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公務員の内定辞退の方法・電話やメールでの伝え方

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就職の際に人気の業種である公務員。人によっては、公務員一筋という人もいれば、企業との併願で受験する人もいます。そのため、場合によっては公務員の方を内定辞退するという人もいます。公務員の適切な内定辞退の伝え方とはどのようなものなのでしょうか。

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人気の業種である「公務員」の内定を辞退するということ

日本にある仕事の職種の中でも根強い人気を誇るものが公務員です。入職できる数が少なくなっているとはいえ、今の時代にしては給料や待遇、将来のキャリアなどが安定しているうえに、よほどの悪事をしなければクビになることはまずありません。 そのためか、特に不景気になった時などは、公務員の椅子をめぐって激しい競争が展開されます。その競争で勝ち残れば、翌年の4月から晴れて公務員となるわけです。安定した職である公務員ですが、一方でなかなかクリエイティブなことに携われないなど、デメリットがないわけではありません。そのため、人によっては内定辞退をするケースもあります。 今回は、公務員の内定辞退の適切な方法について見ていきましょう。

公務員で内定辞退するケースとは?

最初に、公務員で内定辞退をするケースについて見てみましょう。 よくあるパターンが、「複数の公務員試験を併願していて、その中のいくつかに合格した結果、特定の役所への就職を決めて、そのほかの役所に内定辞退をした」というものです。公務員試験では中央省庁や都道府県庁、市役所など様々な種類の役所を受験できますが、その中で実際に入職できるのは1つだけです。 そのため、合格先が複数である場合は、そのうちの1つだけ入職先を選び、そのほかは内定辞退をせざるを得なくなります。 また、内定辞退をする基準として、「転勤が多いかどうか」というものもあります。特に長距離の場合は、見知らぬ土地に転勤になってそこでの新しい生活に不安を抱くことや、家族や友人と離れたくないことから、転勤の頻度を考えた末に内定辞退に至ることもあります。 このほか、仕事の内容や自らの適性も判断材料となるケースもあります。

内定辞退の意思を電話などで伝える方法

さて、内定辞退の意思を伝えるには当たり前のことですが、電話などで伝えることになります。それではどのような伝え方が適切なのでしょうか。

電話で伝える場合

内定辞退を電話で伝える場合は、まず電話をかける時間に注意しなければいけません。始業時間である8~9時の間(もっとも職員がせわしなく動いている時間帯)、昼食休憩の時間帯である12~13時の間、そして終業し帰り支度を始めている17時前後は避けるべきです。 理想の時間としては、午前中ならば10時から11時台、午後ならば14時から16時の間がよいでしょう。次に切り出し方ですが、正直に用件を述べましょう。この時くどくどと言うのはよくありません。担当の人も多忙な中、電話応対しているのですから。 そして、理由についてですが、公務員の場合であれば、率直に伝えても大丈夫です。特に中央省庁や比較的採用数の多い地方自治体(東京都や23区など)は、内定辞退が例年多いことを踏まえて、多めに採用予定数を確保しているためです。 採用数がそんなに多くない場合でも、内定辞退をする人が出るのは例年のことであるため、向こうもそんなに気にはしていません。ただし、内定辞退の理由として、「第一志望の役所(企業)の〇〇から内定をもらった」といったものは心証を悪くし、トラブルになる可能性もあります。このような物言いは、言い換えると「あなたのところはもういいです」と言っているように聞こえるためです。 いずれにせよ、最終的には内定辞退を受けて、事務処理されることになります。

メールで伝える場合

次にメールで内定辞退の意思を伝える場合ですが、電話に比べると確実に伝わったかがわかりにくいからです。そのうえ、内定辞退そのものがせっかく内定を出してもらったものを蹴ることへの一種の謝罪を意味していており、それを一方的にメールで内定辞退するのは失礼にあたります。このためメールで内定辞退の意思を伝えるのはあまりおすすめできません。 どうしても電話以外で伝えたい場合は、手紙という方法もあります。もちろん、直筆で書く方が誠意が伝わるというものです。ただ、この場合はあらかじめ内定辞退の手紙の送り先をよく考えたほうがよいでしょう。職員課の人事担当者が明らかな場合はその方に送るといいです。この点をぼかしてしまうと、送られた方はどの部署で処理すればよいかわからなくなり、それがかえって仕事の邪魔にもなりかねないためです。

