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内定書類の封筒や添え状の書き方・郵送方法|間に合わない時の対処法

内定後

内定が決まってようやく安心という人も多いですが、内定後に提出しなければならない書類は意外とたくさんあります。内定が決まったからと安心してはいけません。書類提出のやりとりで入社後の評価に繋がることも充分あります。今回は失敗しない内定書類の取り扱い方を紹介します。

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内定書類の封筒や添え状の書き方+内定書類が来ない場合の対処法+内定書類の郵送方法+内定書類の提出が期限に遅れた場合の対処法

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内定書類とは

そもそも内定書類とはどういったものをイメージしているでしょうか。内定書類といってもこれだと明確に何かを指しているわけではありません。内定が決定した後、企業に提出しなければならないもろもろの書類のことを内定書類という場合もありますし、内定通知書のことを単に内定書類という場合もあります。

まずは内定書類についてどんなものがあるのか確認しておきましょう。

内定通知書

内定書類といってまず始めにイメージされるのは内定通知書です。これには企業が送り先の人物に対して採用の意志があると示したものです。採用のための条件や注意事項、いつから採用するかなどが書かれています。これに対して承諾書を提出することで雇用関係が成立します。内定通知書は企業がその人物に対して内定を出したという証明でもあります。何かトラブルがあった際にも使えるので大事に保管しておきましょう。

内定承諾書

企業が内定を通知するのが、内定通知書。それに対し、個人が企業に対して就職の意志があるということを示すのが内定承諾書です。これも大事な書類なのでしっかりと目を通し、丁寧に記入して返送しましょう。

年金手帳・給与振込先の届け出

就職後、保険料の支払いがあるため、年金手帳の提出が必要になります。しかし、提出は必要でも年金手帳の保管は個人で行うという場合もあるのでしっかり確認しておきましょう。紛失してしまった場合は社会保険事務所で再発行する必要があります。 また当たり前ですが、働けば給料がもらえます。給与の振込先を銀行のどの支店にするかなど届け出が必要になります。企業によって銀行の指定がありますので指定された銀行の口座を記入して届け出ましょう。その銀行の口座を持っていない場合はすぐに開設しましょう。

成績証明書・卒業証明書など

絶対というわけではありませんが、成績証明書や卒業証明書の提出を求める企業もあります。両方の提出が必要という場合もありますし、どちらか片方でいいという場合もありますので企業の指示に従いましょう。 また大学によっては成績証明書などの書類を発行するとすでに厳封されている場合もあります。この場合は開封せずにそのまま企業に送付しましょう。企業から開封して送付など特別な指示がない限りは開封しないように注意しましょう。

健康診断書

企業によっては健康診断書の提出を求めることもあります。これは大学での健康診断の結果を送っても構いません。年に一回大学での健康診断があるはずなので、必ず受診しておくようにしましょう。ここで受診していないと、近くの病院で自費で受診する必要があるので、就活前に必ず健康診断のことを頭に入れておきましょう。

その他

企業によっては上記以外の書類を求められる場合もあります。提出しなければならない書類は企業ごとに違うので、友人とも相談できず悩むこともあるかもしれません。 提出する書類は必ず企業からリストが送られているはずですからそれを見ながら抜け漏れがないように一つ一つチェックしましょう。どうしても分からない書類があったり、その時点では準備できない書類がある場合には担当者に連絡しておきましょう。 学校のシステムや内定時期によっては証明書の発行ができない場合もあります。連絡さえしておけば企業もきちんと対応してくれるので早めに連絡しておきましょう。

内定書類の提出

企業から内定通知書や内定に関わる書類が送られてきたら、できるだけ早く返送しましょう。素早く対応することでまじめな人だという印象を持ってもらうことができますし、それがビシネスマナーでもあります。 またこのときに気をつけたいのが封筒と添え状です。企業に書類の提出を求められたからといって、ただ書類を送ればいいのではありません。ここにもマナーが存在していますのでその点にも注意しましょう。

