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フリーランスの領収書を発行する際の書き方|宛名と但書

フリーランス

フリーランスになると、領収書をもらう機会が圧倒的に増えます。ボールペン1本をとっても、申請すれば貰えた会社と違って自分で買う必要があり、それを経費で計上すれば、税金も安くなります。ここではそんなフリーランスに必須の領収書の知識をお届けします。

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フリーランスの領収書を発行する際の書き方

領収書とは?

領収書は、お金を「支払った」、「受け取った」ことを証明するための書類です。これにより使った経費が明らかになり、フリーランスの場合は課税対象からの控除が可能となります。会社で働く時と同様、フリーランスであっても領収書を求めることが出来ます。むしろフリーランスの方が、所得に対する影響がダイレクトにありますので、意識して領収書を取るようにしてください。

領収書がないと?

領収書をもらっておかないと、税務調査などが入った時に、経費の証明ができません。すると、その金額に対して追加で税金を払い直す必要が出てきます。場合によっては割増の追徴金を取られることもあるので、必ず経費計上と領収書とはセットであることが原則です。

領収書に必要な要素

領収書には下記の5つが記載されている必要があります。 ①領収書を発行した日付 金銭を実際に支払った年月日です。 ②宛名(領収書を受け取った側の名前) 社名や団体名、個人の場合は名前などが入ります。 ③金額 3桁ごとに「,」(カンマ)を入れ、数字の前には「¥」や「金」、数字の末尾に「也」や「ー」(ハイフン)を入れます。金額が大きい場合は、漢数字の「壱、弐、参、伍、拾」などを使います。これらは金額の改ざんを防止するためです。 ④支払い内容 いわゆる「但し書」です。何を購入したか、具体的に記載します。 ⑤領収書を発行した側の名前 社名や屋号、個人の場合は、その名前。住所や連絡先も記載します。 ⑥領収書を記載した人の認め印 宛名や金額などを記入した人の判子を押印します。 ⑦収入印紙 支払った金額が5万円以上の場合には、収入印紙を貼って、印紙の所に割印を押します。

収入印紙の金額

収入印紙の金額は支払った金額によって変わります。 5万円未満 非課税 5万円以上で且つ100万円以下 200円 100万円を超え且つ200万円以下 400円 200万円を超え且つ300万円以下 600円 300万円を超え且つ500万円以下 1,000円 500万円を超え且つ1,000万円以下 2,000円 1,000万円を超え且つ2,000万円以下 4,000円 2,000万円を超え且つ3,000万円以下 6,000円 3,000万円を超え且つ5,000万円以下 10,000円 5,000万円を超え且つ1億円以下 20,000円 1億円を超え且つ2億円以下 40,000円 2億円を超え且つ3億円以下 60,000円 3億円を超え且つ5億円以下 100,000円 5億円を越え且つ10億円以下 150,000円 10億円を超え 200,000円  

領収書はレシートでも大丈夫

領収書はレシートでも大丈夫

レシートでは領収書にならないと思っている人もいるかもしれませんが、上記のように「日付、宛名、金額、内容、発行者名、認め印」が揃っていれば、その形式は問われないため、実はレシートも領収書として使えます。これは会社でもフリーランスでも同様です。そもそも「レシートが使えない」という風潮ができたのは、昔のレシートの多くに、お店の情報(名前や住所)や品名の記載がなかったからです。これでは、必要な用件を満たすことができません。そのため、そうした情報が入っている「領収書」がレシートとは別に、必要なこととなったのです。

レシートをもらう時に必要なこと

しかし、最近のレシートの多くは、逆に一般の領収書よりも詳しく、色々な情報が書かれています。買った商品について詳細な型番に至るまで記載されていることもあり、むしろ一般の領収書よりも証拠力があるとさえ言えます。ただし、通常のレシートには、「日付、宛名、金額、内容、発行者名、認め印」という必要件の中で、宛名と認め印が含まれていません。そこで、印字されたレシートに、自分の名前や屋号、レジ担当者の印鑑を押印してもらう必要があります。 また、今でもお店によっては、ほとんど情報のないレシートを発行していることがあります。その場合は、やはり別個に領収書を発行してもらった方がいいでしょう。

レシート以外に、こんなものも使えます

レシート以外に、こんなものも使えます

レシートの他にも、銀行口座の通帳や、クレジットカードの明細なども、領収書の代わりに使えます。仮に領収書をなくしたり、貰えなかった場合でも、こうした記録を探すことで、経費の証明書類とすることができます。ネット銀行の場合はデータを書き出して印刷できたりもします。銀行の通帳はコピーをして、金額の横に品目も書いておきましょう。とくにフリーランスの場合、自分の個人口座やカードで決済をすることが多いので、どれが個人の決済で、どれがにフリーランスとしての決済かを、分けて管理、集計することが必要です。

フリーランスとプライベートを一緒に買った場合は?

