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ビジネスでの感謝メールの書き方・例文|上司/取引先/社内

メール

昨今のビジネスマンは、毎日大量のメールの送受信により仕事をこなしています。取引先とのやり取りの中では、取引先に「して貰った行為」に対して感謝のメールを送るシーンがあります。その感謝メールを取引先に失礼のないように、しかも上手に、適切に送る方法を紹介します

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感謝を伝えるメールの書き方

メールだけで、感謝を伝えて良いのか?

感謝とは、笑顔を添えて「ありがとうございます」と口頭で、対面して伝えることが理想です。しかしながら、現在のビジネスの世界ではスピードが優先され、この理想通りの対応が困難なことが多いです。従って、メールだけでも相手に失礼にならないケースも多くなってきていますが、ケースバイケースなので迷った際には、社内での充分な検討を要します。 但し、「冠婚葬祭関連のお礼」、「病気見舞い・災害見舞のお礼」に関しては、メールは取り急ぎの手段として使い、そのメールの文末に以下のように添えると失礼にはならず、返って丁寧な「感謝」が伝わります。 文末の文言:「取り急ぎ、御礼を申し上げたくご連絡致しました。後日改めてご挨拶に伺います。」

定型化しているメール内容

感謝メールを送る目的・理由は、相手(上司、取引先)が何かをしてくれたことに対して、感謝の気持ちを相手に伝えるためです。更に、そのしてくれたことに対して、どう感謝して、今後どのようにしていくかを伝えます。これらの内容は、以下のように、ほぼ定型化されています。 ・件名 ・取引先(会社名、所属、役職、氏名) ・定型の挨拶 ・名乗り(自分の会社名、所属、氏名) ・本文  *相手がしてこれたこと(感謝すべきこと)、に感謝の意  *それに対して、どう感謝しているのか、今後どうしていくか  *結び  *署名 ・定型の挨拶の例文  *平素より、大変お世話になっております。  *いつもお手数をおかけしております。  *いつもご配慮をいただき、ありがとうございます。  *平素より、格別のご配慮を賜り、感謝致しております。

本文の作成準備(箇条書き)

前述の定型に従って、書き始めましょう。誰に、何をしてもらって、感謝の気持ちをどう伝え、今後どのようにしていくか考えて下さい。まずは、メーラーを開き、本文欄から書き始めます。宛先欄は、送信直前に入力してください。何かの操作ミスで、送信ボタンを押してしまい、作成途上のメールが送られる危険性があるからです。誤って、それが相手(取引先)に届いてしまったら、感謝メールを送るつもりが、嫌がらせメールにも成りかねません。 ここで、想定として、ある会社の営業マンA君が、課長と一緒に取引先の会食に招待され、翌日に、課長から「A君、昨日の会社へ、感謝を伝えるメールを送っておいてくれ。」と言われたとします。取引先の出席者は、部長のみで、こちらからは、課長とA君のみです。いきなり美しい文章は書けませんので、必要な項目を挙げ、まずは箇条書きにして、その後に組立てていきます      ・誰に:〇〇株式会社 販売企画部 部長 □□様 ・何をしてもらったか?:夜景が綺麗な高級レストランで美味しい料理をいただいた。 ・感謝の気持ち:あのような場所は、初めてで緊張した。でも嬉しかった。本当に美味しかった、部長の話しが良かった。 ・今後どのようにお返しをしていくか:御社のために頑張る!

本文を作成(組立て)

○○株式会社 販売企画部 部長 □□様 平素より、大変お世話になっております。 株式会社○□ 営業部のAでございます。 昨日はご多忙のおり、あのような素晴らしい会食の席にお招きいただき、 誠にありがとうございました。 美しい夜景と美味しい料理の数々に感嘆しつつ、大変楽しい時間を過ごす ことができました。更に、御社の周到な販売戦略を構築するまでの数々の 苦労話しは、大変貴重で参考になり、感謝致しております。 今後も微力ではございますが、 御社のご発展に対しまして、少しでも貢献できるよう奮闘する所存で ございますので、ご指導の程よろしくお願い致します。 以上、メールにて恐縮ではございますが、 まずは、お礼申し上げます。

メールで感謝を敬語で書くには

メールで感謝を敬語で書くには

取引先、上司等の目上の人に、してもらう様々な事象があり、これらに対して「感謝のメール」を送る際には、適切な敬語を使用することが重要であり、この使用を誤ると「感謝メール」が「失礼メール」に変わります。以下に主な「してもらう事柄」毎に、敬語を使う具体例を紹介します。

