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面接辞退メールの書き方と例文・ポイント3つ・面接辞退のマナー

更新日:2020年08月14日

メールマナー

面接辞退のメールの書き方をご紹介いたします。面接辞退は億劫になるものです。しかし、しっかりとした事情があった上での面接辞退はむしろ積極的にしていかなければいけません。そんな面接辞退を行う上での面接辞退のメールの書き方や、面接辞退についてご紹介いたします。

面接を辞退するケースとは

「第一志望の企業から内定をもらってしまった」「急な用事が入ってしまった」など、就活をしていれば、こういったことで面接を辞退する旨を企業に伝えるケースがあるのではないでしょうか。 面接の辞退はあなただけではなく、就活を経験する多くの人が経験をする事です。 面接を進めながら、同時進行で他の企業への就活するのは当たり前だからです。そんな面接を辞退するケースから、今回は面接の辞退についてお話いたします。

志望度の高い企業と選考が被ってしまった

志望度の高い企業の選考と被ってしまった場合は、まず面接の辞退を考えるでしょう。 志望度の高い企業の選考と被ってしまったために面接辞退することは、失礼なことではありません。 それははあなたの将来のためにやっていることだからです。また、志望先でない企業の人事担当も本意ではないからです。 断りにくいでしょうが、メールで断りを入れても良いケースです。

すでに内定をもらっている

すでに内定をもらったというケースもあるでしょう。この場合は、内定先に就職するという意識がある場合には面接辞退をしましょう。 内定はあくまで、確定ではなく予定事項です。内定取消という最悪なケースも一応は視野に入れなければいけません。基本的には内定は複数持っておくのが就活の基本です。 内定があるという理由で、面接辞退を申し出る場合は、その旨を丁寧に記載をしたメールで丁重にお断りの連絡をしましょう。

面接辞退メールの書き方

面接辞退ということになれば、人事担当者に断りの連絡を入れなければなりません。無断で行かないなど言語道断です。断りの連絡に関しましてはメールで大丈夫です。 しっかりとした面接辞退のメールを送って、時間を割いてくれたお礼と断りの意思を明確にした連絡をしましょう。

面接辞退メールの書き方のポイント

面接辞退のメールの書き方のポイントをご紹介いたします。「件名はわかりやすく」「用件を最初に書いておく」 「面接の辞退理由を明確にする」の3つがポイントとなります。 3つのポイントを押さえて、しっかりとしたプラスのイメージを持って上で、面接辞退のメールを送りましょう。 では、ポイントごとに掘り下げていきます。

1「件名はわかりやすく」

これは辞退メールに限らず、就活に関するメールでは重要なことですが、件名だけでどんな用件かがわかるようにしておきましょう。 人事の担当者は多忙ですので、わかりにくい件名にしてしまうと自分のメールが埋もれていってしまう可能性もあります。一目で開いてもらえる件名にしておきましょう。

2「用件を最初に書いておく」

メールでは、まず大学・学部名・名前を名乗った上で簡単に挨拶をし、辞退する旨をはじめに書いておくと良いでしょう。先に用件を書いておくことで、面接担当者も理解しやすくなります。 面接先企業によっては、受験者の多いあまり、定型文を用意している場合があります。その時は要件さえ確認できるようにしておけば、人事担当の手間も省けます。

3「面接の辞退理由を明確にする」

辞退理由は、ぼかして書いてもかまいません。人それぞれ事情があることです。なんでもかんでも正直に話せばいいというものでもありません。 また、まったく触れなくてもマナー違反とはなりません。ただ、正当な理由がある限りは本当の事情をお話ししても大丈夫です。 しかし、どうしようもない事情があって当日のキャンセルになった場合などは、軽く説明を入れておいたほうが企業側も納得しやすいでしょう。

面接辞退メールの例文

面接辞退のメールの例文を4つ作成しておきました。もし、面接辞退のメールを書くことに困っていたら、この例文と、面接辞退メールのポイントを是非参考にしてみてください。

初回公開日:2016年11月21日

記載されている内容は2016年11月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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