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【企業側】面接で不採用になった際の穏便な断り方・具体例

更新日:2020年05月13日

経営

人事担当者にとって、面接を経て不採用通知を出さなければならない場合の対応には悩むことが多いでしょう。ここでは穏便な断り方や断り方のルールなどをご紹介しています。不採用者への対応は内定者以上に丁寧な対応が必要です。人事担当者必見の内容です。

不採用通知を出す時期って?

皆さんの企業に興味を持った応募者と面接をした経験はありますか。面接官と呼ばれる方は、人事や総務など事務方の方が担う業務です。数ある企業の中から希望して面接に出向いた応募者を全員採用したいと思う気持ちもあるでしょうが、企業側の事情や採用条件などがあり断り方を考えなければならないケースも少なくないでしょう。 今回は、応募者と面接する皆さんへ不採用の決定を下した際の断り方をご紹介します。まずは、不採用通知を出す時期について考えます。

応募者の活動にも考慮する

応募者が多ければ多い程、面接後の社内選考が長引いてしまったり、書類が届くのに時間がかかったりと断り方を考えるのとともに受け入れる企業側の事情もあります。気になる方を保留にしておいていざ採用連絡を、と連絡をしたら他の企業に内定通知を頂いていて逆に断られてしまった、という経験をされた方もいるのではないでしょうか。 応募者にとっては選考の土俵の上にいる段階ではまだ白黒がはっきりしない状態です。慎重にそしてなるべくリスクを減らしたい、まだ良い人が来るのではないだろうか、という期待感を抱きながら保留を続ける心理は、一定の理解はできるでしょう。 しかし、当の応募者にとっては採用してもらえるのかと毎日不安な気持ちで過ごしています。選考結果を待っている状態が長く続いてしまうと、活動が一定期間滞ってしまい機会ロスを発生させます。人生がかかっていることですので、かえって企業イメージにも影響してしまうでしょう。断り方においては応募者の活動に配慮しましょう。

断り方としては遅くとも1週間程度がベスト

断り方のタイミングは1週間がベストです。土日休日の企業であれば、実質5日間となります。面接日を除くと採用側にとっては忙しいスケジュールでしょう。しかし、断り方を誤り長期化すると面接時の印象が次第に薄れて判断にブレが出てしまう可能性があります。断り方にはスピード感も必要です。

不採用と伝えるときの言葉の選び方と具体例

面接をした際に残念ながら求人条件に合わず、お断りせざるを得ない場合のケーススタディをご紹介します。断り方を考えるのは、本人にとっても面接側にとっても心苦しい話です。不採用の事実は伝えなければなりませんが、どこで企業のファンになってくれるか分かりません。断り方は内定者以上に丁寧に進めましょう。

年齢が高く、他とのバランスが難しい

求人には原則として年齢を狭めるような内容は禁止されています。しかし、後継者育成や技術継承のため長期間の訓練期間が必要な場合などは、例外として認められています。それでも、応募者は年齢層を絞った求人であっても、何とかならないかと面接で必死にアピールする場面もあるでしょう。断り方に苦慮するケースです。

応募していただいた感謝は伝える

多くの企業の中から応募していただいています。そして面接に時間を割いていただいたのですから、感謝の気持ちは伝えましょう。 例)このたびは数ある企業の中から当社にご応募いただきありがとうございました。経歴スキルともに申し分ない人材として評価しております。しかしながら、当社の人員配置の計画の事情により、誠に遺憾ながら貴殿の採用は難しい結果となりました。貴殿の益々のご活躍を陰ながら祈念申し上げます。

自意識過剰で、周囲との協調性に欠ける

これまでの実績が突出していて、活躍が期待できる人材ではあるものの、面接での自己PRが前面に出過ぎてしまう方がいます。何に対してもそうですが、どんなにスキルがあっても企業にはカラーがあります。謙虚さがないと周囲とのコミュニケーションが図れるのかが懸念されます。

プライドを傷つけないように

プライドのある人は、否定されることを嫌います。これまでの実績を否定することなく自社での採用は厳しい旨を伝える断り方です。 例)このたびは当社にご応募いただきありがとうございました。厳正なる選考の結果、貴殿の実績に見合うポジションの確保が難しいことから誠に遺憾ながら不貴意に添いかねる結果となりました。貴殿のご活躍を陰ながら祈念申し上げます。

初回公開日:2017年12月02日

記載されている内容は2017年12月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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