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ビジネスのお詫びメールの書き方と例文｜件名・お客様・返信

更新日：2024年08月20日

ビジネスシーンにおいてミスはつきものです。そして、そのミスに対するお詫びメールは、ビジネス上とても重要なツールとなります。ミスは誰でも犯しますが、その後の対応が重要です。ここでは、お詫びメールの書き方、注意点をご説明しますので、ご参照ください。

お詫びの内容と書き方の注意点；名前間違い

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相手の名前を間違って書くことは、ビジネス上やってはいけないミスの一つです。しかし、万が一そのような名前間違いを犯してしまった場合は、丁寧なお詫びメールを送りましょう。その際には、誠意が伝わるような言い回しやキレイな言葉遣いを心がけます。

名前間違いのお詫びメールのポイント

名前間違いに関するお詫びメールは、自分が相手の名前を誤っていたと気づいた時点ですぐに謝りましょう。良くないのは、何事もなかったかのように進めたり次のメールのときについでのようにお詫びすることです。誠実さがビジネスの基本ですので、名前間違いは、すぐに謝るようにしましょう。

お詫びの内容と書き方の注意点；訂正

ビジネス上間違ってはいけないことの一つに、誤字脱字があります。ビジネス上の誤字脱字は、大きな問題に発展しかねない内容ですので、できるだけ誤字脱字がないメールのやり取りが基本ですが、万が一誤字・脱字が発生してしまった倍は、できるだけ早く訂正メールを送りましょう。その際、何が間違っていたかを明記した上で、しっかりとお詫びも入れます。

お詫びの内容と書き方の注意点；途中発信

メールを途中送信してしまった場合にも、お詫びメールを送りましょう。まずは、途中発信してしまったお詫びの電話をした上で、その後メールを送ります。例えメールの内容ができ上がってなかったとしても、でき上がるまで時間を置かないようにして、すぐにメール作成中に「途中発信」した旨のお詫びをしましょう。もし、内容が途中で、きちんとした内容のメールを作成するのに時間がかかる場合は、お詫びメールに後で改めて正式版を送信するという一言をつけます。もし、すぐに正式版が送れるのであれば、その正式版を添付した上で、最初にお詫び文を入れて送ります。

お詫びの内容と書き方の注意点；誤発信

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ビジネス上、メールを誤発信してしまった場合は、情報漏洩の点から見ても重大なミスとなります。送信直後に誤発信に気づき、再度誤って送ったことをお詫びする人も多いでしょうが、それは間違った対処方法です。誤発信メールを行った場合は、まず電話で謝罪します。その際に、電話で連絡がとれない場合や、改めての謝罪でお詫びメールを送ります。

誤発信のお詫びメール例文

誤発信のお詫びメールでは、どのメールが誤発信なのかはっきりと明記し、削除を依頼します。また謝罪もきちんと明記しましょう。（例文）「内容誤記のお詫び　いつもお世話になっております。株式会社○○の××です。先ほど送らせていただいた件名「●●●」のメールは誤って送信したものでございます。お手数ですが削除してくださいますようお願いいたします。混乱させてしまい、誠に申し訳ございません。今後は二度と同じミスをしないように十分注意いたしますので、どうかご容赦ください。取り急ぎメールにてお詫び申し上げます。今後ともよろしくお願い申し上げます。」