内定書類返送の封筒

封筒ぐらいと思ってはいけません。ここにもちゃんとマナーがあります。封筒の書き方や選び方一つで印象が変わるといっても過言ではありません。だからこそきちんと適切なものを選び、好印象が得られるように努めましょう。

封筒の大きさ

まず大事なのは封筒の大きさです。基本的には角形2号サイズのものを選びましょう。これはA4の用紙が折らずにそのまま入れることのできる大きさです。企業に書類を提出するときにはこの折らないということがポイントになります。折り目がついていると書類が読みにくくなり、悪印象ですので注意しましょう。 また企業からの内定通知書が三つ折りで送られてきた場合、お礼状などを送付するなら三つ折りにしても構いません。しかしこれは特例なので、基本的には折らずに封筒に入れるということを覚えておきましょう。

封筒の色

次に気をつけたい点が封筒の色です。茶封筒と白封筒で用途が違うのはご存知でしょうか。茶封筒はビジネス・事務関係の書類のやり取りに使われます。社内での資料の受け渡しや領収書などの郵送に使われることが主です。白封筒は履歴書やエントリーシートなどの応募書類と私信、つまりビジネスではない個人の手紙などに使用されます。 ビジネスでは取引先に資料を送るなど改まった場では白封筒を使います。茶封筒の用途のものを白封筒で代用するのは構いませんが、白封筒の用途のものを茶封筒で代用してはいけないとされていますので注意しましょう。 内定書類の返送についてですが基本的には白封筒・茶封筒のどちらを使っても構わないとされています。しかし、白封筒のほうが見た目にも華やかですし、どちらか迷うというのであれば白封筒を使用しましょう。特に気にしないという企業も多いですが、それでも好印象を持ってもらえる可能性もあります。

封筒の種類

封筒の種類ですが、A4サイズの書類が入るなら縦書きでも横書きでも構いません。折り曲げずに入れることができるというのが重要なポイントですので、サイズには気をつけましょう。縦書きでも横書きでも構わないのですが、日本の文化としては縦書きが基本なので、迷った場合は縦書きのものを選ぶと無難でしょう。

封筒の書き方

封筒の書き方は履歴書を送るときなどと変わりません。表面に郵便番号、会社の住所や部署名、担当者がいる場合は担当者名を書きましょう。会社名や部署名で終わる場合には御中、担当者名で終わる場合は様をつけることを忘れないようにしましょう。また封筒の表面に赤字で何の書類が入っているのかを記入しておきましょう。裏面には自分の名前や住所、出身大学と学部ぐらいまで書いておくといいでしょう。

返信用封筒がある場合

内定通知書やその他の書類と一緒に企業から返信用封筒も一緒に送られてくる場合があります。そのときは返信用封筒で返信しましょう。これは相手の気遣いを無駄にしないということと、返信用封筒なら送り先を間違える心配がないという二つの理由があります。返信用封筒が同封されている場合は利用しましょう。 その際の注意点ですが、返信用封筒だと社内の宛先が~行となっています。行の文字を二重線で消し、部署名であれば御中、担当者であれば様を書き足しましょう。

添え状

内定書類を封筒に入れて終わりではありません。さらにもう一枚添え状という書類も同封する必要があります。添え状とは同封している資料の概要を示したもので、何の書類が何枚入っているのかということが挨拶とともに書かれています。添え状をつけることで内容物の漏れがないかを確認するビジネスでは大事なマナーになっています。 内定書類だけを突き返すと失礼に当たりますので、きちんと添え状を作成し同封しましょう。添え状には挨拶文も書かれているので、これから就職する企業への挨拶も兼ねることができ、入社前から好印象になるでしょう。

