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ビジネスのお詫びメールの書き方と例文|件名・お客様・返信

メール

ビジネスシーンにおいてミスはつきものです。そして、そのミスに対するお詫びメールは、ビジネス上とても重要なツールとなります。ミスは誰でも犯しますが、その後の対応が重要です。ここでは、お詫びメールの書き方、注意点をご説明しますので、ご参照ください。

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ビジネスでのお詫びメールの書き方と例文

ビジネスでのお詫びメールの書き方と例文

仕事をしていると、何かしらのミスは誰でもします。そんなときに、迷惑をかけた相手に謝罪をしなければなりません。失敗したときにきちんとした対処ができるか否かは、ビジネスマンとしての信用を得る上でも大変重要です。ここでは、ビジネス上のお詫びメールの書き方と例文をみていきます。

ビジネスでのお詫びメールの書き方;件名・タイトル

お詫びメールの件名で気を付けなければならないことは、受け取った人が一目みてわかる内容であることです。例えば「○○○○のお詫び」などのように、お詫びする用件を書きます。○○○○には、納期遅延や商品誤発送などの具体的用件が入ります。変に長ったらしい件名だと、何の用件か判断がつかない上、不快なイメージをつけてしまう恐れがあります。お詫びメールの件名は、簡潔でわかりやすいものにしましょう。

ビジネスでのお詫びメールの書き方;結び

お詫びメールの結びも、相手への印象を決定づける上で重要です。せっかくお詫びをしっかりと書いたのに、結びがしっかりしてないと何を言いたかったのかがボケてしまいます。結びにもしっかりとお詫びの文章を書くようにしましょう。

お詫びメールの結び文例

お詫びメールの結びとして適切な文章例をいくつかご紹介します。 1.「お詫び申し上げます。」 2.「ご理解の上、ご容赦いただきますようお願い申し上げます。」 3.「重ねてお詫び申し上げます。」 4.「ご期待に沿えず、申し訳ありません。」

お詫びメールへの返信のマナー

ビジネス上の取引先などからお詫びメールが届くことがあります。そのような場合は、先方が心を痛めている場合があります。そんなときに何か返信したいという場合は、こちらとしてはあまり気にしていないということと、今後の関係をより良くしたいという内容を書いて送ると良いでしょう。例えば、以下のような内容になります。 (例文)「件名:ご丁寧なお詫びをいただき、恐縮です。○○株式会社 総務部○○様 いつもお世話になっております。株式会社□□の△△です。この度は、ご丁寧なメールをいただきまして、ありがとうございます。そのようにお気遣いなさらないでください。常日頃から丁寧な対応をいただき、こちらこそ感謝申し上げます。貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」

お詫びの内容と書き方の注意点

お詫びメールを書くにしても、何に対してお詫びなのかによっても、書く内容が異なってきます。ここでは、お詫びの内容ごとのお詫びメールの書き方をご紹介します。

お詫びの内容と書き方の注意点;宛先漏れ

メールの宛先漏れがあった場合は、すぐに電話で連絡するのが基本です。そして、電話の後に詳細について記載したお詫びメールを送りましょう。

宛先漏れのお詫びメールのポイント

1.どのメールが抜けていたのか明確にする  2.なぜ誤って宛先が漏れたのか  3.今後の対策について まず、いつ誰が送ったメールなのかを相手に伝えます。日時、件名などを伝えます。そして、なぜ宛先が漏れたのかの理由を記載しましょう。ここが不透明だと、重要な書類も誤って送信しかねないと信用を失います。ここで気をつけるのは言い訳がましくしないことです。そして、今後の対策についても記載しましょう。今後二度と同じミスを繰り返さないと努力する姿勢を示しましょう。

お詫びの内容と書き方の注意点;名前間違い

相手の名前を間違って書くことは、ビジネス上やってはいけないミスの一つです。しかし、万が一そのような名前間違いを犯してしまった場合は、丁寧なお詫びメールを送りましょう。その際には、誠意が伝わるような言い回しやキレイな言葉遣いを心がけます。

名前間違いのお詫びメールのポイント

名前間違いに関するお詫びメールは、自分が相手の名前を誤っていたと気づいた時点ですぐに謝りましょう。最も良くないのは、何事もなかったかのように進めたり次のメールのときについでのようにお詫びすることです。誠実さがビジネスの基本ですので、名前間違いは、すぐに謝るようにしましょう。

お詫びの内容と書き方の注意点;訂正

ビジネス上最も間違ってはいけないことの一つに、誤字脱字があります。ビジネス上の誤字脱字は、大きな問題に発展しかねない内容ですので、できるだけ誤字脱字がないメールのやり取りが基本ですが、万が一誤字・脱字が発生してしまった倍は、できるだけ早く訂正メールを送りましょう。その際、何が間違っていたかを明記した上で、しっかりとお詫びも入れます。

お詫びの内容と書き方の注意点;途中発信

メールを途中送信してしまった場合にも、お詫びメールを送りましょう。まずは、途中発信してしまったお詫びの電話をした上で、その後メールを送ります。例えメールの内容ができ上がってなかったとしても、でき上がるまで時間を置かないようにして、すぐにメール作成中に「途中発信」した旨のお詫びをしましょう。 もし、内容が途中で、きちんとした内容のメールを作成するのに時間がかかる場合は、お詫びメールに後で改めて正式版を送信するという一言をつけます。もし、すぐに正式版が送れるのであれば、その正式版を添付した上で、最初にお詫び文を入れて送ります。

