IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

固定資産台帳とは|エクセルでの作り方/整備方法/書き方/様式

書き方・例文

法人や個人事業主が保有している減価償却などの対象となっている資産の明細を記録した台帳である固定資産台帳ですが、よくわからないという方も多いのではないでしょうか。この記事では固定資産台帳について紹介します。固定資産台帳とはなにか気になる方はぜひ読んでみて下さい。

更新日時:

固定資産台帳とは

固定資産台帳とは、法人や個人事業主が保有している減価償却などの対象となっている資産の明細を記録した台帳となります。固定資産というのは、非常に重要なものですので、その管理であったり、帳簿との整合性や減価償却費の適切な計上のもととなるのが、この固定資産台帳となります。固定資産台帳は固定資産の保有数が多ければ、重要度は増します。例えば、ホテルなどの運営会社などであれば、それこそ固定資産だらけとなりますので、固定資産台帳を管理するだけの仕事というのも存在します。このように固定資産台帳とは事業を行ううえで必ず必要となる帳簿類の一つということになります。

固定資産台帳のエクセルでの作り方

固定資産台帳ですが、いろいろと作成をする方法があります。大きな企業ですと、システムで管理をするのが当たり前ですが、個人事業主などの小規模の事業者になりますと、そういったシステムを導入せずにマイクロソフトのアプリケーションのひとつであるエクセルで管理をすることが適したやりかたと言えます。 では、エクセルで固定資産台帳を作成する方法とは一体どのようにやればいいかというと、作り方はシンプルで、縦軸に固定資産の名称などの明細を記載し、横軸に必要項目を記載していきます。必要項目は固定資産番号・名称・取得日・取得価額・未償却残額・耐用年数・償却開始日・資産の種類・減価償却費累計額・保有場所など、必要な情報を漏れなく記載していきます。減価償却費などは耐用年数から関数で算出できるようにすれば非常に楽になりますし、ヒューマンエラーもおこらなくなります。

固定資産台帳の整備方法

固定資産台帳というのは、一度作成しておしまいではなく、資産の取得や除却、売却などによって資産の増減がある都度、整備をしていかないといけません。整備の方法としては、まずは取得や廃棄、売却があったという情報を網羅する部署が必要です。小規模の個人事業等であれば、目の前の資産がなくなればそれはわかりますが、いくつも拠点がある企業などは、そういった事実を認知するためには、報告や申請が必須となります。ですので、固定資産の取得や廃棄、売却をする場合はその所轄部署に申請書などで申請をし、決裁を受けた後に実際に取得や廃棄、売却を行います。その事実をもとに固定資産台帳に履歴をつけていきます。固定資産台帳を所轄する部署は本社機能を有する経理や総務などが適任となります。 また、上記のような申請の漏れを確かめるために年に一度は固定資産の実査を行い、固定資産台帳に記載している資産の現物があるかというのを確認して整備をすることがなお良い方法となります。

固定資産台帳の書き方と様式

固定資産台帳はどのように管理をするかで書き方や様式が変わってきます。小規模事業者であれば、それこそ紙ベースなどで管理をすることも可能ですが、取得数が多い企業ですと、システム上で管理をすることになります。今のシステムであれば、固定資産台帳に必要な情報を漏れなく入れれたり、写真などもアップロードして、保存することもできます。また、弥生会計などのスタンドアローンの会計ソフトでも固定資産台帳は管理をすることができます。手書きというのはさすがにこれからさらに少なくなっていき、こういったシステムに移行していく流れとなるでしょう。

