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作業効率改善のコツ・どのくらい効率化されたかを測る方法

初回公開日:2017年04月30日

更新日:2020年03月09日

記載されている内容は2017年04月30日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネススキル

「作業効率を上げる」、、という言葉は、会社勤めの経験がある方には聞き覚えの多い言葉だと思います。しかし、一口に作業効率と言っても、どのような方法が一番良いのか、どのくらい効率化されたかはどう見ればいいのか、悩んだことがある人もいるのではないでしょうか。

作業効率改善のコツ

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どうして効率化しなければいけないかを考える

仕事をしていれば、自分の力量以上に仕事をしたいと思うようになるでしょう。高みを目指していれば、現状の自分には一切満足せずに、常に仕事をしたいという状況です。しかし、一日の時間は限られていますから、そうはいきません。そういう時に、生まれてくるのが作業効率化です。作業効率を改善したいと思っているなら、なぜ効率化しなければならないのかを考えることが重要です。 仮にも、仕事量を増やしたいからという理由で作業効率化を行ってしまうと、時間の無駄になってしまいます。作業効率化をするにしても、時間がかかってしまいますし、その間も仕事を同じ量こなさなければなりません。漠然とした理由で作業効率化を考えているなら、その時点で考えを改めたほうがよいでしょう。

効率化のメリットを列挙する

作業効率化をしたいと思ったときは、やはりメリットを列挙することが重要でしょう。メリットが多ければ多いほど、作業効率を改善するためのヒントが生まれてきます。しかし、メリットが少なければ、そもそも作業効率を向上する必要はないのです。自分にとって、仕事量が増えるということや、仕事に着手できる時間が減るということを考えればよいです。 作業効率を改善するにも時間が必要となりますし、何よりメリットを列挙するのは重要なことです。

作業効率向上方法

作業効率向上方法
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シーンに合わせた作業効率向上方法

作業効率を向上するためには、シーンに合わせた向上方法が必要になってきます。これは、工場でのライン作業とデスクワークでは大きく異なってきます。工場で作業効率を向上したいと思っているなら、やはり新しい機械を導入することになるでしょう。それ以外には、人的に増やせると判断した部署の要員を増やすということも効率化の一つです。デスクワークに関しては、やはりソフトなどを導入するか、社員を増やすかということになります。 ですが、作業効率が悪いと感じている会社のほとんどは、勤労意欲が薄れていることも課題として挙げられます。現状のままでは現状の力量しか発揮できないというのは、会社全体に問題があるのです。

共通しているものとは?

作業効率を向上する上で、共通しているのは、新しいことを始めるということです。工場では、機械を導入するでしょうし、企業はソフトなどを導入します。単純に新しいことを始めるというときは、新規事業を立ち上げるか、作業効率を向上するかのどちらかです。会社にとって、工場にとってそれがメリットのある行動であれば、作業効率向上は成功したといえるでしょう。 しかし、メリットがない場合は、口をそろえて「効率化したのに効率化できない」というようになります。作業効率向上が見込めないという共通点は、やはり効率化の方法がその会社や工場に対して適していないのです。適した方法で作業効率を向上させれば、社員の勤労意欲につながることでしょう。

作業効率化のコツ

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効率化から数か月は様子を見る

作業効率化をしたいと考えているなら、メリットを列挙して向上することが重要です。しかし、うまく作業効率化をしたいと思うなら、効率化してからは様子を見ることが必要になってきます。 よく、効率化を図ったのに、うまく効率化ができていないということがあります。工場では、機械を導入したのに、作業効率が今までと変わらないということもあります。デスクワークでは、ソフトを導入したのに、全く利益につながらないということもあります。この状態で放置してしまうと、無駄な出費を増やしてしまうだけであり、意味がなくなってしまいます。作業効率化をすることはいいことですが、効率化しただけで満足しないことも重要です。

