IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

確認メールの書き方と例文|返信・届かないとき

初回公開日:2017年12月08日

更新日:2017年12月08日

記載されている内容は2017年12月08日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

生活するうえで、またビジネスシーンで、メールで相手に確認を取ることはたくさんあります。ここでは、確認メールの書き方と例文をケース別にみていきます。また、確認メールの返信や確認メールが届いていないときの対処法を詳しく紹介します。

確認メールへの返信の書き方と例文

確認メールへの返信の書き方と例文

普段の生活や、ビジネスでは、相手に確認を取りたいときにメールを使うことがあります。確認メールは、口頭で確認するよりも、文字に残すことができて確実だというメリットがあります。 また、確認事項が多い場合などでは、分かりやすく相手に伝えることができます。このような確認メールが届いた場合、どのように返信すればよいのでしょうか。例文と一緒に確認していきましょう。

「ご確認ください」に対する返信

確認メールでは、あまり時間を置かずに返信するのが一番のポイントです。ビジネスシーンにおいては、確認メールの返信が遅いと、時間を上手く使うことができない、整理整頓ができない、重要度を見極められないなどと見なされ、信頼を失うきっかけにもなりかねません。 確認したことを伝えるメールは、短い内容のメールで十分です。「内容を確認いたしました。」では少しカジュアルな印象を受けますが、内容を伝えるにはこのようなものでかまいません。 もう少し丁寧な言い方をすれば、「確かに拝受いたしました。」や「内容を確認いたしましたので、ご連絡申し上げます。ご配慮いただきまして、ありがとうございました。」などの表現でよいでしょう。

「ご一読ください」に対する返信

文章の内容の確認を依頼している、「ご一読」の確認メールですので、この確認メールに対する返信は、「内容を確認いたしました。」で大丈夫です。より丁寧な言い方をするのならば、「拝読いたしました。ありがとうございます。」など、文章を読んで、内容を理解し、確認したという旨を伝えるような内容であれば十分でしょう。

確認メールの内容別の注意点

確認メールの内容別の注意点

確認メールで相手に確認してほしい、という意味で「ご確認ください」という言葉を使います。この「ご確認ください」は正しい敬語で、「ご確認してください」というのは誤った敬語になります。確認メールで、「ご確認ください」を使用する際は、「ご確認してください」と表現することのないように、注意してください。 このことを踏まえて、確認メールの内容別の注意点をケース別にみていきます。ぜひ、参考にしてみてください。

納期確認

仕事のやりとりなどで、不明な箇所があるときには、勝手に判断するのではなく、必ず相手に確認しなければなりません。特に、納期や期日の確認は大切です。取引先が、指定していた納期になっても、商品が届かないという場合には、確認を怠ったこちらの責任になりかねません。ここでは、納期を確認する、確認メールについて紹介します。

納期の確認メール

まずは件名についてです。件名は「納期日のご確認」とするのが一般的です。納期日を確認するときに限らず、先方に質問したい事項がひとつの場合は、件名はシンプルに「○○についてのご確認」と明記します。 納期日の確認メールの場合は、相手に分かりやすいように、「納期日のご確認」や「納期についてのご確認」という件名にしましょう。納期を提示されてから実際に納品するまでの期間が空いている場合、失念やお互いの認識に異なりが生じる場合もありますので、確認メールを利用して、トラブルを回避できるようにしましょう。

他にも確認しておきたいことがある場合

納期の確認メールを送るときに、他にも確認しておきたいことがある場合は、その旨もメールに明記しておくとよいでしょう。特に、納品する内容物、数量、納品場所、納品時間、緊急連絡先、などの確認は、納期の確認メールに加えていると、より安心な確認事項です。 注文に関するリマインドメールとしても利用することができるため、納期の確認メールでは、上記の事項も加えるとよいでしょう。

打ち合わせ

打ち合わせ

打ち合わせの日程が近づいてきたら、先方に事前の確認メールを入れておくのは、社会人としてのマナーです。この確認メールにより、スケジュールの管理ミスによる、勘違いを防ぐことができます。また、日程を共有したにもかかわらず、失念してしまった場合、曖昧なまま当日を迎えるのではなく、お詫びの言葉を添えて確認することも大切です。 相手に打ち合わせの確認メールを送るときには、書き方に注意してください。丁寧な言葉を用いて、確認したいことをはっきりと伝えることが重要です。簡潔なメールの文章の中でも、「○○でよろしいでしょうか。」や「ご確認いただけますでしょうか。」などといった、疑問文で書くと、読んでいる相手にも柔らかな印象を与えることができるでしょう。

