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退職申請時の必要書類・貰う書類と書類に付随する手続き

退職ノウハウ

退職が決まったら必要書類を揃えなければいけません。退職する会社からどんな書類をもらわねければいけないのか?どんな手続きが必要なのか?もし、会社から必要書類が届かなかったら、どう対応したらいいのだろう…などの疑問について解説します。

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退職する会社から貰う必要書類

退職が決まったら、会社から貰う必要書類の確認をしましょう。揃えなければいけない、必要書類を紹介します。

年金手帳

日本年金機構が運営する、公的年金制度(国民年金、厚生年金、共済年金)の加入者に対して交付する、年金に関する情報を記載した手帳。いくつか種類がありますが、オレンジまたは青色が表紙の年金手帳が多くなっています。会社が保管する必要はないのですが、昔からの習慣で年金手帳が保管されていることがあります。年金手帳は、転職でも退職後の国民年金加入でも必要書類となります。

雇用保険被保険者証

雇用保険に加入した時に発行される証書。雇用保険に加入しているかどうか分からない時は、給与明細に「雇用保険」や「雇用保険料」などの項目があれば給与から天引きされ、雇用保険料を支払っていることになります。雇用保険被保険者証は、勤めている会社で保管されていることが多いです。転職先での雇用保険加入手続きや退職後の失業手当を申請する時の必要書類となります。

離職票

失業手当を申請する時に雇用保険被保険者証と一緒に提出する必要書類。離職票には2種類あり、退職日または退職日前に会社から離職票Ⅱが渡されます。左側の項目は会社が記入し、右側の離職理由欄に間違いがないかを確認してください。離職理由によって、失業手当の給付開始時期が変わってきます。一番下の欄に離職理由に異議の有無に丸を付け、署名と捺印をしたら、一旦会社に戻します。 離職票Ⅰには、雇用保険に加入した「資格取得年月日」、退職した「離職年月日」、退職理由を区分ににした「喪失区分」などが記載されています。会社側は退職の翌日から10日以内に、ハローワークに雇用保険資格喪失の手続きを行う義務があります。手続きが完了すると、会社から離職票Ⅰ、Ⅱが送られてきます。

源泉徴収票

給与・退職手当・年金などの支給額や会社が支払った税金額を証明する書類。給与の場合、源泉徴収として所得税を引いていますが、金額が正確になっていないので、年末調整を行うことによって支払いすぎた税金が戻ってきます。退職した年の12月31日までに転職をしなかった場合は、確定申告をする必要があり源泉徴収票が必要書類となります。また、転職先でも提出を求められます。前の会社での支払額が分からないと年末調整を正しく処理することが出来なくなり、支払いすぎた税金が戻ってこない場合もあるので注意するひつようがあります。

退職証明書

会社を退職したことを証明する書類。この書類は会社が必ず従業員に渡す必要書類ではないので、申請しないと発行しない場合があるので注意が必要です。特に決まった様式はなく、会社によって書式が異なっています。退職証明書に記載される項目は以下の通りになります。 ・雇用期間  入社日、退職日、勤続年数 ・業務内容と役職  どんな業務と役職に就いていたか ・給与  その会社で支払われていた金額 ・退職理由  何故その会社を辞めたのか 退職してから2年間は必要書類として請求することができます。退職証明書に記載して欲しい項目を選べますが、転職先から記載項目を指定される場合もあります。

厚生年金基金加入員証

勤めていた会社が厚生年金基金に加入していた場合に交付される証書。転職先の会社が同じ厚生年金基金に加入している場合は提出する必要があります。年金を受け取る時の必要書類となるので、年金手帳と一緒に保管しておくといいですよ。

健康保険被保険者資格喪失証明書

勤めていた会社で加入していた健康保険の資格がなくなったことを証明する書類。被保険者資格喪失日、被保険者だった人の氏名・性別・生年月日、被扶養者だった人の氏名・性別・生年月日、加入していた保険者名・保険者番号・記号番号、勤務していた事業所名・住所・電話番号が記載され、事業所の代表者印が捺印された内容になっています。健康保険の資格は退職日の翌日に喪失します。 被扶養者の加入や国民健康保険加入手続きをする場合、必要書類となることがあります。発行してくれる会社もありますが発行義務はないので、念のため申請しておくといいです。

退職する会社から必要書類が届かなかったら?

会社を退職してから、大分経つのに必要書類が届かない…ということがあります。早く手続きをしたい時、困りますよね。そんな時はどうしたらいいのか対処法を紹介します。

年金手帳

社会保険の手続きが完了した時に返却されている場合もあるので、会社で保管していたかを確認してください。既に返却されていて、どこを探しても見つからない場合は、最寄りの年金事務所で再発行の手続きを行ってください。申請者が本人だと確認できる身分証明書を窓口で提出すれば即日交付が可能となります。

雇用保険被保険者証

年金手帳と同様に手続き完了後に返却されている場合もあるので、会社で保管していたかを確認してください。既に返却されていて、どこを探しても見つからない場合は、最寄りのハローワークで再発行の手続きを行ってください。運転免許証などの身分証明書、印鑑、退職した会社名・住所・電話番号が必要となります。即日交付され、新しい雇用保険被保険者証には「再交付」という印が押されています。

離職票

離職票は退職した翌日から手続きが始まりますので、手元に届くまでに時間がかかります。しかし、離職票がないと失業手当の給付手続きが出来ないので、2週間過ぎても届いてない場合は、勤めていた会社の人事担当に連絡をして手続きを行って貰うようにしてください。もし、「手続きは完了していて送った」や「忙しくて手続きできない」など言われて、離職票が貰えそうもない場合は、ハローワークへ行って相談してください。ハローワークから退職した会社へ連絡し、問合せや催促を行ってくれます。

源泉徴収票

会社は退職してから1ヶ月以内に源泉徴収票を発行するようにと、所得税法第226条に定められています。1ヶ月過ぎても届かない場合は、退職した会社の人事担当に連絡してください。それでも発行してくれない場合は、税務署へ行って相談してください。「源泉徴収票不交付の届出書」を提出することによって税務署から指導が入ります。

退職証明書

退職証明書は会社が必ず発行する必要書類ではないので、まずは申請したかを確認してください。申請しているのに届いてない場合は、自分の手元に返却しなければならなかった会社からの貸与品や健康保険証が残ってないかを確認してください。貸与品などが戻ってきてないという理由で会社側は発行を拒否することができます。貸与品を返却してい留のに、それでも発行してくれない場合は、労働基準監督署へ行って相談してください。ただし、退職してから2年過ぎると請求権が消滅してしまうので注意してください。

厚生年金基金加入員証

手続きが完了した時点で渡されている場合もあるので、手元にあるか確認してください。ない場合は、退職した会社の人事担当に連絡してください。なかった場合は、加入していた年金基金へ問い合わせてみてください。

健康保険被保険者資格喪失証明書

手元に、退職した会社の保険証があるかを確認してください。返却されていないと手続きができません。保険証を返却しているのに届いてない場合は、退職した会社の人事担当に連絡して社会保険脱退の手続きが行われいるかを確認してください。会社側での社会保険脱退手続きが完了していないと証明書は発行されませんので、手続きを進めるようにお願いしてください。応じて貰えない場合は、市町村役場の国民健康保険関連の窓口で相談してみてください。

必要書類をしっかり受け取ろう

退職に関する必要書類について紹介しましたが、いかがだったでしょうか。必要書類の中には、会社に返却されていないと手続きが行えない書類もあるので、返却忘れのないように気をつけてください。

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