何をしてもらって、どう感じたか

■物をもらった   〇頂戴した    ・このような大変高価な「お品を」「頂戴して」、誠に「恐縮致して」おります。    ・「お気持ち」、大変うれしく「頂戴致しました」。   〇いただいた    ・大変貴重な「お品を」を「いただき」、心より「感謝申し上げます」。    ・ご丁寧な「お心遣い」を「いただき」感謝致しております。 ■行事に参加してもらった   〇ご出席を賜り    ・誠に「お忙しい中」、「ご出席を賜り」「感謝致して」おります。   〇ご参加いただき    ・大変「ご多忙のおり」、「ご参加いただき」心より「感謝申し上げます」。 ■訪ねて来てもらった   〇お越しいただいた    ・本日は、「お忙しいところ」を「お越しいただき」まして、誠にありがとう     ございました。   〇ご足労いただいた    ・昨日は、ご多忙のおり「弊社」まで「ご足労いただき」、心より「感謝申し     上げます」。   〇ご来訪いただいた    ・昨日は、「弊社」に「ご来訪いただき」誠にありがとうございました。 ■何かを紹介してもらった   〇ご紹介いただいた    ・先般「ご紹介いただいた」会社とは、非常に円滑な業務を展開しており、助     かっております。「御社」には、改めて「感謝申し上げます」。      ■イベントに招待された   〇お招きいただき    ・昨日は「ご多忙のところ」、素晴らしい会食の席に「お招きいただき」「誠     にありがとうございました」。   〇ご招待いただき    ・先日は素晴らしい「ご祝賀の宴」に「ご招待いただき」、「誠にありがとう     ございました」。   〇ご招待にあずかり    ・先般は、〇〇披露式へ「ご招待にあずかり」ましたこと、心より「感謝申し上げる     次第です」。   〇ご招待を賜り    ・昨日は、〇〇祝賀会に「ご招待を賜り」、「誠にありがとうございました」。

感謝メールの結び

前述の定型化している感謝メールの内、最後の部分です。この部分は、相手との今後の関係を円滑に維持していく上で重要な部分ですので、以下のような文言で、丁寧に敬語を使い締めくくって下さい。この「結び」がない感謝メールは、電話で言えば、相手に何も告げずに黙って受話器を置くの同様です。  ・まずは御礼かたがたメールを差し上げました。  ・取り急ぎ、メールにて御礼申し上げます。  ・取り急ぎ御礼まで。では、失礼致します。  ・今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。  ・今後とも、ご高配賜りますよう宜しくお願い申し上げます。メールにて失礼致します。  ・取り急ぎ、御礼を申し上げたくご連絡致しました。後日改めてご挨拶に伺います。

感謝メールのタイトル

タイトルの工夫

現代の忙しいビジネスマンは、毎日何百通ものメールを受信しています。その中に、取引先からの「感謝メール」も含まれています。送る側としては、その「感謝メール」をいち早く開いて欲しいはずです。 メールを受ける側は、まずは、差出人と件名(タイトル)が記載されている一覧表を開き、件名(タイトル)を見て、その件名から本文が容易に判断できる解り易いメールから開いていくことになります。この解り易い「件名(タイトル)」にするには、以下の工夫が必要です。 ・メール本文を、簡潔に解り易く要約した記述 ・文字数は、「20文字」以内 ・タイトルの先頭に【御礼】と付加して、感謝メールであることを表示 ・敬語を意識する

タイトルの例文

・【御礼】昨日の会食ありがとうございました。 ・【御礼】本日のご来社に感謝致します。 ・【御礼】お見舞いありがとうございました。 ・【御礼】昨日の展示会へのご出席感謝します。

送信前の注意事項

メールというツールは、大変便利なものですが、その特性を充分に理解した上で、上手に使いこなすことが重要です。不充分な理解で使うと、相手に大変失礼なメールが届き、ビジネスに支障をきたすこともあります。以下に、その特性等を示します。くれぐれも、送信ボタンを押す前に、充分なチェックをして下さい。

送信者名を設定する

相手(取引先)が、メールの受信BOXを開くと、「送信者名(差出人)」「件名」「受信日時」が表示されます。この時、「送信者名(差出人)」欄には、送信側のメーラーで設定した「送信者名」が表示されます。相手が個人である場合は、この欄に「〇〇太郎」と表示されても問題ないです。 しかしながら、ビジネスですから相手(取引先)の「送信者名(差出人)」には、個人名の他に会社名も表示される方が相手に親切だと言えます。これをするには、送信側のメーラで、「会社名+〇〇太郎」を事前に設定しておく必要があります。

メール送信時の宛先欄

メール送信時の「宛先」欄は、送信直前に、アドレス帳から取り出したアドレスを設定するようにして、メールアドレスを直接入力することは、極力避けて下さい。何故なら、入力間違いの危険度が高くなるからです。会社によっては、同姓の社員が複数いる場合は、1文字違いのアドレスを付与してあることもあります。 そうすると、全く別人に届いてしまい、取引先に迷惑がかかることになります。このような危険を避けるには事前に、アドレス帳に登録しておけばよいのです。更に、表示欄に「様」を入力しておきます。これによって、取引先がメールを開いた際に、「〇〇会社部長□□様」と表示され、取引先には好印象を持たれることになります。

