ビジネスのお詫びメールの書き方と例文｜件名・お客様・返信

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仕事をしていると、何かしらのミスは誰でもします。そんなときに、迷惑をかけた相手に謝罪をしなければなりません。失敗したときにきちんとした対処ができるか否かは、ビジネスマンとしての信用を得る上でも大変重要です。ここでは、ビジネス上のお詫びメールの書き方と例文をみていきます。

お詫びメールの件名で気を付けなければならないことは、受け取った人が一目みてわかる内容であることです。例えば「○○○○のお詫び」などのように、お詫びする用件を書きます。○○○○には、納期遅延や商品誤発送などの具体的用件が入ります。変に長ったらしい件名だと、何の用件か判断がつかない上、不快なイメージをつけてしまう恐れがあります。お詫びメールの件名は、簡潔でわかりやすいものにしましょう。

お詫びメールの結びも、相手への印象を決定づける上で重要です。せっかくお詫びをしっかりと書いたのに、結びがしっかりしてないと何を言いたかったのかがボケてしまいます。結びにもしっかりとお詫びの文章を書くようにしましょう。

お詫びメールの結びとして適切な文章例をいくつかご紹介します。 1．「お詫び申し上げます。」 2．「ご理解の上、ご容赦いただきますようお願い申し上げます。」 3．「重ねてお詫び申し上げます。」 4．「ご期待に沿えず、申し訳ありません。」

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ビジネス上の取引先などからお詫びメールが届くことがあります。そのような場合は、先方が心を痛めている場合があります。そんなときに何か返信したいという場合は、こちらとしてはあまり気にしていないということと、今後の関係をより良くしたいという内容を書いて送ると良いでしょう。例えば、以下のような内容になります。 （例文）「件名：ご丁寧なお詫びをいただき、恐縮です。○○株式会社　総務部○○様　いつもお世話になっております。株式会社□□の△△です。この度は、ご丁寧なメールをいただきまして、ありがとうございます。そのようにお気遣いなさらないでください。常日頃から丁寧な対応をいただき、こちらこそ感謝申し上げます。貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」

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お詫びメールを書くにしても、何に対してお詫びなのかによっても、書く内容が異なってきます。ここでは、お詫びの内容ごとのお詫びメールの書き方をご紹介します。

メールの宛先漏れがあった場合は、すぐに電話で連絡するのが基本です。そして、電話の後に詳細について記載したお詫びメールを送りましょう。

1．どのメールが抜けていたのか明確にする　 2．なぜ誤って宛先が漏れたのか　 3．今後の対策について まず、いつ誰が送ったメールなのかを相手に伝えます。日時、件名などを伝えます。そして、なぜ宛先が漏れたのかの理由を記載しましょう。ここが不透明だと、重要な書類も誤って送信しかねないと信用を失います。ここで気をつけるのは言い訳がましくしないことです。そして、今後の対策についても記載しましょう。今後二度と同じミスを繰り返さないと努力する姿勢を示しましょう。