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OB訪問のリマインドメールの書き方と例文|当日のリマインドのマナー

初回公開日:2017年04月18日

更新日:2020年06月11日

記載されている内容は2017年04月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メールマナー

就職活動をするうえで一度はOB訪問をするかと思います。OB訪問はどのように行われるのでしようか、ここではOB訪問のりマインドの仕方、リマインドメールの件名と例文、前日のリマインド、リマインドする際のマナーなどについてお話をさせていただきたいと思います。

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OB訪問メールを書くときの3つのマナー

OB訪問において、どのようなことを意識してメールを作成すべきなのかお話をさせていただきたいと考えています。OB訪問だけでなく、入社したあとも社会人として必要なものばかりですので是非有効に使ってください。

誤字脱字と改行に注意

注意が必要なのは、誤字や脱字です。誤字脱字があると不注意な人や雑な人というイメージを与えます。最初に会う前からマイナスイメージを持たれていいことはないのでメールを送る前に文面を必ずチェックしましょう。改行など考慮せずにメールを書くと、読みづらい文章になります。メールでは、適当な文の長さで改行するすることが重要です。OB訪問をお願いする社会人の人がストレスなくメールを読むことができます。

返信の速さと時間帯を意識

OBの先輩とのメールはできるだけ早く返信することが大切です。返信が遅い場合、時間調整に余計な時間がかかってしまうので避けましょう。通常、夜遅くにメールを送ることはマナー違反ですので、メールを時間帯には気を付けてください。朝の時間帯がおすすめです。朝受信したメールは、受信フォルダの上部にあるはずなので、相手の目につきやすくなります。時間帯問わず休日はメールを見ない可能性が大きいので、あまりお勧めできません。

日程・時間変更のメールはNG

アポイントのメールの書き方

OBの方に対するアポイントのメールですが、大学のキャリアセンターの名簿で見つけた先輩のメールアドレスにメールをして、直接時間をいただけないかお願いします。次の項目に注意が必要です。

件名に気を配る

社会人は忙しい毎日を過ごしています。1日に何十人とやり取りをする場合ももちろんあります。OB訪問をしたいことと自分が何者であるかが一目瞭然であるように、件名に用件、大学名、名前をタイトルに明記する必要があります。 ○メール件名の具体例 『OB訪問のお願い』○○大学の○○です。

メールアドレスをどこで知ったか伝える

突然全く知らない学生からOB訪問の依頼を受けた場合、どこでメールアドレスを知ったのか、疑問に思う人も多くいます。ですから、どこでOB の方のことをどのように知ったのかを正確に伝えましょう。

熱意をもってお願いする

忙しい社会人に時間をもらうのですから、自分がOB訪問をしたい理由を明確にする必要があります。OB訪問の準備として、企業研究はもちろん必須です。

日にちや時間の調整はこちらから提案

OB訪問を了承してもらった場合は、OB訪問をしたい日程の候補は先にこちらから伝えることが大切です。どの日程の都合もつかなかった場合、再度またこちらから提案しましょう。時間の調整をする必要がありますが、場所の設定はOB訪問する社会人に任せるのが一般的です。場所まで学生側が指定すると、社会人側の時間調整が難しくなります。

○テンプレート・例文 【OB訪問のお願い】○○大学の○○です。 ○○株式会社 ○○部○○課 ○○ ○○ 様 突然のご連絡恐れ入ります。 私、○○大学の○○と申します。 本日は大学のキャリアセンターの名簿で○○様のことを知り、 ご連絡させていただきました。 私は現在就職活動を控え、 ○○業界に魅力を感じ、とりわけ○○の制作で 多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。 ぜひ××会社で活躍されている○○様にお話を伺いたく、 ご連絡させていただいた次第です。 下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか? ○○月○○日(月)12:00~20:00 ○○月○○日(火)13:00~20:00 ○○月○○日(水)10:00~15:00 もしいずれの日程でもご都合つかない場合は、 再度提案させていただければと思います。 お忙しいところ大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願い申し上げます。 -------------------------------------------------- 【大学】○○大学 【氏名】○○ ○○ 【電話】○○-○○-○○ 【メール】○○@○○ --------------------------------------------------

OB訪問のリマインドの仕方

OB訪問のメールの返信が来ない時の対処法

一生懸命に考えて送ったメールでも返信がこないケースがあります。ひとまず一週間待ってみて様子見てみましょう。それでも来ない場合、メールを再送し、直接会社に電話するなどして取り次いでもらうなどしましょう。

リマインドのメールの書き方

OB訪問が可能になり、日程と場所が決まった場合、あとは会いにいくだけになります。ここで送る必要があるのがリマインドのメールです。例えば翌日OB訪問をする予定を再度OBの方にお知らせすることで、忘れられてしまうのを防ぎます。

○テンプレートの例文 【明日のOB訪問に関しまして】○○大学の○○です。 ○○株式会社 ○○部○○課 ○○ ○○ 様 お世話になっております。 ○○大学の○○と申します。 先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。 明日は○○:○○にカフェ××(住所)でお待ちしております。 何卒よろしくお願い申し上げます。

