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長期的に見るとリスクのある「属人化」の発生原因・対策方法

初回公開日:2016年11月25日

更新日:2020年06月09日

記載されている内容は2016年11月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

経営

できることなら避けたい仕事の「属人化」。今回は、「属人化」という言葉の意味からそのリスク、そして対処法まで、「属人化」に関する基礎的な知識をご紹介します。なかなか思うように仕事が進まない理由は、実は属人化にあるのかもしれません。

属人化とはなにか?

「あの人がいないから仕事が進まない…」。「あの人しかやり方知らないし、あの人に聞いて」。仕事をしていると、このような場面に遭遇することがあります。たまたま情報の共有を怠っていたために仕事が進まないのであれば何の問題もないかもしれません。しかし、これがたまたまではなかったとしたら、「属人化」による問題が起きている可能性があります。 今回は、仕事を進めるうえで注意すべき「属人化」についてご紹介します。

属人化ということばの意味

まずは、属人化の意味につてWeblio辞書を引いてみます。

「企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現。多くの場合批判的に用いられ、誰にでも分かるように、マニュアルの作成などにより「標準化」するべきだとされることが多い。企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われる業務もある。」

属人化の具体例

「この保守のやり方はあの人しか知らないから、あの人に聞いて。マニュアル?ないよ」 属人化とはこのような状態を指します。 長年会社に勤めているお局さんしかわからない業務がある、というのも属人化の一種と言えるでしょう。

属人化のリスクとは?

仕事には性質的に元来属人的であるものもありますし、会社側が情報やノウハウの流出などを恐れ、敢えて属人化させている仕事もあります。しかし、基本的には属人化が生じると仕事にも様々なリスクが出てきます。ここでは、具体的にどのようなリスクが出てくるのか見ていきます。

仕事効率の問題

仕事が属人化されていると、担当者が休暇による不在や多忙により、仕事が進まなくなり、作業が滞ってしまいます。その結果、余計にコストがかかったり、無駄が発生したりする可能性があります。

品質管理の問題

周囲の人間が仕事をチェックできないので、仕事の品質を確かめることができません。手抜き作業やミスなどがあっても気が付かないまま納品し、後に重大な損失を生み出すきっかけとなる可能性があります。

人事の問題

属人化により特定の個人に売上を頼ることになる場合は、その人が退職したときや異動を願い出たときのリスクを考えなければならなくなります。

人間関係の問題

属人化などにより仕事を囲い込んでいる人がいる場合、部署内に不満がたまり、雰囲気が悪くなることがあります。

引継ぎの問題

人事の問題と関連していますが、仕事の引継ぎが決まった場合、後継者に引き継ぐ情報が膨大となるために、引継ぎがうまくいかなくなる可能性があります。

なぜ属人化が発生してしまうのか?

地位の保守

自身の知識を共有することにより、自分の仕事が奪われ、いまの地位が脅かされると考えている人間が意図的にマニュアルを破棄し、仕事を属人化させてしまうことがあります。 属人化の状態は、仕事を任せられている人間にとっては、自分の価値が高まっている状態とも言えます。したがって、自分の価値を損なわないように、情報の共有化を拒む可能性が出てきてしまうのです。

ミス隠し

担当者が発生させた重大ミスを隠すために、仕事を属人化していることもあります。属人化することで客観的なチェックが働かないようにしているのです。

属人化を防止する対策の不在

そもそも最初からマニュアルが無いなど、属人化を防止する対策の不在による属人化もあります。手探りで業務をはじめた場合に多く見られます。

属人化が生じてしまう要因には、「自分の地位の保全」や「ミス隠し」のような意図的なものから、「多忙」「マニュアルの不備」など、意図的ではないものまで、様々なものがあることがわかります。

属人化しない業務の割り振りを

いかがでしたでしょうか。「もしかして、あの仕事は属人化しているのかも」と思い当たる節もあったのではないでしょうか。過度な属人化は、職場のパフォーマンスの低下にもつながっていきます。あなたが管理職の立場にいるなら属人化しない仕事の割り振りをしっかり日頃から考えましょう。

決定版 これがガバナンス経営だ!  -ストーリーで学ぶ企業統治のリアル
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