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内定契約書の送り方とマナー(送付状/封筒)・辞退/受諾の際の書き方

更新日:2020年03月10日

就活マナー

内定契約書に関する様々な情報をご紹介します。内定契約書を受け取ったら受諾するにも辞退するにも必ず返事を書く必要があります。今回は内定契約書を受諾もしくは辞退する際の書き方・提出期限・郵送方法などを例文を交えてご紹介します。

まず最初にやることは企業の担当者に電話することです。メールや手紙では相手が読んでくれたかどうか分からないのでその場ですぐに相手の反応を伺うことの出来る電話が良いでしょう。ただしせっかく企業側が厳選の後に採用して、内定契約書も返信してもらっているにもかかわらずそれを辞退するようなことになったら担当者は不機嫌になることでしょう。しかしその電話の数分間はとても大事な時間なので誠意を持って自分の意思を伝えましょう。

直接会って内定辞退を伝える

電話で内定辞退を申し出たら大抵直接会って話し合いをするといった展開になります。そこで内定を辞退する理由を聞かれたら正直に話して下さい。中には「他社に行きたいから」「もう少し考えたいから」などの理由を言うのは失礼だと考えて思ってもいないような嘘をついてしまう人もいますが、もしその噓がばれたら尚更気まずくなってしまいます。

そのため内定を辞退する際にはその理由をしっかり吟味しておく必要があります。自分の意思や将来像をはっきりさせておけば担当者も納得してくれるはずです。会社側としてはなるべく入社して欲しいと考えているはずなので内定を辞退する際はしっかりとした考えを持っていて下さい。

詫び状の書き方

電話連絡、直接の謝罪が済んだら詫び状を送る必要があります。これは内定を受諾する際の添え状と同じで自分の気持ちを書面に記したものです。しっかりと詫びの気持ちを伝える為にもメールではなく手紙を送るようにしましょう。お詫びとしての手紙なのでくれぐれも粗相の無いようにして下さい。

手書きで誠意を伝える

内定辞退の手紙を書く際は誠意を込めて手書きで作成する必要があります。少し面倒かもしれませんがメールやパソコンで入力した文章よりも気持ちが伝わりやすいのでしっかりと手書きで書いて下さい。

縦書きで書く

内定辞退の詫び状を書く際のポイントは縦書きで書くことにあります。内定を受諾する際の添え状ならば横書きで結構なのですが詫び状は縦書きにする必要があります。実は手紙というのは親しい間柄の人に送るのが横書きで、儀礼的な場面で使うのが縦書きと決まっています。そのため詫び状のような堅実な印象を与える必要のある手紙は縦書きで書く必要があります。

修正液を使わない

これは詫び状だけに限らず履歴書やその他提出書類に関しても言えることです。どんなに良い内容の文章でしっかり形式に則った書類であっても修正液を使った跡が一か所でもあれば全てが台無しになってしまいます。詫び状は書き存じてしまったらまた一からやり直しをする位の気持ちでしっかりと書きましょう。

内定契約書の提出期限

内定契約書の提出期限は大抵の場合書類のどこかに記載されていることが多いのでその提出期限に則って下さい。もし提出期限の記載が無かった場合は内定契約書を受け取ってから5日前後が提出期限と言われています。内定契約書は内定の連絡を貰ってから数日後に送付されることが多いので連絡をいただいてからは7~10日間が提出期限だと言えます。しかし理想は内定契約書をいただいてから可能な限り早く返信するのが良いでしょう。

延長も可能

しかし就職活動をしている学生にとっては自分の今後の人生を左右しかねない決断を5日前後で決めるのは困難なことでしょう。そのため内定契約書をいただいた時点で企業に連絡すれば提出期限を延長させてもらう事も可能です。一般的には3週間から1か月程度まで内定契約書の提出期限を延長させてもらえると言われています。

それだけの期間があれば熟考したり他人に相談したり状況が変化することもありえますので、短期間で決断できそうにないのであればすぐに企業に連絡して提出期限の延長を申し出ましょう。ただし何の連絡も無しに1週間以上ほったらかしにしていたら企業の方で内定取り消しにしてしまう事もありますので延長する際はしっかりと申し出て下さい。

内定契約書の郵送方法

初回公開日:2017年04月19日

記載されている内容は2017年04月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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