確認メールの送り方や返信方法は？ポイントや例も併せて詳しく紹介

「取引先に確かめたいことがあるけど、メールのコミュニケーションに自信がない。」 「確認メールを受信したけど、どう返すべき？」 仕事を進めるうえで頻繁に目にする確認メールですが、書き方や返事の仕方に困っている人も多いのではないでしょうか。 本記事では、確認メールの基本構成から、返事をする際に気をつけたいポイントまでを、シチュエーション別の文例とあわせてご紹介します。また、対応に悩むシーンにおける対処法もお伝えします。 この記事を読んで、上手な確認メールの使い方を身につけることで、取引先や関係先などの先方と良好な関係を築くことができ、業務を円滑に進められるようになるでしょう。 メールでのコミュニケーションに不安を抱いている方は、ぜひご覧ください。

確認メールは、不明点や不備を問い合わせたい時や、念のため確かめたい時に用いられます。 時間を拘束せずに用件を伝えられ、文字情報が残るというメリットがあるため、様々な場面で目にするのではないでしょうか。 一方、文字だけのコミュニケーションになってしまうので、真意が伝わりにくいというデメリットもあります。誤解やトラブルを生じさせないようにするために、先方への気配りが大切です。 まずは、確認メールの基本構成を説明します。

件名は、確認メールであることと、どの案件に関するものなのかが一目で認識しやすいタイトルにします。 例えば、「～の確認」という表現が良いでしょう。 また、急いで返事をもらいたい時は、【至急】を追加すると、先方の目につきやすいため、他に紛れる心配がなく、早めに対処してもらえます。 本文は、先方に求めていることを簡潔に表示します。 無駄なやりとりを避け、円滑に話を進めるために、内容をわかりやすく表すとともに、返事が必要な期日をはっきりと記しましょう。

先方が既に返答しているのに、こちらの不手際などで受信できていないことも想定されます。 その場面に備えて、「行き違いになった際はご容赦ください。」と一言を加えるなど、先方の立場になって考え、嫌な思いを抱かせないように思料しましょう。 また、手間を省くために関連資料を再送したり、就業時間に作業に取りかかってもらうために午前に送ったりすることもおすすめです。 先方の状況を想像しながら、気配りを忘れないようにつとめましょう。

シチュエーションによっては、先方が自らのチェック漏れや誤りに気づき、負担を感じてしまう恐れがあるため、やわらかい表現の敬語を使うことに留意します。 直接的な表現を控え、「～していただけますか。」といったやわらかい言い回しを使いましょう。

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ここからは、確認メールを受信する側におけるポイントを説明します。 先方は、速やかに返事をもらえるかなど、様々な心配をしながら返事を待っています。良好な信頼関係を構築するためにも、適切に応対しましょう。

先方から確認メールを受信した際は、すぐに本文を開き、なるべく早く返事をするようにつとめましょう。 返事が遅いと、先方に迷惑をかけたり、仕事の進捗に影響を及ぼしたりする恐れがあります。1日以内に返事をすることを目指しましょう。 作業に時間がかかってしまうなど、どうやっても時間を要する際は、返事ができる目途をあらかじめ先方に知らせます。 また、至急のお願いに対しては、電話で直接コミュニケーションをとると良いでしょう。

件名は変えず、そのままにして返すことも大切です。 件名には、パッと見てどの案件かがわかるように明記してあります。 先方が、どの案件に対する返事かが一目で認識できるように、件名は変更せずに返しましょう。 また、進捗の履歴を残すためにも、送信画面に引用される本文を消さないことも重要です。

急ぎの作業を要することもあり、確認メールへの返事は事務的で手短になってしまいがちですが、連絡してもらったことへの感謝の一言を入れましょう。 例えば、「丁寧にご連絡をいただき感謝します。」などの一言を加えることで、誠意が伝わり、印象が良くなります。 急ぎの場面こそ、心に留めておいてほしいポイントです。