フリーランスとの場合、フリーランスとして必要な経費となる商品と、プライベートで使う商品を一緒に買うことも多いと思います。会社ではそうした行為は咎められることが多いと思いますが、フリーランスの場合はこうしたケースもそれほど問題はありません。この場合の処理方法として、3つの方法があります。 一番明快なのは、フリーランス用の商品だけを別に買って、レシートや領収書とする方法です。これであれば、その用紙一枚で証拠書類として使えます。ですが、これはレジで支払う場合に手間が入ってしまいます。 次に、支払いはまとめて済ませ、フリーランス用の経費分だけを集計して、領収書を発行してもらう方法があります。これも最初の方法と同じ領収書をもらうことが出来ますが、分けて計算する手間がかかり、またお店によっては、レシートを分けて領収書を出すことを禁止しているケースもあります。 それらに比べて一番簡単なのは、まとめて買ったレシートを証明書類としてしまうことです。実はフリーランスとして使うものと、プライベートで使うものが一緒になったレシートでも充分通用するのです。それらが1枚の領収書に混ざって印字されていても、特に問題はありません。どれがフリーランスの事業用で、どれがプライベートかが分かればいいのです。 フリーランス用の商品にマーカーを引く、丸印を付ける、プライベートのものに横線を引いて消す、などしておきます。また、そこに費目や詳細も書いておくと、なお書類としての完成度が高まります。

レシートや領収書がもらえない場合

レシートや領収書がもらえない場合

バスや低額の鉄道運賃、お祝いや会合など、領収書をもらうのが難しい場合があります。自動販売機で顧客やスタッフにドリンクを買った時もそうですね。そうした場合、出金伝票やメモで、記録を残しておくだけも有効です。ICカードを使えば、利用の履歴が印字できますので、それも使用できます。とくにフリーランスは交通費が全て自腹になるので、交通系のICカードは頼りになるでしょう。ただしどれも、経費であるという具体的な証拠にはなりません。とくに使った金額が高額な場合は、それを証明できる何らかの書類(会合の招待状やチラシなど)も残しておくようにしましょう。

自分で追加の記入をしてはいけない部分

買った商品の詳細な説明を自分で追記するのは良いのですが、それ以外の部分を自分で書いたり訂正してはいけません。具体的には、「日付、宛名、金額、内容、発行者名、認め印」のうち、内容(品目)以外の、「日付、宛名、金額、発行者名、認め印」は、自分で書いてはいけない部分です。万一、間違いがあった場合は、発行した側に修正をしてもらうことと、修正した人に押印をしてもらうことが必要です。領収書を白紙でもらってしまうこともあるかもしれませんが、最悪の場合、偽造と見られてしまいます。筆跡によってもバレてしまいますので、注意してください。

飲食をした場合の扱いについて

フリーランスは飲食の付き合いをする場も多くなります。こうした飲食の場合、厳密には、何の集まりか、参加したのはどこの誰か、人数はどれくらいか、などの情報が必要です。こうした情報はレシートには書かれませんので、別途に領収書を発行してもらうか、自分で追記をしておくことになります。フリーランスは会社員以上に、仕事と個人の境界が曖昧になりますので、そこを後で追求されても説明できるようにしておくことが必要です。

