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秘書の志望動機の書き方と例文|求められる資質・有利な資格

初回公開日:2017年05月29日

更新日:2020年03月13日

記載されている内容は2017年05月29日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

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書類選考・ES

幅広い業務と人に役立つことが大きな魅力の秘書のお仕事。秘書の仕事の魅力は非常に大きいですが、いざ志望動機を書こうとすれば詰まってしまう方も多いでしょう。今回は、秘書の仕事の内容や役立つ資格や秘書の志望動機の書き方についてご紹介いたします。

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秘書の仕事は常に裏方が多い

秘書の仕事は常に裏方が多い
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ドラマなどでみる秘書というと、重役などについており常に華やかなイメージが大きいでしょう。そのため、秘書と言うと華やかな仕事として女性のあこがれの仕事の一つです。 しかし、秘書の仕事と言うのは、表舞台に立つことはありません。常に裏方で上司などをサポートする仕事になるため、人の役に立ちたいや人をサポートすることが好きな方であれば非常にお勧めです。 また、秘書の業務時間は非常に変則的であるため、他の事務職の方に比べるとワークライフバランスが少し悪いという面もあります。また、常に人に気を使わなければならないため、本当に人をサポートすることが好きな方や人を助けることが好きな方というのが、秘書の仕事を続けていくことのポイントです。

柔軟な対応と幅広い能力を求められる

秘書という仕事は、重役の方専門の事務職の方と例えるとわかりやすいしょう。そのため、朝はメールチェックから始まり、文書の作成や、資料のファイリング等一般の事務職の方の仕事も行うことになります。 また、日々の接遇の管理やスケジュールの管理なども行うことになるため、担当する業務は非常に多岐にわたります。そのため、柔軟に対応できるような方や一つの仕事だけでなくたくさんの仕事をこなしていきたい方や、臨機応変に何でもできる方などはとても向いています。また、様々な業務を行うため、業務スキルも身に着けることも可能のため、今後スキルアップを更にしたいという方にも非常に向いています。 しかし、多岐にわたる業務を行うため、求められる能力も高いことも事実です。例えば、一定の英語能力や会計能力、また商社などであれば貿易実務の能力なども求められます。

大きな責任感が伴う仕事

責任の重い仕事をしたいという方は、秘書に非常に向いています。理由としては、秘書が付く上司は、最低部長クラス以上で主に会社の中で大きな影響力を持ち、経営に大きく関わってくる方たちです。秘書業務を通じて経営に関わる情報に触れることも非常に多く経営陣と接触することも非常に多いです。そのため、責任も大きく口外できないような情報に触れる場合も多くあります。 また、仕事においてもミスができないということから、業務上の一つ一つが今後の会社に関わる大きな仕事のような認識で仕事をすることにもなります。そのため、日々のスケジュール管理からメールチェックまで緊張感をもって仕事を行うことができるため、非常に責任も大きくやりがいのある仕事が秘書の仕事いえます。

秘書に志望動機でアピールできる素質は4つ

秘書に志望動機でアピールできる素質は4つ
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秘書として求められる素質は、「記憶力」「判断力」「人間性」「情報収集能力」の4つあります。これらを持ち合わせている方は、秘書として素質がある場合が多いです。 ここでは、この4つの素質を解説してきます。

記憶力

秘書の仕事は、いろいろなところを飛び回る上司のスケジュールを把握しておくことも重要な仕事です。また、様々な業務をこなさなければなりません。そのため、記憶力は重要になってきます。上司から「あれなんだっけ」と聞かれて、答えられない秘書は少し能力不足ともいえます。そのため、秘書として記憶能力は非常に重要な素質です。 志望動機では、記憶力を秘書としての能力として生かせるというような感じで志望動機としてアピールできます。

判断力

秘書の仕事は常にイレギュラーが起こることが想定されます。さらに、秘書のつく上司は常に多忙のため、上司にこれはどうしますかとお伺いを立ててばっかりではいけません。そのため、常に上司に指示を仰ぐのではなく、適切に処理をして、上司の求める対応を適時行うことが必要になってきます。そのため、適切な判断と行動へ移す力は、秘書としては重要な素質として志望動機でアピールできます。

