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内定契約書の送り方とマナー(送付状/封筒)・辞退/受諾の際の書き方

更新日:2020年03月10日

就活マナー

内定契約書に関する様々な情報をご紹介します。内定契約書を受け取ったら受諾するにも辞退するにも必ず返事を書く必要があります。今回は内定契約書を受諾もしくは辞退する際の書き方・提出期限・郵送方法などを例文を交えてご紹介します。

内定契約書と添え状には一般的な提出期限が決められていますが、理想としてはいただいた時点で可能な限り早く送付するのがベストです。そして遅くても提出期限までには必ず出すようにしましょう。

現在は企業によっては添え状は不要と考えている企業もいるようです。しかし感謝の気持ちをしっかりと示せば受け取る側にも伝わるはずなのでなるべく添え状も添付するべきです。

添え状の書き方

実際に添え状を書く際のポイントについてご紹介します。添え状に書くべきなのは「会社名・部署名・担当者名」「本文のタイトル」「拝啓・謹啓または時候の挨拶」「内定に対するお礼」「本題」「締めの言葉」「敬具」「添付書類の内容」「日付」「自分の名前」「以上」となります。

添え状の例文

コツとしては単なる手紙とは違うので長々とした文章を書くのではなく、伝えたいことを1~2行まとめて簡潔な文章にすることを心がけることです。これは他のビジネスレターにも言えることなのでしっかり覚えておきましょう。

封筒はA4サイズで白の封筒

内定契約書は一般的にA4サイズの紙で書かれていますので返信する際も決して折り曲げたりせずにA4サイズの紙がそのまま入る大きさの封筒を選びましょう。封筒の色に関しては茶色よりも白を選んだ方が無難です。場合によっては企業から送られてきた封筒の中に返信用の封筒が同封されている場合もあります。その時はありがたくその封筒を使って返信しましょう。

返信用封筒を使用する際の注意点は、もしその封筒の宛先に「人事部行」などと記載されていた場合「行」を二重線で消して「御中」に書き直す必要があります。担当者の名前が書いてある場合は「様」と書き換えます。

内定契約書と添え状を送付する際はクリアファイルで挟んだ状態で封筒に入れて下さい。そうすることで雨に濡れることを防げますし、書類が折れたり傷ついたりする確率が下がります。

封筒の書き方

内定契約書と添え状を送る際の封筒の書き方をご紹介します。A4サイズの封筒であれば縦書き・横書きどちらでも構いませんので自分が書きやすい方法を選んでください。それ以外の書き方は普通の郵便の封筒の書き方とほとんど変わりません。ただ宛先が担当者ならば「様」、部署名ならば「御中」と記載することを忘れないで下さい。送付者の情報は封筒の裏側に記載します。自分の「郵便番号」「住所」「名前」「学生ならば学校名と学部名」を記載して下さい。

書類を封筒に入れる際は書類の向きに注意して下さい。書類と封筒の表裏・上下が同じ向きになるように入れる必要があります。裏表や上下逆にならないように気をつけましょう。

内定契約書提出後に辞退する方法は?

上記にて内定契約書を提出した後でも内定を辞退することは可能だとご紹介しました。だからといってそのまま一切連絡を取らなかったり適当なやり方で辞退するとその企業にとって大変失礼な行為となってしまいます。そこでどうすれば無事に内定辞退をできるのかについてご紹介します。

内定契約書提出後に辞退する際には3つの段階を踏む必要があります。それは「電話をする」「会って謝罪する」「詫び状を送付する」の3つです。電話をすることが相手に対して早く伝わる手段ですが、その場合実際に会って話をするという展開になることが多いです。そこで内定を辞退する理由も含めてしっかりと謝罪して後日詫び状を送付すると言った流れになります。

内定辞退を電話で連絡する

初回公開日:2017年04月19日

記載されている内容は2017年04月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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