再度日程を確認する場合

打ち合わせの日程が決まっていたにも関わらず、再度日程を確認するときには、「再確認で申し訳ございません。」などのお詫びの言葉を添えて、確認メールを送るのが基本です。日程に対して、不明点が出た時点で、早めに確認するようにしましょう。

予約

飛行機や新幹線の予約、お店の予約、旅館やホテルの予約など、予約をする場面はたくさんあります。現在は、インターネットで予約できる場所もたくさん増えてきました。電話で予約して、後から確認メールを送るといったケースもあるでしょう。間違いがあっては困ってしまう、予約ですので、メールで確認することは大変重要です。 予約の確認メールはあまり、堅苦しくなる必要はありません。常識的な範囲で大丈夫です。予約の確認メールで、伝えなければならない内容は、名前、用件(予約をすでに済ましている場合は、予約日や時間など)です。相手から、確認事項などの連絡がある場合に備えて、自分の連絡先も記載しておきましょう。 また、確認メールの最後に「注意事項などがありましたら、お手数ですが、ご返信をお願いいたします。」などを加えると、より安心です。

訪問

訪問

訪問の確認メールの内容は、一度約束した内容の再確認です。この確認は、打ち合わせに関する場所や時間の行き違いを未然に防ぐためのメールです。打ち合わせを予定どおり行うための気遣いですので、注意しましょう。 訪問についての確認メールの本文には、必ず訪問日時と場所の記載が大切です。日時と場所を記載することで、相手も確認することができます。この2点については、文中に記載するのではなく、箇条書きにして、項目ごとに確認してもうことができるようにするのがよいでしょう。

請求書

作成した請求書を自社で確認してから送付する場合や、送付する前に取引先に確認してもらって送付するなど請求書の送付方法はさまざまです。 請求書を送付する前に、相手に確認してもらうことにより、請求項目の漏れや、誤りなどが発覚した際に、請求書の再発行する手間を軽減することができます。請求書の確認メールでは、請求書の内容や数字の確認をしてもらうことが一番の目的です。相手に分かりやすいような確認メールを送るように努めましょう。 請求書の確認メールを送るときに、請求書そのものを確認してもらう必要があります。このような場合には、請求書をスキャンし、それを添付ファイルとしてメールに添付するのが、相手にとって一番分かりやすいでしょう。添付する請求書をスキャンする際は、文字や数字などが見やすいように、慎重にしましょう。

発送

発送

発送の連絡は電話でもできますが、一番よい方法は発送の確認のメールを送ることです。メールでの連絡では、時間を選ばずに相手に通知することができますし、メールでは、文章が残るので、相手が何度でも確認することができ、相手に伝える方法としてはベターです。 発送の確認メールの用件は、無事発送したことを知らせることです。また、いつ届くのか、到着予定日などを知らせることが目的です。「本日○月○日に○○を発送しました。到着予定日は○月○日、時間は○時~○時です。」と、はっきりとした日程や時間を記載しましょう。 また、送った商品の情報についても箇条書きで記載しておくと、相手に分かりやすい確認メールとなります。

説明会

企業の説明会などに参加する旨を伝える確認メールのときに最も大切な点は、件名です。多くの人が説明会へ参加メールや確認メールを送っている中で、相手に分かりやすくするためには、件名に「○○説明会参加へのご確認」と書く必要があります。 また本文には、自分の名前、説明会の日程・時間、を記載します。また、連絡先(メールアドレス・緊急連絡先)を記載しておくと、相手から連絡がある場合には、役に立つでしょう。

確認メールが届かないときの対処法

確認メールが届かないときの対処法

メールを送っているのに、相手に送信できないなど、確認メールが届かない場合、連絡できる相手であれば、「確認メールが届かない」という旨を相手に電話で伝えましょう。メールアドレスを確認することが重要です。 また、電波がよい場所で再び送信してみる、添付ファイルが大きすぎないか確認することも重要です。

確認メールの内容はシンプルに!

確認メールの内容はシンプルに!

さまざまな場面で使われる確認メールですが、相手に伝えたい内容は、シンプルに相手に確認してもらうことです。確認メールでは、相手にとって確認事項を分かりやすい内容であることが一番です。 さまざまな場面で使用する確認メールですので、基本をマスターすれば、どの場面でも簡単に使用することができます。確認メールの基礎を学び、実践に役立ててください。

関連タグ

アクセスランキング