「下記のとおり」を使用する時のルールって？例文も併せて紹介

出典: 明るいオフィスでMBAを触る女性社員の写真素材 - ぱくたそ

ビジネス文書は、社内での伝達を確実に行うための「社内文書」、取引先との取引を円滑に行うための「社外文書」、社外の人に向けてお祝いやお悔やみなどの気持ちを伝えるための「社交文書」の３つに分けられます。 書式は、社内、社外文書いずれも共通で、A4、１枚が基本です。ですので要点をコンパクトにまとめることがポイントです。どうしても補足が必要で１枚に書ききれない場合は、補足事項を添付資料にします。構成は、「前付、本文、付記」大まかに分けると３つに分けられます。 「前付」には定型があり、それをおさえて書くことが大切です。 ・文書番号 一番右上に文書番号を付けると管理しやすく、企業として取引先に信用を与えることにもなります。ただし、文書番号は省略される場合もあります。 ・発信年月日 文書番号のすぐ下に記載します。日付は文書の作成日ではなく発信日を記載します。また、発信年度については、一般的に元号を使うことが多いと言われています。 ・宛名 宛名は文書の左上で、高さは発信年月日の１行下あたりに記載します。企業や組織に当てて出す場合は、正式名称で１字あけて「御中」とします。特定の誰かに宛てる場合は、敬称は「様」を使いますが、複数の人に宛てる場合は「人事課各位」などとします。 ・発信者名 宛名より１行下げた右上に宛名と同じ書き方で記載します。社外文書はそれ自体が公的なものですので、一般的には自分の名前ではなく、直属の上司、または職権を持つ管理者の名前で出します。社内規定がある場合が多いので、書く前に確認しておきましょう。 「本文」は、一番大事な部分で、内容は件名・タイトルから始まって、伝えたいことを主文に書きます。 ・件名 大事なことは「一目で分かるように簡潔に書く」。その文書の内容を端的に表す言葉を件名として選びましょう。 ・頭語 「頭語」は社外文書のみで使用します。通常は「拝啓」、丁寧さを出したい場合は「謹啓」で頭語を入れる際には、１字下げをしないでいきなり書き始めます。拝啓の後に「、」はいれません。 ・時候の挨拶 頭語の後に、１字空けて時候の挨拶でも問題ありませんが、改行して１文字分開けてから時候の挨拶を書き始めると丁寧さが増します。 ・感謝の挨拶 時候の挨拶の後に続けるのが感謝の挨拶になり、一般的な定型文そのまま使えば問題ありません。 ・用件 時候・感謝の挨拶の後、改行して、「さて、」という言葉で、結論の前段階の「用件」を記載します。大切なことは最初に結論を持ってくることです。「結論」→「概要」と書くことで目的が相手に伝わりやすくなります。 ・結論 用件を記載したのちに、こちらの方から伝えたいことやお願いしたいことを「つきましては、」という言葉の後に書きます。相手にとって理解がしやすく、好印象を与えることが出来る１文あたり３０～５０字程度の短文を心がけるとともに「記書き」で要点を明確化させましょう。 ・結語 結語は頭語とワンセットになっています。通常は「拝啓・敬具」を使用し、丁寧さを出したい場合は「謹啓・謹白（または敬白）」を使用します。本文の最後で改行して、次の行で右揃えにするのが一般的です。 「付記」はメインである本文に付け足したい情報を書きます。ビジネス文書では、「追伸」「P.S.」は使わず、「なお・・・・」と書くのが一般的です。 また、公式文書である場合は、追記はNGです。なぜなら「言い忘れたことがあるなら書き直す」のがマナーだからです。ただし日常的にやり取りする文書なら、注意を喚起するテクニックとして「なお」書きが使えます。

