IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

【企業側】面接で不採用になった際の穏便な断り方・具体例

初回公開日:2017年12月02日

更新日:2020年02月04日

記載されている内容は2017年12月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

経営

人事担当者にとって、面接を経て不採用通知を出さなければならない場合の対応には悩むことが多いでしょう。ここでは穏便な断り方や断り方のルールなどをご紹介しています。不採用者への対応は内定者以上に丁寧な対応が必要です。人事担当者必見の内容です。

不採用通知を出す時期って?

不採用通知を出す時期って?

皆さんの企業に興味を持った応募者と面接をした経験はありますか。面接官と呼ばれる方は、人事や総務など事務方の方が担う業務です。数ある企業の中から希望して面接に出向いた応募者を全員採用したいと思う気持ちもあるでしょうが、企業側の事情や採用条件などがあり断り方を考えなければならないケースも少なくないでしょう。 今回は、応募者と面接する皆さんへ不採用の決定を下した際の断り方をご紹介します。まずは、不採用通知を出す時期について考えます。

応募者の活動にも考慮する

応募者が多ければ多い程、面接後の社内選考が長引いてしまったり、書類が届くのに時間がかかったりと断り方を考えるのとともに受け入れる企業側の事情もあります。気になる方を保留にしておいていざ採用連絡を、と連絡をしたら他の企業に内定通知を頂いていて逆に断られてしまった、という経験をされた方もいるのではないでしょうか。 応募者にとっては選考の土俵の上にいる段階ではまだ白黒がはっきりしない状態です。慎重にそしてなるべくリスクを減らしたい、まだ良い人が来るのではないだろうか、という期待感を抱きながら保留を続ける心理は、一定の理解はできるでしょう。 しかし、当の応募者にとっては採用してもらえるのかと毎日不安な気持ちで過ごしています。選考結果を待っている状態が長く続いてしまうと、活動が一定期間滞ってしまい機会ロスを発生させます。人生がかかっていることですので、かえって企業イメージにも影響してしまうでしょう。断り方においては応募者の活動に配慮しましょう。

断り方としては遅くとも1週間程度がベスト

断り方のタイミングは1週間がベストです。土日休日の企業であれば、実質5日間となります。面接日を除くと採用側にとっては忙しいスケジュールでしょう。しかし、断り方を誤り長期化すると面接時の印象が次第に薄れて判断にブレが出てしまう可能性があります。断り方にはスピード感も必要です。

不採用と伝えるときの言葉の選び方と具体例

面接をした際に残念ながら求人条件に合わず、お断りせざるを得ない場合のケーススタディをご紹介します。断り方を考えるのは、本人にとっても面接側にとっても心苦しい話です。不採用の事実は伝えなければなりませんが、どこで企業のファンになってくれるか分かりません。断り方は内定者以上に丁寧に進めましょう。

年齢が高く、他とのバランスが難しい

求人には原則として年齢を狭めるような内容は禁止されています。しかし、後継者育成や技術継承のため長期間の訓練期間が必要な場合などは、例外として認められています。それでも、応募者は年齢層を絞った求人であっても、何とかならないかと面接で必死にアピールする場面もあるでしょう。断り方に苦慮するケースです。

応募していただいた感謝は伝える

多くの企業の中から応募していただいています。そして面接に時間を割いていただいたのですから、感謝の気持ちは伝えましょう。 例)このたびは数ある企業の中から当社にご応募いただきありがとうございました。経歴スキルともに申し分ない人材として評価しております。しかしながら、当社の人員配置の計画の事情により、誠に遺憾ながら貴殿の採用は難しい結果となりました。貴殿の益々のご活躍を陰ながら祈念申し上げます。

自意識過剰で、周囲との協調性に欠ける

これまでの実績が突出していて、活躍が期待できる人材ではあるものの、面接での自己PRが前面に出過ぎてしまう方がいます。何に対してもそうですが、どんなにスキルがあっても企業にはカラーがあります。謙虚さがないと周囲とのコミュニケーションが図れるのかが懸念されます。

プライドを傷つけないように

プライドのある人は、否定されることを嫌います。これまでの実績を否定することなく自社での採用は厳しい旨を伝える断り方です。 例)このたびは当社にご応募いただきありがとうございました。厳正なる選考の結果、貴殿の実績に見合うポジションの確保が難しいことから誠に遺憾ながら不貴意に添いかねる結果となりました。貴殿のご活躍を陰ながら祈念申し上げます。

面接で不採用となったときの連絡手段とポイント(通知書編)

不採用の連絡は、1週間以内にというお話をしました。では、連絡ツールの種類とポイントを解説します。忘れてはならないのは、面接時に応募者から結果の連絡方法の希望を確認しておくことです。 家族にオープンにしている応募者もいれば、家族にまだ話をせず活動をしている方もいます。面接時に「ご家族は就職活動のことはご存知ですか。」と聞いてみましょう。失礼には当たりません。むしろ、知ってほしくない方には聞いていただいてよかったと思うでしょう。

通知書送付

一番オーソドックスな断り方です。まず重要なことは何度も申し上げましたが1週間以内に本人宛に届くように手配をすることです。その他に注意すべきことをご紹介します。

控えを作成する

相手に送るものは原則として控えが必要です。万が一、相手が届かないと申し出た場合にエビデンスとして保管しておきましょう。作成し郵送した時に割印をするルールにしておくことをお勧めします。後で作成して送ったのか確認ができます。

郵送は簡易書留もしくはレターパックライト

不採用の通知書は、内定通知書よりも配慮する必要があります。確実に届いているかを確認するためにも、簡易書留で送るのがベターです。途中で紛失などの心配がありませんし、誤配の心配もなくなります。個人に関する情報を送るため、断り方の取り扱いには注意しましょう。 レターパックを使用することもよいでしょう。レターパックライトという商品サービスがあります。普通郵便に比べて値段があかりますが、紛失や誤配のリスクを考えると安心できます。

