ビジネスでの感謝メールの書き方・例文｜上司/取引先/社内

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現代の忙しいビジネスマンは、毎日何百通ものメールを受信しています。その中に、取引先からの「感謝メール」も含まれています。送る側としては、その「感謝メール」をいち早く開いて欲しいはずです。 メールを受ける側は、まずは、差出人と件名(タイトル)が記載されている一覧表を開き、件名(タイトル)を見て、その件名から本文が容易に判断できる解り易いメールから開いていくことになります。この解り易い「件名（タイトル）」にするには、以下の工夫が必要です。 ・メール本文を、簡潔に解り易く要約した記述 ・文字数は、「２０文字」以内 ・タイトルの先頭に【御礼】と付加して、感謝メールであることを表示 ・敬語を意識する

以下に例文を紹介しますのでご参考にして下さい。【御礼】昨日の会食ありがとうございました。・【御礼】本日のご来社に感謝致します。・【御礼】お見舞いありがとうございました。 ・【御礼】昨日の展示会へのご出席感謝します。などです。

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メールというツールは、大変便利なものですが、その特性を充分に理解した上で、上手に使いこなすことが重要です。不充分な理解で使うと、相手に大変失礼なメールが届き、ビジネスに支障をきたすこともあります。以下に、その特性等を示します。くれぐれも、送信ボタンを押す前に、充分なチェックをして下さい。

相手（取引先）が、メールの受信BOXを開くと、「送信者名（差出人）」「件名」「受信日時」が表示されます。この時、「送信者名（差出人）」欄には、送信側のメーラーで設定した「送信者名」が表示されます。相手が個人である場合は、この欄に「〇〇太郎」と表示されても問題ないです。 しかしながら、ビジネスですから相手（取引先）の「送信者名（差出人）」には、個人名の他に会社名も表示される方が相手に親切だと言えます。これをするには、送信側のメーラで、「会社名＋〇〇太郎」を事前に設定しておく必要があります。

メール送信時の「宛先」欄は、送信直前に、アドレス帳から取り出したアドレスを設定するようにして、メールアドレスを直接入力することは、極力避けて下さい。何故なら、入力間違いの危険度が高くなるからです。会社によっては、同姓の社員が複数いる場合は、１文字違いのアドレスを付与してあることもあります。 そうすると、全く別人に届いてしまい、取引先に迷惑がかかることになります。このような危険を避けるには事前に、アドレス帳に登録しておけばよいのです。更に、表示欄に「様」を入力しておきます。これによって、取引先がメールを開いた際に、「〇〇会社部長□□様」と表示され、取引先には好印象を持たれることになります。

・ＣＣ、ＢＣＣの活用 前述の課長と一緒に、取引先の部長との会食に出席したＡ君は、翌日にお礼のメールを送るよう課長に指示されました。この三人のそれまでの関係にもよりますが、ある程度の付き合いがあれば、Ａ君は、部長に感謝メールを送る際には課長にＣＣするはずです。そのＣＣを見た部長は、「Ａ君は、気が利いている、課長も良い指導をしているな。」と受け止めます。但し、三人のそれまでの関係が浅い、或いは取引先の部長が気難しい性格の人であれば、課長にはＢＣＣの方が望ましいです。社外へのメール送信時の、ＣＣ、ＢＣＣの活用は、慎重に対応する必要があります。 ・署名の表示情報 あまり凝り過ぎず、ビジネスに必要な最低限の表示になるような工夫が必要です。 ・誤字脱字のチェック 当たり前のことですが、「感謝メール」には、誤字脱字は許されません。自信がない場合は複数人でチェックして下さい。 ・「感謝メール」の送信タイミング 取引先の勤務時間内に、可能な限り早めに送りましょう。

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普段毎日のように接している直属上司には、日常の仕事の中では、敬語を多く使い改まったメールを送る機会はほとんどないです。しかしながら、転勤直後は、別です。転勤前の部署でお世話になった直属上司（課長等）、あるいは、その上の上司(部長等)には、お世話になった旨の感謝メールを送る必要があります。この感謝メールは、以後の出世にも影響をする場合もあります。従って、転勤先に着任した時点で、なるべく早期に送りましょう。 「件名：【御礼】着任のご挨拶」 □□支店 営業部 □□課長 本社 営業本部 営業戦略課 □□です。 本日、無事着任致しました。 □□支店営業部在任中は、□□課長には、公私に渡り様々なご指導とご配慮をいただき、大変感謝致しております。今後につきましては、□□支店においてご指導いただいたことにより培ったスキルを活かし、僭越ではございますが全国の営業部門の発展のために尽力致す所存です。 今後とも、ご指導の程、宜しくお願い致します。なお、本社出張の際には、是非ご連絡下さい。ご一献差し上げたいと存じます。 大変、お世話になりました。