文例】 〇月〇日に郵送いたしましたカタログについて、こちらの手違いで到着していないようでしたら、再度郵送いたしますので、ご連絡をお願いいたします。また、お受け取りいただいている場合も、ご連絡いただけますと幸いです。 恐れ入りますが、〇月〇日までにお返事を頂戴したく存じます。

先方に対して、メールを閲覧しているのかを確かめたい場面における文例です。 前回送ったものが他に埋もれ、探し出すのに手間がかかる恐れもあるため、再度資料を添付すると良いでしょう。 【文例】 〇月〇日に、弊社の〇という製品についての提案書をお送りいたしましたが、ご検討状況はいかがでしょうか。あらためて資料を送付いたしますので、恐れ入りますが、〇月〇日までにお返事を頂戴してもよろしいでしょうか。

資料の記載誤りを指摘する時は、正しい内容をあわせて伝えましょう。 また、先方のミスであっても、厳しい指摘を避け、丁寧な言い回しを意識することが大切です。 【文例】 ご送付いただきました議事録につきまして、 内容に誤りがございましたので、ご連絡いたしました。 「△」と記載されていますが、正式には「〇」となります。 恐れ入りますが、〇月〇日までに修正いただくことは可能でしょうか。

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ここからは、確認メールへの返事の文例です。 どのように返せばよいのか悩んでいる方は、ぜひ読んでみてください。

文章の内容の確認を依頼している、「ご一読」の確認メールですので、内容を拝見したことを先方に伝えるために、返信することが望ましいです。 「内容を確認いたしました。」でも十分ですが、より丁寧な言い方をするのならば、「拝読いたしました。ありがとうございます。」など、文章を読んで、内容を理解し、確認したという旨を伝えるような内容で返信しましょう。

「ご確認ください」と書かれている確認メールには、できるだけ速やかに返信するのがポイントです。 長文を返信する必要はなく、「内容を確認いたしました。」だけでも良いですが、もう少し丁寧な言い方をすれば、「確かに拝受いたしました。」や「内容を確認いたしましたので、ご連絡申し上げます。ご配慮いただきまして、ありがとうございました。」などの表現でよいでしょう。