領収書をもらう際の宛名と但書

領収書をもらう際の宛名と但書

フリーランスの場合の宛名について

通常、領収書の宛名には正式な社名や団体名が使われます。個人で事業を行うフリーランスの場合は、どう書いてもらうのが正解でしょうか。 結論から言うと、フリーランスの場合は、名字や屋号を宛名に書いてもらうことになります。というのは、税務上、何に幾ら使ったかが分かれば、それで領収書としての目的は達成できるからです。さすがに赤の他人の名前が書かれたものは問題ですが、家族や友人など関係性のある人の名前であれば、経緯の説明が付けば問題と言えるくらいです。ただし、よくある「上様」については、むしろ要注意と言えます。税法上、宛名の記入のないレシートでも領収書として認めてもらえるとされているので、「上様」自体には違法性はありません。 ただ、「上様」では、誰が受け取ったか分かりません。受け取ったのが、フリーランスとして事業をしている自分であるとの客観的な事実関係を証明できないのです。とくに金額が大きい場合は、誤認や誤解を避けるために、正式な名前や屋号で明記をしてもらった方が良いでしょう。また領収書の全体として、できれば名前か屋号か、どちらかに統一して書いてもらうようにすると、整合性が取れてさらに良いでしょう。

但書について

一般に但書には、「お品代として」という表記が使われがちです。しかし但書は、どんな商品やサービスを購入したのかを特定する為に必要な情報です。そこに書かれているのが「お品代」では、何に使ったのか分からないため、正式な領収書として認められない危険性があります。 但書については、「書籍代として」「文具代として」「ソフトウェア代として」など、何のための支払いだったかを、後から確認できるようにしておきましょう。もし「お品代として」と書かれてしまった場合は、後から自分で具体的な内容を追記しておきます。また、同時に複数の商品を購入した場合は、その中で主も高額なものを書いてもらうか、別途メモで残しておくようにしておきます。費目が異なる場合は、「文具代:◯◯円」「書籍代:◯◯円」と分けて書いておくと確実です。

但書の例

実際に、いくつかの例について但書を紹介します。ただ何に使ったが分かればいいので、必ずしも厳密なものではありません。基本はズバリ「買ったもの」を書いてもらうのが一番です。 ・ボールペンやファイル>「事務用品代として」 ・研修やセミナー>「研修代として」 ・会議やミーティングでお店を使った>「会議代として」  ※但し1人の上限が5000円と決まっています。 ・取引先との食事>「食事代○名分として」  ※交際費としての処理となります。  復数人の分を自分が払った場合「として』と記入してもらいましよう。 ・お中元やお歳暮、開店祝いなど>「ギフト代として」  ※交際費としての処理となります。

フリーランスの領収書管理方法

フリーランスの領収書管理方法

7年間は保存の必要

フリーランスの場合、領収書は支出の記録として7年間保存しておく必要があります。この期間の設定は、脱税に関する法律で、時効が7年となっているところからきています。その間、税務調査が入らなければ、特に領収書をどこかに提出する必要はありません。フリーランスが必須の確定申告でも、領収書を提出する作業はありません。ですからフリーランスの場合、保管の体裁については、あまり細かく考えることはないでしょう。 なお同じ会計上の書類でも、請求書、見積書、契約書、納品書、注文書などは、保管期間が5年となっています。それに合わせたタイミングで領収書も捨ててしまわないよう、注意しましょう。

フリーランスにオススメの保管方法

フリーランスは個人での業務となるため、年間を通して貯まる領収書の量は、それほど莫大なものにはならないことが一般的です。そこで受け取った領収書は、ノートに順次貼っていくか、用紙に貼って穴を開け、ファイルに閉じて保管するのが良いでしょう。その際、月ごとにまとめていくと、作業の手間的にも、後からの確認用にも、好都合です。もしくは、費目ごとに分けて保管をする方法もあります。これも計算や確認が容易になります。

領収書の電子保存が解禁されています

領収書の電子保存が解禁されています

平成27年以降、それまで3万円未満のみが認められていた領収書の電子保存が金額不問となりました。 領収書の保存期間は7年間なので、その期間を全て合わせると、さすがにそれなりのスペースを必要とします。フリーランスの場合、職場が自宅兼用で、スペースに余裕もないことが多いので、領収書を電子化することには大きなメリットがあります。また感熱紙の場合は文字が薄れてしまうこともよくあります。それがデジタル保存でよくなれば、保管場所の問題や、後からの確認や計算などで、メリットがあります。 最近では、オンラインで支出と収入を管理できるクラウドサービスも普及してきました。領収書を写真で送ると、人手で記帳をしてくれるサービスもあります。料金的にもリーズナブルなものが多いので。フリーランスで事業をしている方であれば、利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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