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面接での当日キャンセル時の対処法|当日に体調不良になった場合

就活の面接

大切な面接の当日、風邪をひいたり、人身事故に巻き込まれたりして、面接をキャンセルせざるを得なくなる状況に陥ることは往々にしてあります。このように当日になって面接をキャンセルするにはどのような対処法が必要とされるのでしょうか?

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当日になって面接に行けなくなった場合

就職活動や転職活動をする人たちにとって、企業での面接は避けては通れない選考です。人生に多大な影響を与えるであろう選考の場だからこそ、受け答えの仕方から当日の身だしなみ、体調、持ち物などを万全にした状態で面接に臨みたいというのが、本当の気持ちではないでしょうか? しかし、物事がうまくいかないということは人生でも、そして就職活動や転職活動の中でも起こりうることです。 例えば、当日の朝に体調が悪くなった、あるいは家を出たものの面接会場に向かう途中で人身事故に巻き込まれて電車が動かなくなった、といったハプニングに巻き込まれることもあります。それで面接にとても間に合わないということになった場合、人によってはパニックに陥るという人もいるでしょう。 そこで今回は、面接当日になんらかの原因で面接をキャンセルしなければならない場合や、また逆に企業から当日に日程変更の依頼を受けた時の対処法を見ていきましょう。

やむを得ず面接をキャンセルする方法

先ほど書いたように、当日になって面接をキャンセルしなければいけない事態に直面することは、就職活動や転職活動をする人ならば誰にでも起こり得ることです。 そういうことに巻き込まれるのは仕方がないにしても、大切なのはその際にどのような対処法をとることができるか、ということです。その際の対処法を知っているかどうか、そして不測の事態が起きた時にそれを実行できるかどうかの差で、企業側が抱く心象はだいぶ変わってきます。 まず、当日の面接をキャンセルするときは、当日行けないことが分かった時点で速やかに電話でキャンセルするのが一般的な常識に即したやり方です。メールでキャンセルできなくもないのですが、なるべく電話で伝えるようにしましょう。

もしも、メールで伝える場合は、例えば自分の口で伝えるのが困難な場合など、よほどの状況の時に使いましょう。 また、人身事故など交通手段の不測の事態が起こった場合は、キャンセルと決めつけないで、採用担当者の指示に従いましょう。 なお、当日の面接を自分の本命ではない企業だからと、連絡なしに欠席するというのは非常識ですので、それよりはきちんと連絡して常識あるところを見せるようにしましょう。

電話でキャンセルする場合の例文

1.お忙しいところ申し訳ございません。本日面接の予約をいたしております、××大学の〇〇と申します。本日の面接に参加予定だったのですが、やむを得ずキャンセルさせていただきたくご連絡を差し上げました。採用担当の△△様はお手すきでしょうか? 2.突然のお電話で申し訳ありません。わたくし、本日の面接に参加させていただく予定の××大学の〇〇と申します。実は、本日所用のため、御社の面接にお伺いすることが難しくなりました。誠に心苦しいのですが、本日の面接を辞退させていただけないでしょうか。突然の辞退の申し出となり、大変申し訳ありません。 お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ありませんでした。失礼いたします。

メールでのキャンセルの例文

件名:本日の面接辞退のご連絡 株式会社〇〇 採用担当××様 お世話になっております。 本日■時から面接予定の××大学の〇〇と申します。 突然の連絡で大変恐縮ですが、本日体調不良のため、このたびの面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。 ご多忙の中、私どものために時間を空けていただいたにもかかわらず、このようなことになり大変申し訳ありません。 まことに身勝手なお願いですが、なにとぞご了承いただきますようお願いいたします。 なお、末筆ながら、貴社のさらなる発展をお祈り申し上げます。 署名

