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【ケース別】留年が理由で内定辞退する場合の伝え方・例文

内定後

せっかく内定が決まったのに留年が原因で内定辞退。他人事に思うかもしれませんが、内定が決まって学校生活が疎かになるとちょっとしたミスで留年は充分にありえます。留年すれば内定辞退をしなければなりません。今回は上手に内定辞退を企業に伝える方法を紹介します。

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留年が理由で内定辞退する場合の伝え方

就活も上手くいき、内定がもらえて後は残りの学生生活を楽しむだけになり、旅行の計画を立てたり、目一杯遊んでいるといざ学期末になって、「あれ単位が足りない?」なんてことになってしまいます。留年が理由で内定辞退することになった人は意外に多いです。企業の募集要項も新卒採用の場合は何年度卒と取り決めがあるので、留年したならきちんと内定辞退をする必要があります。

内定辞退は直接会ってが基本

企業の担当者に内定辞退の旨を伝えるなら直接会って話し合うことをおすすめします。基本的には留年したならその場で内定辞退となりますが、企業によっては単位が取れるまで待ってくれる場合もあります。話し合いによっては秋卒業の後に入社、あるいは来年度の新卒と一緒に入社などの代替案を提案してくれる可能性もありますので、話を円滑に進めるためにも直接会って話し合うようにしましょう。

内定辞退の手紙の書き方と例文

内定辞退は直接企業に出向いてが基本ですが、企業に手紙を送り内定辞退を告げるというやり方もあります。また直接内定辞退を申し出た場合でも後ほど内定辞退の手紙、いわゆる詫び状というものの提出を求められる場合があります。企業としても内定辞退の確たる証拠を必要としていますので、求められれば当然提出しましょう。 また詫び状を提出し内定辞退をする場合は、直接話し合ったときのように代替案を提案されることはまずありません。それでもいいなら詫び状で内定辞退の連絡を済ませましょう。

手紙の書き方

詫び状は基本的には無地の白い便箋を使用します。このとき縦書きのものを選びましょう。横書きでもよいとされる場合もありますが、基本的に目上の人に提出するものは縦書きですし、日本はまだまだ縦書きの文化が根強く残っていますのでどちらにしようか迷ったら、縦書きのものを選びましょう。また詫び状の場合は手書きで書くのが一般的です。 パソコン印刷だと綺麗にまとまりますが、詫び状は綺麗にまとめるということよりも、相手に誠意が伝わるということが大切になります。詫び状という名の通り、内定辞退することを心からお詫びしているという誠意が伝わるように、縦書き、そして手書きで作成し提出しましょう。

手紙の内容

詫び状を提出するパターンとして留年による内定辞退の場合と、他社から内定をもらったから一方を断るという2つの場合に分けられます。今回は留年による内定辞退なので、きちんとその理由を記しておく必要があります。 詫び状は普通の手紙と同じように拝啓で書き始め、敬具で締めます。時候の挨拶に始まり、内定辞退の旨を記し締めの挨拶で終わる。形式は普通の手紙とほとんど変わりません。ただなぜ内定辞退をするのかその理由をしっかりと記す必要があります。留年したのであれば、留年が理由で、そして必ず内定辞退という言葉を入れましょう。 詫び状を出してもこの文言がなく、曖昧に書かれていれば企業は本当に内定を取り消していいのか分かりません。敬具で締めた後には必ず署名をし、自分が書いたということを証明しましょう。印鑑まで押す必要はありませんが、必ず自署であるということを示すためにも署名は忘れないようにしましょう。

留年の内定辞退の例文

拝啓、新春の候(初めの挨拶は時期によって変えましょう。)貴社におかれましてはますますご発展のことと存じます。この度は採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。せっかくの内定を頂けたのですが、誠に勝手ながら内定辞退をさせていただくことにしました。 私事で大変恐縮なのですが、今年度卒業予定のはずですが、単位の修得がままならず留年する運びとなってしまいました。恥ずかしい限りではございますが、留年により内定辞退を決意いたしました。 ご期待に沿えず大変申し訳ありません。面接などでも非常に暖かく接していただき、お世話になったにも関わらずこのような結果になってしまい、本当に申し訳ありません(感謝の気持ちや謝罪の気持ちも一緒に記しておきましょう。具体的なエピソードがある場合はそのことについて言及しても構いません)。 最後に、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。敬具。 日付。大学名。学部。署名。 これはもちろん一つの例なのでこの通りに書かなければならないというわけではありません。一定のルールさえ守っていれば内容についてはある程度自由なので、自分の気持ちがしっかりと伝わる文章を書きましょう。