OB訪問の質問を事前にメールで送っておくメリット

限られた時間でよりたくさんのことを質問したいのであれば、事前に自分がどんなことを聞きたいのか整理し伝えておいてください。

お礼メールで盛り込むべき内容

時間を作ってくれたことに関してのお礼

OB訪問先の先輩は社会人です、ただでさえ忙しい通常業務の中、後輩のあなたに時間を作ってくれています。貴重な休日をも返上して時間を作ってくれて相談にのってくれているのです。時間をもらったことについてお礼の旨を伝えることが大切です。

OB訪問先で教えてもらったことについてのお礼

リマインドメールでご馳走になったことへのお礼

OB訪問ではご飯や飲み物など馳走してくれることがあります。そんな場合はリマインドメールで、しっかりと文末に「P.S.」などを入れて感謝を伝えましょう。 「P.S. 相談にのっていただいた上にラーメンまでご馳走してくださり、誠にありがとうございました!凄く脂身と濃くのバランスが良くて美味しかったです!」など、こういった場合は「!(ビックリマーク)」などを使い感情を表現すると親しみがわきます。

OB訪問を受け入れてくれた社会人のアドレスを知らない場合

もしかすると、OB訪問をしてくれたOBの人にメールアドレスを聞き忘れて、お礼のリマインドメールを送れない場合があるかもしれません。そういう場合、別の方法で感謝の気持ちを伝えてください。具体的な例としては、お礼の手紙をOBの方の会社に送ることなどがあります。お礼の手紙は、手書きですので、メール以上に一層感謝の気持ちを伝えることができます。オフィシャルな手紙は慣れない場合もあるとともいますが、ぜひ挑戦して感謝の気持ちを伝えてください。

リマインドメールの件名と例文

件名:本日はありがとうございました/○○大学○○

○○株式会社 ○○部 ○○様 ○○大学○○学部の○○です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、 ありがとうございました。 ○○様とお話しすることで、会社案内などではわからなかった 仕事内容に対する理解が深まり、ますます興味が強くなりました。 また、○○○○など、はじめてお聞きすることが多く、大変勉強になりました。 特に、○○というお話は特に印象深かったです。 今後、○○様にお聞きした貴重なお話をふまえて、更に業界研究を進めます。 就職活動が終了しましたら、改めてご報告させていただければと思います。 丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。 ―――――――――――――――――――― ○○大学○○学部○○学科3年 ○○ ○○ Tel:090-0000-0000 E-mail:○○@○○ ――――――――――――――――――――

件名:日程変更のお願い/○○大学○○

○○株式会社 ○○部 ○○様 ○○大学○○学部の○○です。 お忙しい所、早速のご連絡ありがとうございました。 それでは、下記の日程で[お伺いします/お伺いしてもよろしいでしょうか]。 日時:○○月○○日(○○)○○:00 お待ち合わせ場所:○○駅○○ 私の連絡先は下記の通りになります。 ご予定の変更等ございましたら、ご連絡ください。 ○○ ○○ XXX-XXXX-XXXX この度は、本当にお忙しい所ありがとうございます。 ○○様にお話をお伺いできることを楽しみにしています。 当日は、どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――――――――― ○○大学○○学部○○学科3年 ○○ ○○ Tel:090-0000-0000 E-mail:○○@○○ ――――――――――――――――――――

件名:OB訪問のお礼と日程について/○○大学○○

○○株式会社 ○○部 ○○様 ○○大学○年○○○○です。 お忙しいところ、ご連絡ありがとうございました。 この度は、○○様とお会いできる機会をくださり、 とても嬉しく思っています。 日程ですが、 ○月○日 19:00以降 ○月○日 18:00以降 ○月○日 19:00以降 のご予定はいかがでしょうか? お忙しいかとは存じますが、 お手隙の時にご連絡頂ければ幸いです。 ―――――――――――――――――――― ○○大学○○学部○○学科○○年 ○○ ○○ Tel:090-0000-0000 E-mail:○○@g○○ ――――――――――――――――――――

前日のリマインド

OB訪問が決定後は当日を待つだけではありません。当日待ち合わせがうまくいかず無駄になる可能性もあります。OBももちろん人間です。日時の記憶違いや忘れる可能性も考えられます。OB訪問を成功させるためためには、前日のリマインドメールが非常に重要です。また、当日遅刻しそうになった場合、体調不良でキャンセルをしたい場合なども連絡メールは必ず必要です。

リマインドメールにはOB訪問の前日・前々日

OB訪問でメールを送る手段として、アポイントの約束やお礼メールが多くなります。しかし、実はこれらのほかにも重要なメールがあります。それはOB訪問の前日、もしくは前々日に送るリマインドメールになのです。実に多くの人がこのリマインドメールを送るのを忘れますが、無事に当日会えるか成否を決める重要なメールがリマインドメールになので必ず送付してください。