添え状の書き方

添え状にはまず一番左上に企業の宛先を記入します。ここでも部署名までなのか担当者までなのかで敬称が変わってきますので注意しましょう。次に右側に日付を記しましょう。この日付は作成日ではなく投函日を記すようにしましょう。その下に氏名など自分の情報を書いていきます。住所や電話番号、メールアドレスなども記載しておくと丁寧でよいでしょう。 真ん中にタイトルを書きます。送付書類についてや、書類送付のお知らせと記入しておけばよいでしょう。次に時候の挨拶から始め、内定が決定して感じたことや入社後の抱負を簡単に記しておきましょう。もちろん拝啓ではじめ、敬具で締めるのも忘れないようにしましょう。 挨拶が終われば、次に記と書き、その下に内容物を記しておきましょう。またその書類の枚数を種類ごとに記しましょう。1枚であっても1枚と書きましょう。 最後に以上で締めれば添え状は完成です。最後の以上は忘れがちなので注意しましょう。以上と書かれていないと2枚目があるのかと思われてしますので気をつけたいポイントです。

書類の封入の順番

意外かもしれませんが書類を入れる順番も見られていることが多いので気をつけましょう。まず添え状が一番上です。これを見て中にどんな書類が入っているのかを確認しますので必ず守りましょう。 後は添え状に記してある通りの順番で並べておくのが一般的です。添え状を見ながら書類を上から順番に確認していくということを考えれば自然かもしれません。封筒に入れるときに書類の表裏にも注意しましょう。封筒と同じように表面に書類の表がくるように入れましょう。 絶対というわけではありませんがクリアファイルに入れてから封筒に入れるとより丁寧な印象になるでしょう。クリアファイルに入れておけば書類がバラバラになってしまうことも防げますし、雨が降ったときにも中の書類が濡れなくて済みます。クリアファイルは外側から見てすぐに何の書類か判断できるように透明で、そして必ず新品のものを使用しましょう。

お礼状

少しだけ内定書類から脱線しますが、添え状の他に、お礼状というものもあります。お礼状は面接後や内定通知後に企業にお礼を伝えるための書状です。これは必ずしも必須というわけではありません。お礼状を書いたとしても読み飛ばされてしまう可能性もあります。しかしお礼状があるとより好印象になる場合があります。

お礼状の書き方

お礼状は面接や内定に対する、いわばお礼の手紙です。添え状と同じように宛先と自分の情報を記入し、時候の挨拶から始め、拝啓と敬具で締めます。本文に面接や内定のお礼と、可能であれば具体的なエピソードを交えて書きましょう。 例えば面接のときに待合室で採用担当者の方が優しく声をかけてくれたおかげで緊張をほぐすことができたとか、面接後に企業について質問したときに丁寧に答えてくれたなど何でも構いません。採用面接中に嬉しかったことを素直に書き、入社後の抱負を書いて締めましょう。

手書きかパソコンか

添え状の場合は原則としてパソコンで入力したものを印刷して送付しますが、お礼状の場合は手書きでも構いません。企業へのお礼の手紙ですので、綺麗な字で丁寧に書くことを心がけましょう。 また字に自信がないという人はパソコン入力でも大丈夫です。読みづらい字を書くよりもパソコンで入力したほうがすっきりとして読みやすいということもあるので、無理せずパソコン入力のものを送りましょう。本文はパソコンで入力し、自分の名前は直筆でという方法もあります。工夫することでいくらでも誠意を込めることができます。お礼状で大事なのは形式よりも気持ちです。とにかく丁寧であることを心がけましょう。

お礼状は必ずしも必要ではない

お礼状は必ずしも必要ではありません。あればより丁寧というだけなので特別に書かなければいけないものでもありません。内定書類を提出するときに添え状と一緒に同封しても構いません。添え状に簡単にお礼の言葉を記し、お礼状を省略してしまっても構いません。 内定書類の提出とお礼状を別々に送るのはできれば避けましょう。結局は担当者に届きますが、別々に送られてくるお礼状だけをわざわざ読まない場合もありますし、二通に分けると相手の手間を増やすことになります。 お礼状はあくまでおまけなので、内定通知書に内定承諾書などの同封がなく、次の連絡まで時間があくという場合にだけ、お礼状を送ってもいいかもしれません。