固定資産台帳はなぜ必要か

固定資産台帳はなぜ必要かというと必要な帳簿として、固定資産台帳が指定されているので、仕方がなく作成をしているという考え方ではなく、固定資産台帳というものを実際の事務作業や経営に活用することが必要です。 例えば、事務作業であれば、資産を保有している法人や個人事業主であれば、毎年1月1日時点で保有している資産に対してし償却資産税というものがかかってきます。これは各地方自治体から申請の用紙が届くので、そこに記載するなりして申請をしなければいけません。こういった申請の事務作業も固定資産台帳を整備しておいて、どこにどの資産があるかというのを明確にしておけば、スムーズに進めることができます。 また、固定資産台帳を基に月々の減価償却費を算出できれば、経営者がどれくらい減価償却がかかるのかというのを見ることができるとともに、試算表には合計でしかない資産勘定科目の内訳を見ることができるので、どういった資産を保有し、どれくらいの価格で取得したかというのが、一目瞭然となります。このように固定資産台帳を活用することが必要となります。

固定資産台帳の整合性

固定資産台帳を作成する上で大切なのは、試算表との整合性です。固定資産台帳の残高と貸借対照表の固定資産の各勘定科目の残高が合っていなかったり、損益計算書の減価償却費の残高が合っていないというのは、管理できていないということになりますので、固定資産台帳の大原則として、こういった試算表との残高照合は必須となります。

固定資産台帳に記載しないといけない資産

固定資産台帳に記載しないといけない資産は10万円以上の資産となります。会計上減価償却が不要である一括償却資産も記載をしないといけません。なぜなら税務申告のときに固定資産台帳を基に一括償却資産の申告を行うからです。資産の種類としては、試算表上固定資産となる。建物・構築物・機械・車輌・工具器具備品・ソフトウェア・商標権などが対象となります。これらを取得した際や廃棄、売却をした際は漏らさず固定資産台帳に記載をしましょう。

固定資産台帳とシステムの連動

固定資産台帳の実務としては、システムに入力をすれば、自動的に減価償却費を算出してくれるというものがほとんどです。市販で売っている弥生会計や会計王などのソフトもそういった処理をすることができます。ですので、固定資産台帳をシステム上に登録してしまえば、減価償却費や固定資産科目の仕訳を自動的に行ってくれるので、非常に減価償却費の計算が楽になります。 簿記の試験のように減価償却費を手計算で行うというのは、こういった固定資産台帳とシステム、会計帳簿との連動が行われている企業ではほとんどないのが現状です。ですので、固定資産台帳は入力をするだけなら会計の知識が無くても、システムを上手に扱うことなどがあればできてしまいます。

固定資産台帳の保存期間

請求書などは税務上の保存期間というのは、その年度末の7年と2か月となります。それ以上は保存しなくてもいいというのは、税法で定められています。固定資産台帳の保存期間はというと同じく7年と2か月となります。請求書等と違うところは、固定資産台帳というのは常に最新の情報にアップロードされ、また過去の履歴は残りますので、作成したそれが全てではなく、今あるものは過去の積み重ねのものということになります。ですので、固定資産台帳は過去のものを廃棄してしまっても履歴は見えるようにしておくことをおすすめします。

固定資産台帳のより良い管理方法

固定資産台帳はシステム入力や記載などをして現物と固定資産台帳に記載された資産、さらには帳簿との整合性が取れていれば立派に管理がされているかと思います。しかしながら、さらに管理を良くするためには、これらの資産の取得に係る請求書や納品書、稟議書、見積書などを別途添付しておくことにより、管理レベルは向上します。なぜかというと、資産というのは取得価額の根拠というものが必要です。その根拠の書類となるのが上記のような書類です。確かにこれを基に帳簿をつけているので、その帳簿と固定資産台帳の整合性が取れれば、合っていると言ってもいいと思います。 しかしながら、客観的に見た時にそれが合っているかどうかというのは、わかりません。客観的に合っているとわかるのは、やはりそういった請求書等の書類となります。固定資産台帳を外部の人間から見られることはあります。それは、税務調査や会計監査のときです。そういったときには必ず固定資産台帳に登録してある資産の請求書等を求められます。ですので、あらかじめ固定資産台帳に添付しておくことにより、そういった要件を満たすことができるのです。

関連タグ

アクセスランキング