メールでキャンセルするときの注意点

さて、よほどのことでない限り当日の面接をメールでキャンセルはしないということですが、仮にメールでキャンセルせざるを得ない場合は以下の点に注意が必要です。まずは、件名の欄に面接を辞退する旨のメールであることをはっきり書きましょう。件名から内容がわかるような配慮を心掛けることは、ビジネスでは当然のマナーです。 次に、本文の最後に署名を必ず入れましょう。最後に署名を入れることは、自分が責任を持ってこのメールを送るという意思表示であり、先方の方が誰がキャンセルしたかをきちんと把握できるようにという配慮のためです。 最後に、キャンセルの理由についてはあまり細かく書かなくて大丈夫です。所用のためといったある程度大まかな理由を記載しておけばいいでしょう。なお、理由を聞かれた場合は、正直に答えるとよいです。

当日に体調不良になった場合

体調不良の場合は、電話で話せる健康状態であるならば電話で伝えましょう。なお、この時は正直に体調不良のためと伝えるようにしましょう。 なお、電話で連絡したくても、咳がひどい場合や喉が痛くて声を出すのすらつらい場合はメールで連絡しましょう。この場合、体調不良という理由や、声を出せる状態ではないため、メールにて失礼する旨なども合わせて書いておくと良いです。

日程変更の仕方

当日になって面接をキャンセルした場合、別の日程に変更する場合も出てきます。このような場合はどうしたらよいのでしょうか? この場合はあくまでも応募先の企業の方に選択させる配慮が大切になります。具体的には、代わりの日程の候補を大まかに企業側に伝え、その中から採用担当者が都合のつく日程を決めてもらうのです。 また、代わりの日程の候補を多めに伝えるのも1つの手といえます。そうすることによって、採用担当者側の選択の余地が大きくなりますし、特に限られた時間帯しか面接に行けない場合はこの方法が有効です。 いずれにしても、採用担当者に配慮しつつ、企業側の最終的な選択権を持たせることが大切といえます。ちなみに、日程変更ができた場合は、採用担当者にきちんとお礼をするとともに、当日の変更となってしまったことへのお詫びも忘れないようにしましょう。

当日変更への対処法

また、なかなかめったにありませんが、企業側から当日になって面接の日程の変更を依頼されることもあります。この場合は、企業側が提示した日程の候補のうち、都合のつきそうな日があればその日を選んで了解を得ることが大切です。提示された候補の中に都合のつく日程がない場合は、いく分か余裕を持った日程を提示してみるのも手といえます。 代わりの面接日程が決まったら、了解した旨と、日程について了解してもらったことへのお礼を忘れずに伝えましょう。

当日に面接の日程を変更した場合、選考への影響は?

さて、ここまで見てきた人の中には、当日に面接の日程を変更したことが選考にどう影響してくるかを心配する人もいることでしょう。 結論から言えば、当日に連絡して日程変更を行っても、選考の結果には影響しません。特に体調不良や授業のような、面接に行けなくても仕方のない事情であれば、採用担当者の方も考慮して、別の日に面接の機会を設けてくれることが多いです。 ただ、なるべくならば最初に企業側と調整して決めた日程で面接が実現するように、日頃からスケジュール管理しておくのがベストといえます。 ちなみに、当日の面接をドタキャンした場合は、その時点でその企業での選考が終わるものと考えましょう。企業の採用担当者としても、せっかく忙しい中で面接の機会を設けたのに、このような形でキャンセルされれば応募者への心象が非常に悪くなるためです。

キャンセルする事になっても冷静に

当日に面接に行けなくなってキャンセルしたり、それに伴って日程変更することについて見てきました。 就職活動や転職活動をする中で体調不良などの不測の事態が起こった時は、面接に行けないことが確定した時点で早めに電話で連絡しましょう。そして、代わりの面接の日程については、なるべく企業側に選択させる心遣いが大切です。 いずれのケースも連絡が終わった後はお詫びと感謝の旨を伝えれば、採用担当者によい心象を与えることになります。

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