その他の注意事項

・CC、BCCの活用 前述の課長と一緒に、取引先の部長との会食に出席したA君は、翌日にお礼のメールを送るよう課長に指示されました。この三人のそれまでの関係にもよりますが、ある程度の付き合いがあれば、A君は、部長に感謝メールを送る際には課長にCCするはずです。そのCCを見た部長は、「A君は、気が利いている、課長も良い指導をしているな。」と受け止めます。但し、三人のそれまでの関係が浅い、或いは取引先の部長が気難しい性格の人であれば、課長にはBCCの方が望ましいです。社外へのメール送信時の、CC、BCCの活用は、慎重に対応する必要があります。 ・署名の表示情報 あまり凝り過ぎず、ビジネスに必要な最低限の表示になるような工夫が必要です。 ・誤字脱字のチェック 当たり前のことですが、「感謝メール」には、誤字脱字は許されません。自信がない場合は複数人でチェックして下さい。 ・「感謝メール」の送信タイミング 取引先の勤務時間内に、可能な限り早めに送りましょう。

ビジネスでの感謝メールの書き方・例文

上司(着任の挨拶)

普段毎日のように接している直属上司には、日常の仕事の中では、敬語を多く使い改まったメールを送る機会はほとんどないです。しかしながら、転勤直後は、別です。転勤前の部署でお世話になった直属上司(課長等)、あるいは、その上の上司(部長等)には、お世話になった旨の感謝メールを送る必要があります。この感謝メールは、以後の出世にも影響をする場合もあります。従って、転勤先に着任した時点で、なるべく早期に送りましょう。 「件名:【御礼】着任のご挨拶」 □□支店 営業部 □□課長 本社 営業本部 営業戦略課 □□です。 本日、無事着任致しました。 □□支店営業部在任中は、□□課長には、公私に渡り様々なご指導とご配慮をいただき、大変感謝致しております。今後につきましては、□□支店においてご指導いただいたことにより培ったスキルを活かし、僭越ではございますが全国の営業部門の発展のために尽力致す所存です。 今後とも、ご指導の程、宜しくお願い致します。なお、本社出張の際には、是非ご連絡下さい。ご一献差し上げたいと存じます。 大変、お世話になりました。

社内(上部組織への感謝)

「件名:【御礼】出張の際はお世話になりました」 本社 営業本部 営業戦略課 □□課長 お世話になっております。 □□支店 営業部 □□です。 先般の出張の際には、様々なご配慮をいただき、誠にありがとうございました。深く感謝致しております。ご多忙にもかかわらず、本社工場・本社ショールーム等の一連の生産関連部門の見学にご同行くださったことを、大変有難く思っております。お陰様で、各商品の製造工程の工夫、品質維持への工夫、考え方をより一層理解することができました。今回の見学で得た知識等を支店での営業活動に活かす所存です。 今後とも、何卒宜しくお願い致します。

取引先

「件名:セミナーご参加の御礼」 株式会社□□ 販売戦略部 部長 □□□□ 様 平素より大変お世話になっております。 □□□株式会社 営業部の□□でございます。 先般の弊社主催のセミナー「今後の〇〇に関するノウハウについて」につきましては、大変お忙しい中、御社より多数のご出席を賜り、誠にありがとうございました。お陰様で、本セミナー全体の来場者数も昨年を大幅に上回り、大盛況の中終了することが出来でき、重ね重ね感謝致します。今後につきましても、弊社へのご指導・ご支援のほど、宜しくお願い申し上げます。

先生(大学教授)

「件名:セミナー講師の御礼」 □□□大学 □□学部 名誉教授 □□□□様 平素より大変お世話になっております。 □□□株式会社 営業部の□□でございます。 先般の弊社主催のセミナー「今後の〇〇に関するノウハウについて」につきましては、お陰様で、本セミナー全体の来場者数は昨年を大幅に上回り、大盛況の中終了することができました。これは、ひとえに〇〇に関するご見識の高い□□□□先生に講師をお願いした賜物と思っており、心より感謝致します。 今後とも、弊社へのご指導・ご支援のほど、宜しくお願い申し上げます。

感謝メールへの返信の書き方・例文

感謝メールへの返信については、返信が不要な場合もあります。一番解り易いのは、その感謝メールの文末に「返信にはお心使いは不要です」等の返信不要の旨の記述があるので、素直に返信は止めましょう。でも、返信してしまうと相手は困ってしまい、返信の連鎖が止まりません。 そのような「返信不要」がない場合は、内容にもよりますが、社内で充分に検討の上、返信してください。但し、「件名」には、「Re」を付けたまま、内容は以下のパターンに従い簡潔に記述して下さい。 ・丁寧なメールに感謝  *ご丁寧なメールをいただき大変恐縮致しております。 ・したことに対しての謙遜  *不行き届きの数々   *粗末な物で ・結び  *今後とも、ご指導・ご支援のほど、宜しくお願い申し上げます。

相手に、真に感謝される感謝メールを送ろう!

大量メール発信時代にあって、この便利なメールで、仕事を効率よくこなすことがビジネスマンの使命であり、義務です。それを実行するには、一朝一夕にはいきません。ある程度の経験が必要です。最初はうちは、上手なメールを記述している先輩・上司の真似から初めて下さい。 メールは便利な物で、保存ができますので、先輩・上司が作成した上手なメール(to、cc)を保存しておき、使えそうな部分を自分のメールにコピーするのです。これは、パクリではなく、お手本にしたと言います。この「お手本」をある程度繰り返すと、「自分のメール」、つまり「相手に感謝される感謝メール」が出来上がるのです。

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