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総務事務の志望動機の書き方・例文|新卒・転職・未経験の場合

書類選考・ES

総務事務とは、会社において必ず存在する業務であり、非常に幅広く、深い知識を求められる業務です。採用担当者はどのような志望動機を求めているのでしょうか。総務事務に必要なポイントをおさえ、内定獲得に向けて、あなたの志望動機を作りあげましょう。

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まずは総務の業務内容を知ろう

総務の仕事とは、主に会社で働く社員のフォロー、そして会社自体のフォローといえるのではないでしょうか。社員が使用する備品のあらゆる管理・メンテナンス。社員の福利厚生、慶弔業務、イベント遂行、イントラ管理、社外HP管理等々。 会社によっても多少違うものの、必ずやらなくてはいけないものはどの会社も一緒なので、中途採用で総務経験者を要望しているところは即戦力として待遇されることと思います。仕事の内容も多く、長年関わっている方でもわからない案件は出てくると思います。そして一つ一つの業務内容はまったく違います。 例えば厚生年金の管理は、非常に計算力が問われますし、金額を間違えると社員のお給料から誤った金額を天引きしてしまうことになるため、非常に難しく、高度な知識が必要です。在庫を管理する等、比較的未経験者でも対応しやすい案件からベテランでないと難しい案件まで非常に幅広い事務と言えるでしょう。

総務に適している人材とは?

①コミュニケーション能力が高いこと

会社には色々な部署があります。技術職として黙々と作業する部署や、新しい企画を立ち上げる部署。社外のお客様と関わっても、社内全員の人と関わるということはあまりないはずです。ぜいぜい所属部署と作業の連携先部署いくつかだと思われます。 しかし、総務事務の相手はまず社員です。社員のお世話をするわけですから、社員の慶弔や福利厚生等はまずどの会社にもある事務作業ですので、社員と有効なコミュニケーションがとれないと始まりません。コミュニケーション能力の高さを確実に志望動機でアピールしましょう。更に、社員に快適に働いてもらうためにも、ただコミュニケーションすればいいのではなく、社員をお客様のよう思うことが大事です。よく、総務は雑用だと思っている方もいますが、そうではありません。 とても広く深く、大切で難しい仕事を多く抱えています。決して社外のお客様と直接的な接点はありませんが、接している社員を通じて社外のお客様があるわけですから、縁の下の力持ちとして中から支えようという前向きな精神が必要です。社員から信頼される総務事務員となることで、円滑に業務進めることができ、社員自身の自社への信頼につながると思います。逆を言えば、社員の会社へのイメージは総務にあるともいえると思います。

②インプットしたことを社員にわかりやすくアウトプットできること

総務の事務は非常に多岐にわたります。そのため、どんなにベテランの人でも、自分の受け持っている仕事のこと以外を専門的に知っている総務事務担当者は少ないと思います。そして、外部の会社や国の施設と連絡を取って作業をすすめ、その内容をわからない総務事務メンバーや上司、もしくは社員に直接説明する機会が多々あります。 その時に、自分は知っていても相手は知らないからといってイライラするようでは総務事務は難しいと言えます。相手の立場に立って、難しい内容をかみ砕いてわかりやすく相手に伝える能力が非常に問われます。これは思っているより難しく、総務からもらった情報じゃまったくわからないと、社員から苦情が来るという光景を何度も見たことがあります。常に相手の立場に立って説明上手になること。これが非常に求められます。

③地道にコツコツ、一度完了した事務を次につなげる向上心の必要性

総務の仕事は、事務の幅だけでなく、量も裁かなくてはなりません。安定したスキルで地道にコツコツやる作業も多々あります。一方で、幅も広いため、よく起こる事務からレアな案件まで多岐にわたります。問題はレアな案件が発生したときに次に生かせるか。レアな案件なほど、一度やったことがあるのとないのでは大きく違います。 レアな案件が解決された際には、再度生じたときのために備えておくことが非常に大事になるのです。これを怠ると、案件解決までかかる時間も大幅に変わってきますし、効率が悪くなります。仕事に対して向上心を持ち、スキルをさらに研鑽する努力ができる人材は非常に総務に向いていると思われます。

新卒・転職・未経験者別の志望動機と例文

ここでは、新卒の学生、転職者、未経験の方別に志望動機の例文を見ていきます。ぜひ、自身の志望動機の参考にしてください。

新卒の場合の総務事務の志望動機

新卒で総務事務を志望することで一番大事なことは、「コミュニケーション能力が高い人間」と思わせるために志望動機で確実にアピールすることです。知識はもちろん最低限学ぶ必要はあると思いますが、会社ごとに様々な総務の仕事があり、一概に実務経験のない人間が知識を学ぼうとしても限界があります。より深い知識は会社に入ってから学べますが、大学生ならではのサークル・部活動やアルバイト経験等からコミュニケーション能力は今すぐにでも身につける努力が可能です。これらを存分に利用した志望動機の例文を作成してみましょう。志望動機

