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確認メールの書き方と例文|返信・届かないとき

初回公開日:2017年12月08日

更新日:2020年05月12日

記載されている内容は2017年12月08日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

生活するうえで、またビジネスシーンで、メールで相手に確認を取ることはたくさんあります。ここでは、確認メールの書き方と例文をケース別にみていきます。また、確認メールの返信や確認メールが届いていないときの対処法を詳しく紹介します。

確認メールへの返信の書き方と例文

普段の生活や、ビジネスでは、相手に確認を取りたいときにメールを使うことがあります。確認メールは、口頭で確認するよりも、文字に残すことができて確実だというメリットがあります。 また、確認事項が多い場合などでは、分かりやすく相手に伝えることができます。このような確認メールが届いた場合、どのように返信すればよいのでしょうか。例文と一緒に確認していきましょう。

「ご確認ください」に対する返信

確認メールでは、あまり時間を置かずに返信するのが一番のポイントです。ビジネスシーンにおいては、確認メールの返信が遅いと、時間を上手く使うことができない、整理整頓ができない、重要度を見極められないなどと見なされ、信頼を失うきっかけにもなりかねません。 確認したことを伝えるメールは、短い内容のメールで十分です。「内容を確認いたしました。」では少しカジュアルな印象を受けますが、内容を伝えるにはこのようなものでかまいません。 もう少し丁寧な言い方をすれば、「確かに拝受いたしました。」や「内容を確認いたしましたので、ご連絡申し上げます。ご配慮いただきまして、ありがとうございました。」などの表現でよいでしょう。

「ご一読ください」に対する返信

文章の内容の確認を依頼している、「ご一読」の確認メールですので、この確認メールに対する返信は、「内容を確認いたしました。」で大丈夫です。より丁寧な言い方をするのならば、「拝読いたしました。ありがとうございます。」など、文章を読んで、内容を理解し、確認したという旨を伝えるような内容であれば十分でしょう。

確認メールの内容別の注意点

確認メールで相手に確認してほしい、という意味で「ご確認ください」という言葉を使います。この「ご確認ください」は正しい敬語で、「ご確認してください」というのは誤った敬語になります。確認メールで、「ご確認ください」を使用する際は、「ご確認してください」と表現することのないように、注意してください。 このことを踏まえて、確認メールの内容別の注意点をケース別にみていきます。ぜひ、参考にしてみてください。

納期確認

仕事のやりとりなどで、不明な箇所があるときには、勝手に判断するのではなく、必ず相手に確認しなければなりません。特に、納期や期日の確認は大切です。取引先が、指定していた納期になっても、商品が届かないという場合には、確認を怠ったこちらの責任になりかねません。ここでは、納期を確認する、確認メールについて紹介します。

納期の確認メール

まずは件名についてです。件名は「納期日のご確認」とするのが一般的です。納期日を確認するときに限らず、先方に質問したい事項がひとつの場合は、件名はシンプルに「○○についてのご確認」と明記します。 納期日の確認メールの場合は、相手に分かりやすいように、「納期日のご確認」や「納期についてのご確認」という件名にしましょう。納期を提示されてから実際に納品するまでの期間が空いている場合、失念やお互いの認識に異なりが生じる場合もありますので、確認メールを利用して、トラブルを回避できるようにしましょう。

他にも確認しておきたいことがある場合

納期の確認メールを送るときに、他にも確認しておきたいことがある場合は、その旨もメールに明記しておくとよいでしょう。特に、納品する内容物、数量、納品場所、納品時間、緊急連絡先、などの確認は、納期の確認メールに加えていると、より安心な確認事項です。 注文に関するリマインドメールとしても利用することができるため、納期の確認メールでは、上記の事項も加えるとよいでしょう。

打ち合わせ

打ち合わせの日程が近づいてきたら、先方に事前の確認メールを入れておくのは、社会人としてのマナーです。この確認メールにより、スケジュールの管理ミスによる、勘違いを防ぐことができます。また、日程を共有したにもかかわらず、失念してしまった場合、曖昧なまま当日を迎えるのではなく、お詫びの言葉を添えて確認することも大切です。 相手に打ち合わせの確認メールを送るときには、書き方に注意してください。丁寧な言葉を用いて、確認したいことをはっきりと伝えることが重要です。簡潔なメールの文章の中でも、「○○でよろしいでしょうか。」や「ご確認いただけますでしょうか。」などといった、疑問文で書くと、読んでいる相手にも柔らかな印象を与えることができるでしょう。

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