電話で伝えるのがベスト

メールや手紙の伝え方にも触れましたが、やはり電話で伝えるのがベストといえます。 というのは、電話で伝える方が一番確実に自分の意思を採用担当の職員に伝えることができるためです。そのうえ、先ほども書いたように内定辞退そのものが謝罪の意思であるため、誠意をきちんと伝えるという意味においても、電話が最適な手段といえます。 より誠意を示したいのであれば、電話し終わった後に、内定辞退書や手紙を送るという方法もあります。内定辞退書の書き方の順は、挨拶→内定を出したことへのお礼→内定辞退の意思表示→内定辞退の理由→結び、というものです。分量は便箋1枚程度がよいでしょう。

民間企業と併願している場合

公務員の内定辞退の理由として、志望している業界や、民間企業から内定をもらったうえ、その企業で働きたいと思っている、ということもあるでしょう。ここでは、そういった場合の内定辞退の方法を紹介しておきます。 こちらも基本的には、正直に内定辞退したい旨と、もし聞かれればその理由を伝えるのが適しています。先ほども書いたように、公務員試験を行う各役所では、例年のように内定辞退をする人が出てきていますので、採用担当の職員もそこは織り込み済みのためです。 民間企業と併願していて、そこからも内定をもらった場合、業界や業種の違いを理由に断るというのも手です。また、自分の適性に基づいて判断した結果、その業界の方があっていると判断した旨を伝えるのもありでしょう。 もちろん、この場合でも、「第一志望の〇〇から内定をもらったため」という理由はご法度です。

公務員の内定辞退の時期について

公務員の内定辞退のタイミングは?

公務員の内定辞退はいつごろやればよいのでしょうか。 結論から先に書けば、内定辞退をすることを心に決めた時点です。言い換えれば、早ければ早いほど好印象になるでしょう。また、役所としても内定辞退をするのならできるだけ早めにしてほしいというのが本音です。 というのは、公務員の場合、その年の採用人数が役所の予算の範囲内であらかじめ決まっているため、内定者数の状況によっては追加の試験を実施や、不合格者の繰り上げ合格などの措置が必要になってくるためです。 採用する側が早めに行動することができるよう気遣うという意味でも、内定辞退をすることに決めたら早めに連絡するようにしましょう。

公務員の内定辞退はいつまで受け付けている?

さらに気になるのが、公務員の内定辞退はいつまで受け付けているか。ということです。 これも結論から先に書くと、4月の2週間前まで、つまりは3月半ばくらいまでです。このため、年度のかなりギリギリまで内定辞退が可能なのです。 このため、かなり後の時期まで公務員になるべきか、民間企業でもう少し自分の志望に合っていそうなところが見つかるまで頑張るべきかについて悩みに悩んでいる人にとっては、3月前半まで考える機会がある、と考えて行動しても大丈夫です。

内定自体の決心ができたら

公務員の内定辞退について見てきましたが、いかがでしたか。 公務員の内定の辞退は、電話で伝えるのが一番といえます。それは、電話の方が採用担当の職員に確実に伝えることができるうえ、内定辞退が一種の謝罪の意思表示である以上、誠意を示すには最適な手段だからです。ただ、役所の方も毎年内定辞退者が出ていることを織り込み済みであるため、あまり緊張することなく率直に伝えましょう。 そして、内定辞退を伝えるタイミングは決心したら早めに伝えると良いでしょう。役所の方も内定辞退の状況によっては追加の試験を実施するなどの措置が必要なためです。なお、内定辞退は3月半ばごろまで可能ですので、じっくり考える時間があるともいえます。 そのため、内定を辞退するにしてもあまり大慌てでやる必要はないということです。

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