内定書類の郵送方法

書類を書き上げたら封筒に入れ郵送しましょう。基本的には郵送で構いません。メール便などでも送ることは可能ですが、重要な書類の場合には基本的には郵送をしますので、メール便はあまりおすすめできません。企業から送られてきたものが書留だった場合は書留で送りましょう。追加料金がかかりますが、窓口で支払うか追加分の切手を貼り送りましょう。 返信期限まで時間がないという場合は速達を使って送りましょう。この場合も追加料金がかかりますので注意してください。また企業から送られてきた返信用封筒でもお金を払えば速達での郵送は可能なので覚えておきましょう。

封の仕方

封筒を綴じるときにはのりを使用しましょう。テープで封をするのはNGです。テープだと簡単に開けることができますが、再び封をしても分かりません。封筒を使いまわすこともできますし、重要な書類の場合は何度も他の人が開封していいものではありません。きちんと封がされているということを示すためにものりを使用しましょう。 端から端まできちんと綴じたら真ん中に〆の文字を書いて誰も開封していないということを記しておきましょう。横書きの封筒の場合は〆の文字を書く必要はありません。

内定書類が送られてこない・・・

企業から内定の電話がきてから一向に次の連絡がこない。そんな状況になると不安になりますよね。入社までに何をしておけばいいのか、というか本当に内定なのだろうかという疑念まで湧いてきかねません。 企業からなぜ次の連絡がないのか、理由は様々ですが、単に忙しくてなかなか連絡が取れないという場合もあります。あまりにも長期間連絡がない場合はこちらから催促の電話をかけても問題ありません。ただし、基本的なマナーは押さえた上で連絡しましょう。

内定先への電話のマナー

電話のマナーも重要です。内定先とはいえ、会社に連絡するのは緊張するし、勇気のいることでしょう。緊張して言うべき内容を忘れないように事前に話す内容を紙にまとめてそれをみながら電話をするのもいいかもしれません。

電話が繋がったらまず自己紹介をしましょう。
大学名と学部、氏名、そして内定者であることを伝えます。企業が内定者の名前を全員把握しているとは限りません。内定者であることを伝えておかないと話が上手く進まない場合があるので必ず伝えます。

自己紹介が終わったら、いつもお世話になっていますと言いましょう。これはビジネスの基本になりますので、企業との電話のときには必ず言うと覚えておきましょう。

そして採用担当者の部署名と名前を伝え、社内にいるか確認しましょう。担当者に変わったらまた挨拶をし、それから本題に入りましょう。またその際にお時間はよろしいでしょうか?など相手を気遣う言葉をかけましょう。

いよいよ本題です。入社までのスケジュールや次の連絡はいつ頃どうやって来るのかを確認しておきましょう。確認が終わればお忙しいところありがとうございますと丁寧にお礼を言いゆっくりと電話を切りましょう。 内定先に対するマナーや、内定書類に関して気になることがあればエージェントを活用するといいでしょう。内定や就活に関する正しい対処法やマナーについて、教えてもらうことが可能です。

内定書類の提出が間に合わない

内定書類が送られてきた場合、確認してすぐに提出するのが基本的なマナーです。しかし必要な書類を揃えていたら、気がつけば提出期限が明日。なんていう場合や企業から内定書類が送られてきたはいいものの提出期限が3日以内で到底間に合わない。という場合もあります。期限内に送れなければ内定取り消し!ということはありません。しかし何の連絡もなしに期限を過ぎてしまうのはよくありません。

速達でどうにか間に合わせる

郵送の場合追加料金を払えば速達で送ることも可能です。封筒に赤字で速達と書き、追加分の切手を貼って送りましょう。不安な場合は窓口で直接受け付けをしてもらったほうがいいかもしれません。そこで直接お金を払い送ってもらいましょう。 ポストに投函するときに気をつけたい点はしっかりと追加分の切手が貼れているかです。追加分の切手が貼られていないと自宅に戻ってきたり、届いても企業が速達分の料金を払うことになるので注意しましょう。

