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【企業側】面接で不採用になった際の穏便な断り方・具体例

更新日:2022年06月16日

経営

人事担当者にとって、面接を経て不採用通知を出さなければならない場合の対応には悩むことが多いでしょう。ここでは穏便な断り方や断り方のルールなどをご紹介しています。不採用者への対応は内定者以上に丁寧な対応が必要です。人事担当者必見の内容です。

面接で不採用となったときの連絡手段とポイント(通知書編)

不採用の連絡は、1週間以内にというお話をしました。では、連絡ツールの種類とポイントを解説します。忘れてはならないのは、面接時に応募者から結果の連絡方法の希望を確認しておくことです。 家族にオープンにしている応募者もいれば、家族にまだ話をせず活動をしている方もいます。面接時に「ご家族は就職活動のことはご存知ですか。」と聞いてみましょう。失礼には当たりません。むしろ、知ってほしくない方には聞いていただいてよかったと思うでしょう。

通知書送付

一番オーソドックスな断り方です。まず重要なことは何度も申し上げましたが1週間以内に本人宛に届くように手配をすることです。その他に注意すべきことをご紹介します。

控えを作成する

相手に送るものは原則として控えが必要です。万が一、相手が届かないと申し出た場合にエビデンスとして保管しておきましょう。作成し郵送した時に割印をするルールにしておくことをお勧めします。後で作成して送ったのか確認ができます。

郵送は簡易書留もしくはレターパックライト

不採用の通知書は、内定通知書よりも配慮する必要があります。確実に届いているかを確認するためにも、簡易書留で送るのがベターです。途中で紛失などの心配がありませんし、誤配の心配もなくなります。個人に関する情報を送るため、断り方の取り扱いには注意しましょう。 レターパックを使用することもよいでしょう。レターパックライトという商品サービスがあります。普通郵便に比べて値段があかりますが、紛失や誤配のリスクを考えると安心できます。

面接で不採用になったときの連絡手段とポイント(電話編)

電話を掛ける場合は、直接応募者と話をする断り方になります。文書と違って対応次第では相手に失礼となってしまいますので気を付けたいポイントを挙げます。

時間帯に注意

先ほど申し上げたように相手が常に在宅しているのか、不在がちなのかを事前に確認しておきましょう。応募を家族に知られたくない場合もあります。連絡を希望する時間帯を面接時に聞いておくことを心がけましょう。

話は手短に

面接結果を知らせる要件は、〇か×かの結果にすぎません。相手に応募していただいたお礼を伝えて結果を伝えます。不採用になったいきさつを長々と話すことや、駄目な話を延々と聞きたいと思う人はどのくらいいるでしょう。かえっておこがましくなりますので、避けましょう。断り方にはコンパクトな会話が必須です。

面接で不採用になったときの連絡手段とポイント(メール編)

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初回公開日:2017年12月02日

記載されている内容は2017年12月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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