内定辞退の電話やメールでの伝え方

近年では電話やメールでの連絡が主流になってきましたので、内定辞退の連絡を電話やメールで済ますという人も増えているでしょう。直接会って辞退するのがもちろん一番いいのですが、どうしても無理な場合は電話やメールで代用することもできます。ただ担当者が年配の方だったり、礼儀に厳しい方だと電話やメールでの内定辞退は失礼に思われる場合もありますので充分に注意が必要です。

電話で伝える

電話で内定辞退を伝える場合は企業の代表番号ではなく担当者に直接電話しましょう。内定が決まったときに連絡先も告げられているはずですからそこにかけましょう。電話番号が見つからない場合は、企業のパンフレットやこれまでの面接の連絡のメールなどを見返して電話番号を探しましょう。 電話で内定辞退を告げるには、内定辞退するということ、その理由が留年によるものだとしっかり伝えましょう。直接の場合と同じように代替案を提案してくれる可能性もありますし、内定辞退の理由に嘘をつく必要はありません。正直に伝えましょう。 また留年が決定したら間をおかずすぐに連絡しましょう。企業はあなたの入社の準備を着々と進めています。入社の準備は完全に終わったのにそんなタイミングで内定辞退の連絡が入れば心象も悪いですし、何より相手に迷惑がかかります。留年が決まったらまず内定先に連絡するということを覚えておきましょう。

メールでの伝え方

メールで内定辞退を伝える場合、文面は手紙と一緒になります。メールの方が到着が早いというメリットはありますが、後日改めて詫び状の提出を求められる場合もありますのであまりおすすめはしません。どうしても直接伝える、電話する勇気がない。もしくはやむにやまれぬ事情がある場合の最終手段だと思っておきましょう。

「留年した」と嘘をつくとばれるのか?

内定辞退の理由は留年以外にもあり、その場合は他社を選ぶわけですから内定辞退の申し出がしづらいと感じる学生は多いです。いっそ当たり障りなく留年したと嘘の理由で内定辞退を申し出ようという人もいるかもしれませんが、就活で嘘をつくのは得策ではありません、留年の嘘はばれる可能性も大いにあります。正直な理由を伝えて内定辞退をしましょう。

なぜ留年の嘘がばれるのか

留年の嘘がばれる理由として別の就職先で内定辞退をした企業の人と鉢合わせるということが考えられます。内定辞退をした企業に大学から連絡が行くわけではありませんし、本人が黙っていればばれることはまずありません。 しかし世の中とは思っている以上に狭いもので、企業同士の付き合いで就活時代の人と再会するということは非常によくあります。担当者も内定辞退をした学生については覚えもありますし、鉢合わせたときにあのときの辞退理由は嘘だったのだと分かると印象が悪くなります。 就活生としてではなく社会人として印象が悪くなるのは仕事に直接影響します。信用がないからとその企業との仕事がキャンセルになるということも最悪あり得ます。どこで何があるか分からないので、不必要に嘘をつくのはやめましょう。 内定辞退の場合それほど詳しく理由を述べる必要はありません。ただ留年の場合は企業も諦めざるを得ない状況なので、無駄な労力を使わせないためにやむを得ず伝えているにすぎません。

留年しても就活は不利にならない

留年しても取得すべき単位が少ないのなら秋卒業で就職することも可能です。新卒ではなく中途採用を募集している企業もたくさんありますし、条件のいい企業もきっと見つかります。また就活留年として1年丸々留年して次年度の新卒採用でもう一度就活をするという場合でも留年は足かせにはなりません。 留年の理由は様々で単純に単位が足りなかった場合や、行きたい企業に巡り合わなかったという理由で留年している人もいます。その人の過去ではなく、現在、そして企業に就職してからの未来を企業の人たちは見ています。 採用試験でしっかりと自分の魅力をアピールし、企業に伝えることができれば内定を勝ち取るのは難しいことではありません。大事なのは留年が決まったからと投げやりにならないことです。留年したからといってそこで人生が行き詰るわけではありません。まだまだ可能性はたくさんありますので、気持ちを切らずに次の就活に目を向けましょう。

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