それでも間に合わない

速達で出しても間に合わない・・・そんな場合は企業に電話して書類の提出が遅れるということを事前に伝えておきましょう。内定書類だけでなく、送られてきた書類はすぐに返送するというのが基本的なマナーですが、どうしても遅れてしまう場合は仕方がありません。 丁寧に謝罪し、書類の提出が遅れるということと、いつ頃には提出できるのかということも具体的に話しておきましょう。期限を過ぎる場合も3日以内というのが暗黙の了解です。急いで書類を集めて提出しましょう。

そもそも発行できない書類がある

前述したように成績証明書や卒業証明書などが期限内に発行できないという場合もあります。大幅に期限を過ぎる場合も同様に内定先の企業に連絡をしておきましょう。内定式や、内定者集会など別途集まる機会に持参するように指示が出る場合もあるので、そのときに持参しましょう。

とにかく連絡しておく

期限に間に合わない場合に一番大切なことはより早く書類を揃えて郵送するということではなく、とにかく連絡を入れておくということです。連絡さえ入れておけばとりあえずはOKといっても過言ではありません。 ミスは誰にでもあります。そのときにどれだけ誠意をもって対応できるかが大事なのです。内定先の企業だからといって礼儀を疎かにしてはいけません。これから一緒に働く仲間になるわけですから、むしろ最も礼儀を大切にしなければならない相手でもあります。 もちろん期限に遅れないということがベストです。あくまでやむを得ず遅れてしまった場合なので、基本的には期限には間に合わせるように努力しましょう。

内定書類から社会人の道は始まっている

企業から内定をもらい、自分もそれに同意して雇用契約を結ぶことができれば就職活動は終了します。ここでほっと一息つきたいところですが、就職活動は終わっても次の瞬間から社会人生活がスタートしているということをきちんと心にとめておきましょう。 内定書類を提出するというのは社会人としての活動の第一歩です。丁寧に記入して内容に間違いがないようにしましょう。提出の際に特に指定がなければ角形2号サイズの白封筒で提出しましょう。内定通知書などと一緒に企業の返信用封筒が同封されている場合はそれを使用しましょう。宛名の敬称の書き換えは忘れてはいけないポイントの一つです。 もちろん添え状も提出書類と一緒に同封するのを忘れてはいけません。添え状は定型の挨拶文だけではなく、面接や採用のお礼、入社後の抱負が書かれていればより好印象になります。 内定先から内定書類が送られてこず、何の連絡もない場合はこちらから連絡をしましょう。マナーを守っていれば催促の電話をかけても構いません。必要なことを聞き、その後どうすればいいのか指示を仰ぎましょう。緊張するという人はあらかじめ聞かなければならない内容を紙に書きだしてそれを見ながら電話をするのがおすすめです。 期限内に書類を提出するというのは基本ですが、どうしても遅れてしまうという場合は事前に連絡をしておきましょう。連絡さえしておけば、提出が遅れてもそう悪い印象にはならないでしょう。その際にいつ頃には到着するのかも伝えておくといいでしょう。 ビジネスには細かいマナーがあり、最初のうちは覚えるのに苦労するでしょう。しかしそれはみんな同じです。社会に出て働いているうちにそれらは自然と身に付きます。だからといってただ待っているだけではいけません。自分から積極的に覚える努力をすることが何よりも大切です。 内定書類提出の段階からきちんとマナーを守り、完璧に振る舞うことができれば、社会人のスタートをいい形で切れることでしょう。 内定書類のことで分からないことがある方は、プロのキャリアアドバイザーに相談するのが一番です。経験豊富なプロからどうするべきなのか的確なアドバイスをもらうことができます。

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