面接辞退のメールの書き方。面接を辞退するときの正しいメールの送り方【例文付き】

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面接辞退のメールの書き方。面接を辞退するときの正しいメールの送り方【例文付き】

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「第一志望の企業から内定をもらってしまった」「急な用事が入ってしまった」。就活をしていれば、こういったことで面接を辞退する 旨を企業に伝える機会があるのではないでしょうか。今回の記事では、そういった際の社会人として正しいメールの送り方をご紹介します。

面接辞退したいときの「メールの送り方」

それでは、実際のメールを送る際の具体的な注意点について見ていきましょう。

1、無断で辞退はマナー違反

これはもちろんのことですが、面接を無断で辞退する=すっぽかすことはマナー違反ですので厳禁です。時間を用意している企業側にも失礼です。また、当日に連絡することもどうしようもない場合以外はやめておいた方が無難でしょう。心証があまりよくありません。

2、件名はわかりやすく

これは辞退メールに限らず、就活に関するメールでは重要なことですが、件名だけでどんな用件かがわかるようにしておきましょう。人事の担当者は多忙ですので、わかりにくい件名にしてしまうと自分のメールが埋もれていってしまう可能性もあります。一目で開いてもらえる件名にしておきましょう。

3、用件を最初に書いておく

メールではまず大学・学部名・名前を名乗った上で簡単に挨拶をし、辞退する旨をはじめに書いておくといいでしょう。先に用件を書いておくことで、面接担当者も理解しやすくなります。

4、面接の辞退理由を明確にする

辞退理由は、ぼかして書いてもかまいません。人それぞれ事情があることですし、なんでもかんでも正直に話せばいいというものでもありません。また、まったく触れなくてもマナー違反とはなりません。ただ、どうしようもない事情があって当日のキャンセルになった場合などは、軽く説明を入れておいたほうが企業側も納得しやすいでしょう。

5、面接を辞退するときは、なるべく早い連絡を

面接を辞退したい場合は、やはりなるべく早く連絡を入れるのがマナーといえるでしょう。特に面接日程が既に決まってしまっているのであれば、企業の面接担当者たちはあなたのために時間を用意してくれています。できる限り早い段階で断りのメールを入れておきましょう。

「面接辞退」のメール例文

これらの注意点を守った上でのメールの例文は以下の通りです。この例文をぜひ参考にしてみてください。

株式会社□□
□□部 □□様

お世話になっております。
XX XX(自分の氏名)と申します。
△月△日△時から面接のお時間を頂戴しておりましたが、
諸般の事情により面接を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いて頂いていたにも関わらず大変申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科4年
XX XX
電話:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール:□□-□□@~

おわりに

いかがでしょうか。断りのメールを入れる機会は、就活中だけではなく社会人になってからも多くあると思います。メールの際のマナーをしっかり学んでおくとよいでしょう・

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