お詫びの内容と書き方の注意点;誤発信

ビジネス上、メールを誤発信してしまった場合は、情報漏洩の点から見ても重大なミスとなります。送信直後に誤発信に気づき、再度誤って送ったことをお詫びする人も多いでしょうが、それは間違った対処方法です。誤発信メールを行った場合は、まず電話で謝罪します。その際に、電話で連絡がとれない場合や、改めての謝罪でお詫びメールを送ります。

誤発信のお詫びメール例文

誤発信のお詫びメールでは、どのメールが誤発信なのかはっきりと明記し、削除を依頼します。また謝罪もきちんと明記しましょう。 (例文)「内容誤記のお詫び いつもお世話になっております。株式会社○○の××です。先ほど送らせていただいた件名「●●●」のメールは誤って送信したものでございます。お手数ですが削除してくださいますようお願いいたします。混乱させてしまい、誠に申し訳ございません。今後は二度と同じミスをしないように十分注意いたしますので、どうかご容赦ください。取り急ぎメールにてお詫び申し上げます。今後ともよろしくお願い申し上げます。」

お詫びの内容と書き方の注意点;長文

長文になったメールの場合に、「長文ですがお許しください」などの一文を入れる場合があります。または、「長文となりますが、最後までお読みください。」「長文失礼しました。」などになります。これらは、通常よりも長い文章となった場合に、読み手に負担んをかけてしまったという意図で書かれたお詫びになります。

お詫びの相手と書き方の注意点

お詫びの相手と書き方の注意点

お詫びメールを書く場合に、誰に対して書くのかによっても内容は異なります。ここでは、相手別のお詫びメールの書き方と注意点をみていきます。

お詫びの相手と書き方の注意点;お客様

接客などをしている場合に、何かしらの不手際によりお客様からクレームが来るということはよくあることです。そんな場合に、お詫びメールを書かなくてはならない場合があります。お客様宛のお詫びメールを書くポイントは以下になります。

1.迅速な対応

お客様からのクレームに対してお詫びメールを送る場合に重要なことが迅速さです。対応が遅れると、お客様の感情を逆なですることになります。できるだけ早く電話謝罪した上でお詫びメールを送りましょう。

2.差出人名義に気を付ける

お詫びメールは謝罪する内容により差出人が変わります。小さなミスであれば該当部署の責任者になり、重大なミスであれば代表者名を出さなければなりません。

3.責任者の所在の明確化

お客様にこちらもミスを重大に感じているということを伝えるためにも、具体的な責任の所在を明確に書くことが望ましいです。

お詫びの相手と書き方の注意点;社内

お詫びの相手と書き方の注意点;社内

社内メールにおけるお詫びメールでは、誰宛へ送るメールなのか、何についての謝罪なのかをはっきりとわかるメールを送りましょう。また、謝罪の内容に対してどのような対策を立てるか、なども明記します。 (例文)「打ち合わせに遅れます 営業部各位 お疲れ様です。営業部○○です。現在、地震発生のために電車が止まり、出社が遅れそうです。そのため、9時より開始予定の打ち合わせに遅れます。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。出社次第、打ち合わせに参加させていただきますので、よろしくお願いいたします。」

お詫びの相手と書き方の注意点;上司

ミスによって上司にお詫びをする場合に、お詫びメールだけではよくありません。まずは、口頭でお詫びをします。ただし、お詫びの内容によっては、詳細をメールに記載し、今後の対策などの明記してお詫びメールを送ることもあるでしょう。その場合は、上司へのお詫びメールには必ず今後の再発防止策を記載します。

上司へのお詫びメール例文

(例文)「取り急ぎご報告申し上げます。大変申し訳ありませんが、先ほどお送りした見積書に計算ミスが見つかりました。ミスは、○○ページの○○に関するデータになります。正しい計算方法で試算表を作成しなおして、再作成した資料を添付しております。ご面倒をおかけしますが、新しい添付文書と差し替えていただきますようお願いいたします。このような重大なミスに気付かず見積書をお送りしましたことを、心よりお詫びいたします。以上、取り急ぎお知らせとお詫びまで。」

お詫びの相手と書き方の注意点;社外

お詫びメールを送る機会が最も多いのは、社外の方向けでしょう。社外の方へのお詫びメールを書くにあたり、重要なのは、スピードと誠意をもった対応です。仕事をしていく上でミスはつきものですが、そのミスに対して、いかに迅速に誠意をもって臨んだかで、相手企業の貴方への評価が変わってきます。できるだけ、迅速に、ていねいに、そして誠意をもってお詫びをすることが大切です。 また、メールでお詫びするということは、そのお詫びメールが相手にずっと残るということです。何度も訂正メールを送っては信用に関わります。正確なデータとなるようにしっかりと精査した内容を送るようにしましょう。

お詫びメールの前に口頭謝罪を

ここまで、ビジネスにおけるお詫びメールについてみてきましたが、原則としては、いきなりメールでの謝罪ではなく、基本的には最初は口頭で謝罪することが適切です。ただメールを送っただけでは、相手へのお詫びの気持ちが伝わりにくいということからです。まずは、口頭で謝罪した上で、詳細について事実を挙げた上で文書(メール)で謝罪するというのが、基本の流れとなります。

お詫びメールの書き方を覚えましょう

いかがでしたか。お詫びメールといっても、何に対するお詫びなのか、また誰に対するお詫びなのかによって、まったく異なったものになるということがわかっていただけたでしょう。ビジネス上のミスは誰にでも起こるものです。しかし、その後の対処によって、その人の評価は全く違うものになります。社会人としての基本のためにも、またピンチをうまく乗り切るためにも、お詫びメールの書き方をしっかりと身につけていただきたいです。

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