効率化前と比較する

作業効率化をしたいと思っているなら、効率化前と比較してみるとよいでしょう。最も簡単に比較できるのは、業績です。工場であれば、月の生産数でも良いでしょう。機械を導入する前と導入した後の数値を挙げてみて、最低でも一週間は数値を記録しておくとよいです。 それで順調に業績が伸びているのであれば、作業効率化が進んでいるといえます。数値を記録して、業績が伸びないようであれば、どこかにミスがあるのでトラブルシューティングを行うべきです。単純に導入するだけでは、効率化を図ることができませんし、その後が重要だということを念頭に入れておかなければなりません。

作業効率改善の事例

作業効率改善の事例
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広告代理店の作業効率化事例

一般的に、IT企業は残業が多い業界と言われていますが、作業効率化を図っている企業は少なくありません。中でも広告代理店では、クライアントの要望を聞きながら、広告を運用していくので効率化が非常に重要になります。広告代理店で働いている人は、月の決められた予算で運用するというのが、プレッシャーになることもあります。 そこで、生まれたのが広告の自動入札ツールです。入札というのは、広告費用のことであり、月の決められた予算をオーバーしないためにも自動化は非常に役に立ちます。然るべき広告枠に、適切な入札価格で広告を配信するというのは、作業効率化につながるでしょう。広告を運用することも仕事ですが、クライアントの要望に応えることが一番の仕事なので、運用だけに時間は割けないのです。そのためにも、自動化をすることによって作業効率化を図っている代理店も少なくないのです。

工場での作業効率化事例

工場では、業績を上げるために様々な試行錯誤が行われています。その中でも、作業効率を上げるためには、それなりの努力が必要になってくるのです。単純に、人員を増やしただけでは、人件費がかかってしまい、効率化どころか非効率になってしまいます。機械を導入しただけでは、効率化を図ることもできなければ、固定費がかかってしまいます。 作業効率化事例として、機械の導入と適切な人員の確保があげられます。導入するタイミングにしても、人員の確保にしても、工場にとってメリットがあると判断した場合にのみ行われるのです。デスクワークでは、ソフトを導入すれば、使い方を間違えない限り作業効率は自然と上がっていくでしょう。しかし、工場では単純に機械を導入するだけでは、効率化は図れないのです。業績も上がり始めて、内部留保ができるほどの資金があれば、効率化に充てるという感じです。

作業効率の計算方法と計算式

マンパワーを知りたい場合

作業効率の計算方法は、大きく分けてマンパワーの計算式とパーセンテージの計算式があります。マンパワーの計算式は、[A×時間]=[A'×X]で表すことができます。 A=在籍している社員 A'=効率化を図った後の社員数 という計算式です。仮に、10人の社員でやっている仕事を、20人で着手した場合にどのくらいの時短ができるかと考えるとします。単純に10人で10時間かけている仕事を、20人で行うとすれば、半分の5時間になります。 機械に当てはめると、非常にわかりやすくなるでしょう。工場では、新しく機会を導入するとなったときに、機械を導入した後にどのくらいの生産数になるかを計算します。そして、それが企業にとってメリットになれば、導入するというわけです。

効率化の推移を知りたい場合

効率化をする場合に、効率化した前の数値と効率化した後の推移を知りたい場合があります。これは、やはり業績に数値が一番現れるので、前月の業績を導入後の月で割るとよいでしょう。そのため計算式は、[前月業績]/[今月業績]となります。この方法では、月単位ではなく週単位でも推移の確認が可能になります。効率化を安定化させたいと思っているなら、こまめに行ってみるとよいでしょう。

スマートな効率化を目指そう

いかがでしたでしょうか。作業の効率化は難しいところもありますが、上手く効率化を図ることができれば会社にとっても社員にとてもメリットになります。試行錯誤を重ねつつ、スマートな効率化を目指してくださいね。

今の仕事を続けていいのか不安に感じる

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