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【企業側】面接で不採用になった際の穏便な断り方・具体例

更新日:2022年06月16日

経営

人事担当者にとって、面接を経て不採用通知を出さなければならない場合の対応には悩むことが多いでしょう。ここでは穏便な断り方や断り方のルールなどをご紹介しています。不採用者への対応は内定者以上に丁寧な対応が必要です。人事担当者必見の内容です。

断り方としては一番簡単でレスポンスに優れているのがこのメールです。メールを送る場合には、時間を気にすることが少なく顔が見えないと同時に話をする訳でもありません。しかし、対応には注意するポイントが多くあります。

携帯やスマートフォンのメールはNG

携帯やスマートフォンのアドレスを面接時に答える方がいます。しかし、選考結果の通知を送るツールとしては相応しいものではありません。パソコンのメールアドレスを確認することを心がけましょう。持ち合わせていなければ、文書での断り方にしましょう。

アドレスを正しく

当然のことですが、アドレスを正しく入力しましょう。ドメインである程度識別していますが、似たようなアドレスの場合もあります。

エビデンスを複数に

文書と同じことですが、送った確認ができるようにしましょう。応募者と送信者ともに確認ができるようにするのが大事です。 ①開封メッセージの要求 ②BCC ①の開封メッセージは応募者に対して確認していただくものでもあります。②のBCCはCCと異なり相手に見えません。上司など関係者を指定しておくとよいでしょう。

通知書やメールの断り方の具体例は?

では、具体的に不採用通知書やメールをどのような内容で作成すればいいのかをご紹介します。一例ですので、会社の状況や応募者の事情などに鑑みてから取り掛かりましょう。

不採用通知書の断り方の例

○〇〇〇様 選考結果のご通知  拝啓 この度は弊社△△業務の求人にご応募いただきまして、ありがとうございました。慎重に選考を重ねた結果、誠に遺憾ではありますが貴意に添いかねる結果となりました。 今回は非常に多くの方にご応募いただき、弊社としても大変苦慮した結果であることを申し添えさせていただきます。末筆ながら〇〇〇〇様の今後の益健勝を祈念申し上げます。敬具

不採用通知書作成時のポイント

断り方のポイントとしては3つあります。 ①応募していただいたことへの感謝 ②選考上不採用となる結果になるまでに大変悩んだこと ③今後の活動を励ますこと 中には当初から選考の基準に満たない方がいたとしても、応募していただいた事実は大変ありがたいことです。感謝の気持ちは忘れずに伝えましょう。

メールの断り方の例

件名選考結果について 〇〇〇〇様 この度は弊社△△業務の求人にご応募いただき、ありがとうございました。厳正なる選考を重ねました結果、誠に遺憾ながら貴意に添いかねる結果となりました。 本来であれば文書でお送りするべきでありますが、非常に多くの方にご応募がありお知らせ頂いたメールアドレスへ送信させていただきました。悪しからずご了承願います。 最後になりますが〇〇〇〇様の今後のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。

なるべくスクロールせずに文面が分かる長さに

パソコンの環境にもよりますが、メーラーを開いた時に展開される画面がそれほど大きくはありません。何回もスクロールしないと結果が分からない長さでは過度に期待感や失望感を増幅させてしまいます。断り方の内容は短く簡潔にすることを心がけましょう。

不採用の際に履歴書はどうするの?

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初回公開日:2017年12月02日

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