●私は大学時代、サッカーのサークル活動でマネージャーをしておりました。自分自身が運動面で自信がなく、サッカー観戦が好きだったのでサークルに加入したのですが、実際の自分の役割は選手たちのフォロー・ケアを主とする仕事ばかりで、当初は戸惑いもありました。 それでも4年間がんばってこれたのは、「ありがとう」「助かるよ」という選手たちからの言葉でした。決して、自分自身が試合に出ているわけではありませんでしたが、チームの一員として一喜一憂しましたし、なによりも縁の下の力持ちとしてチームメイトの力になれていることがうれしかったです。 また、サークル自体の人数も多かったので、運営や設営面において、協調性とコミュニケーションスキルを学ぶことが出来たことが、私にとっても非常に貴重な経験になり、強みとなりました。そうした経験から、御社において、会社の内側から社員の方のフォローをする立場である総務事務という業務に興味を持ち、志望させていただきました。 直接外部のお客様と接するようなお仕事ではないのかもしれませんが、外部のお客様と接する社員の方が気持ちよく仕事に従事していけるよう、内側から社員の方を支える業務に携わり、自分自身の今まで培ってきたスキルを御社で発揮していきたいと考えております。以上が私の御社への志望動機です。

転職者の場合の総務事務の志望動機

総務事務のスキルがあるのは非常に有利です。ただ、総務といっても簡単な作業から難易度が高いものまで様々。自分は難易度のある事務をどの年月こなしていたか、総務担当者であればその事務の煩雑さはどの会社でもすぐにわかります。 自分が具体的にどのような総務事務スキルを持っているのかを志望動機にてアピールしましょう。特に健康保険、厚生年金保険、介護保険の支払いを扱う事務作業は毎月中日から末日にかけて忙しく、さらに決算、年度末異動や新入社員の処理等々非常に煩雑です。このスキルを持っている人は非常に重宝されます。このスキルを軸にして志望動機の例文を作成してみましょう。

●私は前職で総務事務を担当しておりました。特に難易度の高い健康保険・厚生年金保険・介護保険の支払い、決算業務は社員数も多い会社でしたので非常に煩雑でした。 経験を積んでいる部署の方や上司と連携し、常に効率よく仕事を進めるためにオリジナルの早見表を作成して共有したり、ハローワークや厚生年金の担当の方と連携して前月の異動の推移を早めに取り寄せ、納税までにスムーズに計算作業に移れるように自分なりに工夫をして事務の効率化を図って参りました。 このようなスキルを活かして、御社の社員を会社の中からサポートし、そのサポートが間接的に社外のお客様につながっていることと信じて一層邁進していきたいと考えています。 また、総務は会社の顔である役割も兼ねていると思いますので、私自身が社員を前面にサポートすることで、社員の会社への信頼向上につながり、それが結果的にお客様満足度UPにつながるような循環を生み出すと私は考えます。その循環を生み出せるよう、是非私も貢献させていただきたいと思っております。以上が私の御社への志望動機です。

未経験者の場合の総務事務の志望動機

新卒編と同様、未経験者に必要なものもやはり「コミュニケーションスキルの高さ」です。ただ、新卒と違う点は、実際に総務事務は未経験者でも、社会に出て仕事をし、その仕事を通して学んだ実績があるということです。前職のスキルで学んだことを総務事務にどのよう活かすことができるか。これが非常に問われます。前職で培ったスキルを中心に志望動機の例文を作成していきましょう。

●私は前職で営業の仕事に携わっておりました。そこで様々な人に出会い、契約をいただく厳しさを学びました。初めての営業の仕事に、慣れないうちは失敗も多く、お客様とお話をすることが怖いと思う時期もありました。 しかし、地道にこつこつ、お客様と積極的にコミュニケーションをとることを常に一番に考え行動していくうちに、お客様とお話することが私の喜びとなり、契約もついてくるようになりました。お客様の「ありがとう」に応えたいという気持ちが私をここまで突き動かしてくれたのだと思います。お客様の立場に立ち、お客様にわかりやすい言葉を常に選ぶように心がけてお客様対応に努めて参りました。 そして、今までは営業一本でやってきた私ですが、営業以外の仕事で自分自身を試してみたいと思い、総務を志望させていただきました。社内にいたときに、営業以外でかかわった業務で印象的な部署が総務部であり、営業しかわからない私をフォローしてくれ、常にわかりやすく説明をしてくれ方々がとても印象的でした。 そういった部分では、業務内容は違えど、総務と営業、通ずる部分があると私は考えます。知識は浅いかもしれませんが、営業で培ったコミュニケーション能力を発揮し、縁の下の力持ちとして御社の社員の方を内側から支えていきたいと考えております。以上が私の志望動機です。

どこにいっても必要になる総務事務のスキル

いかがでしたでしょうか。 総務事務の知識は、全会社共通の知識もあれば、その会社独特のものもあったりと、非常に多岐にわたります。ただ、一つ言えることは、自分自身にも非常に役立つ事務であるということです。 会社に勤めていても、なかなか福利厚生や社会保険のことなど、自分に関わることだとわかっていても、知らないという方は非常にたくさんいらっしゃいます。そういう方たちのための総務事務なのですが、逆を言えば、自分自身が有意義な会社生活を送るためにも非常に役立つ知識ばかりです。 更にコミュニケーション能力も磨くことができ、自分のためにも会社のためにもなるのが総務業務という職種です。上記の例文や考え方を参考に総務事務の志望動機を作りましょう。

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