リマインドメールは相手に好印象を与えられる

仕事に追われている場合、OBは、貴方の訪問のことを忘れる可能性があります。約束を再び思い出してもらうためには、リマインドメールを送ることが大切です。リマインドメールを送るった場合、しっかりしている印象を相手に与えることができます。

リマインドメールには日程の覚え間違いを正す役割もある

OB訪問の約束は覚えていても、日程を間違えている場合があります。こういった記憶違いを修正する効果的なのがリマインドメールです。何かの約束をした時の最終確認をする役割が、リマインドメールの役割になります。

OBに仕事が入ってしまった時の日時変更

予定していたOB訪問の日時に、OB側でどうしても外せない予定が入った場合もリマインドメールを送ることでOBもあなたにそれを早く通知することができます。もし当日行って、数時間待たされたあとに、今日はダメになったなどということがなくなり、時間を無駄にする可能性も少なくなります。OB側としても自分が連絡する前に連絡が来て、突然OB訪問を断ってしまったことに対して、申し訳ないと考えることが多いと思います。ですからリマインドメールを使って連絡することでタイミングとして次のアポイントを取りやすくなります。

リマインドメールに「確認メール」という直接的な表現を使わない

確認メールを送る場合は、OBが訪問を忘れてないかどうか心配でメールしましたという気持ちが相手に伝わってしまわないようにしなくてはなりません。ですから直接的な表現は避けて、オブラートに包んで表現するようにしましょう。

リマインドメールに感謝と時間と場所を書く

リマインドメールの本文は、2つ内容で構成されます。文頭では、OB訪問を受理してくれたことに対する感謝を述べ、その後に、明日のOB訪問の時間と場所を明記します。トラブルがあった場合などにすぐに連絡がつくよう、緊急連絡先として携帯電話の番号を明記してください。

好印象を与えるリマインドメール例文

○件名 明日のOB訪問に関しまして(○○大学 氏名) ○本文 ○○株式会社 ○○課 ○○ ○○様 お世話になっております。 ○○大学○○学部の○○○○(氏名)です。 先日は、OB訪問の申し出を快く引き受けてくださり 誠にありがとうございました。 明日は、○○:○○に○○(場所)でお待ちしております。 当日、緊急のご連絡等ございましたら、下記までご連絡ください。 ○○-○○-○○ 明日は、何卒よろしくお願い申し上げます。 ――――――――――――――――― ○○大学○○学部○○学科○○年 氏名(ふりがな) 〒 住所: 電話番号: 携帯番号: e-mail: ―――――――――――――――――

リマインドする際のマナー

次は基本的なメールのルールについて説明します。お礼のリマインドメールの3つのルールがあります。

お礼のリマインドメールには翌日の午前中までに送る

もし、お礼のリマインドメールを出すのが遅れる場合、いつ面談した学生か、どのような学生だったか忘れる可能性があります。また、すぐにお礼のリマインドメールを受け取れた場合の方が、受け入れた側の印象はよくなります。ことわざでもあるように、会った日の翌日の朝までにお礼メールをするのが大切です。

リマインドメールに挨拶・自己紹介・お礼などを盛り込む

社会人は1日に何十人とのやりとりをします。 自己紹介でもどんな理由で会った、どこで会った、誰なのかを、具体的に伝えることで相手に自分のことを思い出してもらえます。リマインドメールでこのように具体性を持たせることで、自分自身がその人となせ、どこで、どういった理由であった誰なのかを脳裏に刻み込むことができます。

お礼のリマインドメールに学んだことをお礼に盛り込む

OBの方は社会人としての経験則に基づき、進路についてアドバイスをします、自分のアドバイスが本当に役に立ったのか心配しています。ですから、OBのアドバイスの中で、何が印象に残っており、自分なりにどのように考えたかをわかるようにお礼リマインドメールに明記すると印象が良くなります。

○テンプレートの例文 『OB訪問のお礼』○○大学の○○です ○○株式会社 ○○部○○課 ○○ 太郎 様 お世話になっております。 先日OB訪問させていただいた、 ○○大学の○○です。 昨日はお忙しい中、お時間を作っていただき、 誠にありがとうございました。 どこにも教えてもらえなかった視点での○○さんのアドバイスは、 実に目からウロコでした。 また、今回のOB訪問を経て、 同時に○○さんのような商社マンになりたいという想いも強まり、 貴社の選考を受けさせていただきますので、 引き続き相談にのっていただけると幸いでございます。 改めまして、 昨日はお忙しい中お時間をいただきまして、 誠にありがとうございました。 p.s. 豚骨ラーメンもごちそうさまでした! -------------------------------------------------- 【大学】○○大学 【氏名】○○ 【電話】○○-○○-○○ 【メール】○○@○○ --------------------------------------------------

リマインドメールで「デキる学生」という印象を与えよう

リマインドがうまい人は仕事のすすめ方が上手な人です。学生位の方でしっかりとしたリマインドができれば、OBの方に良い印象を与えられるでしょう。 社会人と接する際は、自分が学生であることを忘れ、しっかりとしたビジネスマナーで接するようにしましょう。

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