情報収集能力

忙しい上司に代わって、秘書が上司の求める情報を調べておくことも、秘書の重要な業務の一つになります。そのため、情報収集能力にたけていることも、秘書としては重要な素質になってきます。判断力の項目と被りますが、重要なことは、上司が求めている情報を聞かれる前に適切に判断しておき、事前に準備をしておくことが大切です。 そのため、インターネットの情報だけでなく書籍や新聞やテレビのニュースや経済番組から、新鮮な情報を取り入れて、上司に必要な情報かどうか、取捨選択をして用意しておく必要があります。そのため、日々の経済情勢などに長けていることをアピールすることも志望動機として非常に有効です。

豊かな人間性

秘書は上司とともに他の会社の重役などに合うこともあるため、会社の顔として人間性が備わっていなければなりません。また、上司や階差者の方からの信頼を得ることができなければ、業務が成り立たないこともあるため、遅刻をしないや嫌味などを言わないなどの、社会人としてのマナーなどをきちんと守れていなければ、信頼は生まれません。 そのため、信頼関係があるということも志望動機としてアピールすることも可能です。そして、身だしなみや気遣いなども秘書としては重要な要素となるため、日々身なりや所作に気遣える人が秘書の素質があると言えるでしょう。

秘書として志望動機で役立つ資格

秘書として志望動機で役立つ資格
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多岐の業務を行う秘書の仕事では、様々な資格が役に立つことになります。ここからは、秘書として仕事をする上で、役に立つ資格をいくつかご紹介いたします。

秘書検定

秘書検定と聞くと、その名前からも秘書として業務をする上で役に立つ資格と言うことは分かります。これは、ビジネスマナーや礼儀作法などができていることを証明できる資格です。秘書として、諸作法ができていることを証明できるため、これは持っていることが当然の資格であるといえます。秘書検定が直接に志望動機につながることはないかと思いますが、資格の欄には書くことができます。

語学系の資格

グローバル化社会の中、海外の取引先との商談などに同席をすることになる場合やメールの処理をする場合も秘書の業務として存在します。そのため、語学力と言うの秘書として、有って損はない能力です。TOEICや中国語検定の様な資格は、資格欄に書くことも可能ですし、志望動機としてもアピールすることができます。

会計事務の資格

簿記や貿易実務検定などの資格も秘書として役立つ資格になります。資料や文書の作成などの作成するうえで必要になる部分も非常に多いです。また、それらを必須の資格にしているところもあるため、持っておくことお勧めできます。志望動機などでアピールすることもできるため、もっておいて損はありません。

秘書の志望動機例文

秘書の志望動機例文
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秘書の志望動機をどのように書いていけばよいのか例文をご紹介します。

「私が秘書を志望した理由は、人をサポートすることが昔から好きです。今までは一般事務職として営業の方のサポートなどを行ってきました。しかし、今後さらに責任感が伴う様々な業務を行いたいと考え、秘書の仕事を志望しました。また、大学時代2年間中国に留学をしていたため、中国語と英語のスキルがあるため、秘書としての業務で大いに役立つと考えております。」

このように、秘書を志望する場合、人をサポートすることが好きと言うことは、志望動機として重要なアピールポイントになります。また、一般事務職としての経験や今後のどのような仕事がしたいかなども志望動機に盛り込むことも大切です。そして、あなた自身の資格や能力を志望動機の中でアピールすることもおすすめです。 また、志望動機の中にさらに盛り込んでおくとよいのが、今後のキャリアビジョンやどのような仕事がしたいかなども志望動機に加えておくことで、さらに良い志望動機が完成します。

自分だけの理由を志望動機に盛り込もう

いかがでしたでしょうか。 今回は秘書の仕事に必要な資質や志望動機について紹介しました。 上記にある資質と自分の個性や強みを織り交ぜ、自分だけの志望動機を作り上げましょう。

志望動機や履歴書で損してる?あなたは大丈夫?

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