社内に発信する「社内宛て文書」は、用件を単刀直入に伝えるのが重要なため丁寧すぎる必要はありません。したがって、「頭語」「時候の挨拶」「結語」が不要になります。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　令和４年〇月〇日 社員各位 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　総務部　山本一郎 　　　　　　　　　　　　　　社員旅行のお知らせ 毎年恒例の社員旅行を下記の通り実施いたします。皆様奮ってご参加頂きます様お願い申し上げます。 尚、欠席の方は総務部山本まで早急にご連絡お願いいたします。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 　日時：令和４年〇月〇日（土）～〇日（日） 　行き先：○○温泉 　宿泊場所：○○温泉観光ホテル 　TEL:012-3456-7890 　集合時間：〇月〇日（土）午前〇時〇分 　集合場所：本社正面玄関前 当日の遅刻・欠席等緊急の連絡は、総務部山本（携帯090-1234-5678）まで必ずご連絡ください。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文書第１２３４５号 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　令和４年〇月〇日 　○○〇株式会社 　　○○課長　山本一郎様 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社△△△社 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　〇〇課長　伊藤和夫 　　　　　　　　　　　〇〇〇発送完了のお知らせ 拝啓　春陽の侯、貴社におかれましてはますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 　さて、〇月〇日付でご注文いただいた弊社「×××」を、〇月〇日に弊社より○○運輸にて下記の通り発送いたしました。 　つきましては、ご確認の上、同封の物品受領書をご返送くださいますようお願い申し上げます。 　まずは、出荷のご通知まで。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記 　発送商品 　　１、○○〇「〇〇〇」　　　　　〇台 　　２、「〇〇〇」パンフレット　　〇部 　同封書類 　　１、納品書　　　　　　　　　　１通 　　２、物品受領書　　　　　　　　１通 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　担当　〇〇部〇〇課　山口 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　電話　12-3456-7890

「下記のとおり」は、文書が横書きの際に使われる言葉です。文章が縦書きの場合は、「下記のとおり」ではなく、左に記したとおりと言う意味の「左記のとおり」が使われます。

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メールの場合、「頭語」などの前文は必要ありません。「お世話になっております」または「先日はありがとうございました」などの簡単なあいさつ文から始めます。 また、文字を原則として左寄せにして入力するというビジネスメールの特性上、レイアウトを整えることが難しいので「記」や「以上」は省略できます。代わりに仕切り線などを使い本文を目立つように配慮しても良いでしょう。 ただし、社内ルールで記書きする場合もありますので、慣習的に間違いではないかを確認することも必要です。

件名：新商品の発表会について（株式会社□□・○○） 平素よりお世話になっております。 株式会社□□・○○（名字）でございます。 さて、先日連絡を差し上げました、新商品の発表会についてですが、開催日時及び開催場所を下記のとおり決定いたしました。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ 日時：〇月〇日（〇）　〇時から〇時まで 場所：○○○○ －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ 以上、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 なお、ご都合が合わない場合、大変恐縮ではございますが〇月〇日までに○○までお知らせ頂けますと幸いです。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 署名 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝

件名「社員旅行のお知らせ」 社員各位 お疲れ様です。総務部山本一郎です。 毎年恒例の社員旅行を下記の通り実施いたします。皆様奮ってご参加頂きます様お願い申し上げます。 尚、欠席の方は総務部山本まで早急にご連絡をお願いいたします。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ ・日時：平成２９年〇月〇日（土）～〇日（日） ・行き先：○○温泉 ・宿泊場所：○○温泉観光ホテル ・TEL：012-3456-7890 ・集合時間：〇月〇日（土）午前〇時〇分 ・集合場所：本社正面玄関前 当日の遅刻・欠席等緊急の連絡は、総務部山本（携帯090-1234-5678）まで必ずご連絡ください。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ 以上、よろしくお願いします。 ～～～～～～～～～～～～～～ 総務部　総務課　 内線　５５５ 担当者　山本一郎 ～～～～～～～～～～～～～～

出典: 付箋とメモの写真素材 - ぱくたそ

ここでは、「下記のとおり」を使用した具体的な例文を紹介します。5種類の言い回しについて解説を含めて紹介していますので、ビジネスシーン等で使用する参考にしてください。