面接で不採用になったときの連絡手段とポイント(電話編)

電話を掛ける場合は、直接応募者と話をする断り方になります。文書と違って対応次第では相手に失礼となってしまいますので気を付けたいポイントを挙げます。

時間帯に注意

先ほど申し上げたように相手が常に在宅しているのか、不在がちなのかを事前に確認しておきましょう。応募を家族に知られたくない場合もあります。連絡を希望する時間帯を面接時に聞いておくことを心がけましょう。

話は手短に

面接結果を知らせる要件は、〇か×かの結果にすぎません。相手に応募していただいたお礼を伝えて結果を伝えます。不採用になったいきさつを長々と話すことや、駄目な話を延々と聞きたいと思う人はどのくらいいるでしょう。かえっておこがましくなりますので、避けましょう。断り方にはコンパクトな会話が必須です。

面接で不採用になったときの連絡手段とポイント(メール編)

断り方としては一番簡単でレスポンスに優れているのがこのメールです。メールを送る場合には、時間を気にすることが少なく顔が見えないと同時に話をする訳でもありません。しかし、対応には注意するポイントが多くあります。

携帯やスマートフォンのメールはNG

携帯やスマートフォンのアドレスを面接時に答える方がいます。しかし、選考結果の通知を送るツールとしては相応しいものではありません。パソコンのメールアドレスを確認することを心がけましょう。持ち合わせていなければ、文書での断り方にしましょう。

アドレスを正しく

当然のことですが、アドレスを正しく入力しましょう。ドメインである程度識別していますが、似たようなアドレスの場合もあります。

エビデンスを複数に

文書と同じことですが、送った確認ができるようにしましょう。応募者と送信者ともに確認ができるようにするのが大事です。 ①開封メッセージの要求 ②BCC ①の開封メッセージは応募者に対して確認していただくものでもあります。②のBCCはCCと異なり相手に見えません。上司など関係者を指定しておくとよいでしょう。

通知書やメールの断り方の具体例は?

では、具体的に不採用通知書やメールをどのような内容で作成すればいいのかをご紹介します。一例ですので、会社の状況や応募者の事情などに鑑みてから取り掛かりましょう。

不採用通知書の断り方の例

○〇〇〇様 選考結果のご通知  拝啓 この度は弊社△△業務の求人にご応募いただきまして、ありがとうございました。慎重に選考を重ねた結果、誠に遺憾ではありますが貴意に添いかねる結果となりました。 今回は非常に多くの方にご応募いただき、弊社としても大変苦慮した結果であることを申し添えさせていただきます。末筆ながら〇〇〇〇様の今後の益健勝を祈念申し上げます。敬具

不採用通知書作成時のポイント

断り方のポイントとしては3つあります。 ①応募していただいたことへの感謝 ②選考上不採用となる結果になるまでに大変悩んだこと ③今後の活動を励ますこと 中には当初から選考の基準に満たない方がいたとしても、応募していただいた事実は大変ありがたいことです。感謝の気持ちは忘れずに伝えましょう。

メールの断り方の例

件名選考結果について 〇〇〇〇様 この度は弊社△△業務の求人にご応募いただき、ありがとうございました。厳正なる選考を重ねました結果、誠に遺憾ながら貴意に添いかねる結果となりました。 本来であれば文書でお送りするべきでありますが、非常に多くの方にご応募がありお知らせ頂いたメールアドレスへ送信させていただきました。悪しからずご了承願います。 最後になりますが〇〇〇〇様の今後のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。

なるべくスクロールせずに文面が分かる長さに

パソコンの環境にもよりますが、メーラーを開いた時に展開される画面がそれほど大きくはありません。何回もスクロールしないと結果が分からない長さでは過度に期待感や失望感を増幅させてしまいます。断り方の内容は短く簡潔にすることを心がけましょう。

不採用の際に履歴書はどうするの?

基本は返却が望ましい

応募時に受け取る履歴書の扱いに悩む方は多いでしょう。個人情報が記載されていますので、基本的には返却をするのが正しい取扱いでしょう。企業でプライバシーマークを取得していれば、その方針に沿って取扱いが要求されます。返却の際は、簡易書留などの確実に届いたことが確認できる手段をとりましょう。

面接でのメモ書きや汚すことなどは厳禁

面接や選考の際にメモ書きを残しておいたり、飲み物をこぼしてシミを作ってしまうなど、情報そのものの取り扱いもさることながら、履歴書自体も取扱いに注意して返却の際には送られてきた状態を維持しているようにしましょう。しわにさせてしまうことも当然いけません。

面接が終了したら取扱いは一元化

履歴書は複数の方が取扱うことは避けましょう。書類の行き来の中で紛失や記載内容の漏洩が懸念されます。取り扱う方は採用担当者が一般的です。求人部署の責任者やその部下などには安易に管理を任せてしまってはいけません。もし、個人情報が洩れた場合のソースが曖昧になってしまいます。

不採用の方には最大限の誠意を

残念ながら不採用になる方は、応募者の中で大半と言っていいでしょう。面接では精一杯の自己PRや質疑応答をしています。自分が面接や入社試験を受けた時のことを思い出しましょう。緊張や不安が入り混じっていたことでしょう。応募者の気持ちは誰でも同じです。 不採用となった方への断り方は、丁寧な対応や応募者の気持ちを汲んだ誠意のある対応をしましょう。それが違う形となって皆さんに反映されるでしょう。

関連タグ

アクセスランキング