【例文】面接調整をするときの正しいメールの送り方

就活ノウハウ

面接の日程でどうしても都合がつかなくなってしまった場合、メールなどのやりとりの場合の対応なども評価に入る場合もありますし、こういった場面で社会の常識を知っているか、マナーを守れているかどうかは採用担当の方の印象に大きく関わってきます。そこで、この記事では例文つきで正しいメールの送り方をご紹介します。

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面接調整の際のメールの注意点

1、丁寧な対応を心掛ける

一度決まってしまった日程をこちらの都合で覆し、調整してもらうのですから、丁寧な対応を心がけてメールを送りましょう。まずはお詫びをしてから、面接可能な日時の候補を伝えるのがベストです。

2、早めの対応を

日程に関することですので、それが決まらないことには採用担当の方も予定が立たず困ってしまいます。面接日程を変更したい旨を早めに伝えることはもちろんですが、返信などもなるべく早くするため、メールのマメなチェックは必須です。

3、メールの最後には署名

忘れがちなのが、メールの最後に添えておく署名です。どんなメールでもそうですが、ビジネスにおいてのメールでも署名は必要不可欠ですので、忘れないようにしましょう。詳しい書き方については、例文を参考にしてください。 同じように件名なども、採用担当の方にわかりやすいよう入れておくようにしましょう。

4、理由を書く必要はある?

メールに、面接に行けない理由を詳細に書く必要はありません。プライベートなことでもありますし、「別件で」などぼかしたり、軽く書いておく程度でかまいません。ただ、企業側から他社の面接について聞かれる場合もあるようです。他社の面接とかぶってしまったというような場合で、もしそのことについて聞かれた時は、正直に答えておきましょう。

5、一度調整した日程は守りましょう

面接を調整してもらうこと自体は採用にはかかわってきませんが、一度調整してもらった日程を再び調整してもらうのはNGです。企業に対して失礼にあたるのでやめましょう。調整してもらうのは最初に決まった日程だけです。

面接調整の際のメールの例文

件名:面接日程の調整のお願い(〇〇〇〇)←自分の氏名 株式会社XX 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。 この度は選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変嬉しく、ぜひ選考に参加させて頂ければと思っております。 ただ、頂きました面接日程(◯月X日)ですが、 あいにくその日に別件があり、 どうしても貴社にお伺いすることができません。 誠に恐縮なのですが、可能であれば下記より 貴社のご都合が宜しい日程をご指定いただき、 面接日程を調整させていただけないでしょうか。 ◯月X日〜◯月X日 13:00~18:00 ◯月X日〜◯月X日 14:00~18:00 ◯月X日〜◯月X日 終日 お忙しいところ大変申し訳ないのですが、 何卒よろしくお願い致します。 〇〇大学 □□学部 △△学科4年 ◯◯〇〇(読み仮名) E-mail:メールアドレス TEL:000-0000-0000

おわりに

いかがでしょうか。面接の日程が合わず困っている学生さんがいたら、ぜひ参考にしてみてください。

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