IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

残業削減の取り組み成功事例|残業削減のために定着させるべき意識

経営

規定の労働時間を超えての労働、「残業」。その残業をめぐって、労働者の過労死や自殺といった問題が起きています。そんな中、労働者が働ける環境を作るため、「残業削減」という取り組みが行われています。今回の記事では、その残業削減について詳しく解説していきます。

更新日時:

手取りは増えるが負担がかかる、それが「残業」

労働基準法によって、それぞれの会社や企業によって就業規則や雇用契約で定められた規定の労働時間を超えて仕事をすること。これを「残業」と言います。その規定の労働時間とは、休憩時間を除き、1日8時間、1週間40時間を主な上限とした労働の許容範囲となっており、使用者は原則として、これを超えて従業員に労働させることはできないという規定です。 そして、1日8時間、1週間40時間の範囲を超えている場合の残業で、午後10時〜午前5時までの深夜労働や休日出勤が残業としての主な形となっています。この場合、会社や企業にもよりますが、使用者は従業員に時間外または休日に労働させる、いわば許容範囲を越えた時間について通常の賃金の25%の「割増賃金」が支払われることになっています。 よって、許容範囲を超えた労働時間となる「残業」は、労働者の精神や肉体にとストレスや疲労などの負荷となりますが、その分の手当や報酬が出ることがあります。そうしたデメリットとメリットは勿論、「生活費の足しにする」「仕事が終わりきらない」などといった労働者の理由や思惑と、「経済的に困窮している」「残業もして効率を上げていく」といった使用者の理由や思惑もあるからこそ、残業は成り立っているのです。 しかし、つい最近では100時間や200時間とか、行き過ぎた時間での残業を行わせる会社や企業が出てきています。100時間や200時間も残業したとなれば、多くの方は「残業した分、残業代が多くつく」という、「苦労したけれど、かなり得した」という気持ちになるでしょう。 しかし、実際のところではそれに見合うほどの報酬や手当が出ず、ただただ蓄積していく疲労やストレスに耐えきれずに労働者が過労死したり、自殺したりするという問題までもがテレビやインターネットのニュースに取り上げられています。そういったことから、残業に悪いイメージを持ち、必要なものだとしても抵抗感を持ってしまう方も少なくありません。 そんな中で、労働者に長く快適に働いてもらうため、かかる負担を少しでも減らそうと、「残業削減」という新たな取り組みに挑戦している会社や企業が見受けられます。 では、その残業削減とは具体的にどういったものなのか。それについて、次の項目から取り上げ、説明していきたいと思います。

これが残業削減の取り組み

「男女がともに仕事時間と生活時間のバランスが取れるように見直す」。 このように、2020年までに働き方の改革を目指す方針が明記された「少子化社会対策対網」が閣議決定されました。そこで、先述の100〜200時間残業といった過重労働や超過勤務のような、働きすぎる日本の悪しき習慣を変えるため、会社や企業が積極的に動き出しているのです。 そこで、ワークライフバランスを向上させるための残業削減の取り組みを、5例ほど紹介していきたいと思います。

1.毎朝の退社時刻宣言で残業削減(NECビッグローブ)

NECビッグローブでは、毎朝9時から10時にかけて、オフィスに設置されたホワイトボードの前に集まり、一人一人がその日の帰る予定時刻を宣言するやり方を取っているそうです。 「やるべき仕事を終えれば周りに気兼ねせず帰れる」という雰囲気を作り、なおかつ退社時刻を自分で決めて、宣言したからには、何としても達成したいという気持ちが各個人に生まれるようになります。 こうした取り組みは結果として、適度な緊張感を持ったまま仕事を早く終わらせることにつながっていくのです。

2.労働時間の長者番付で残業削減(リクルートエージェンシー)

リクルートエージェンシーでは、長時間労働をしないように労働時間を集計し、それをメンバーが見れる場所に貼り出すことで互いに牽制し合う取り組みをされているそうです。 通常のオフィスでは、営業成績など自慢したいものが飾ってあるのが普通でしょう。しかし、逆に残業時間を貼り出すことで、どれだけ居残りさせられているのかを自覚し、それが恥ずかしいという空気を全体で作ることで長時間労働を避けるというのは、全くもって斬新な施作で発想です。

3.消灯と全員退社で残業削減(カヤック/クラシコム)

カヤックでは、「水曜日は19時に会社を消灯する(一部残して)」というルールを、クラシコムでは18時になったら全員退社させているというルールを適用しています。 どちらも仕事にいつも以上に集中し、どこまでムダなくできるかを意識してもらう意味で、それぞれ消灯の曜日と退社の時間を設けることで、残業削減と同時にワークライフバランスの効率化を図っているのです。

4.反省会で残業削減(トリンプ・インターナショナル)

トリンプ・インターナショナルでは、社長自らの強いリーダーシップによって毎日がノー残業デーとなることをモットーとしています。 残業してしまった社員と上司は、その都度反省会を開かせられるそうです。そんな気まずい、そして無駄な会議をするくらいなら早く帰るという意識が芽生え、残業削減の効率化となっています。

5.早朝勤務と軽食で残業削減(伊藤忠商事)

伊藤忠商事では、朝5時から8時にかけての早朝勤務をしたら深夜残業と同じ給料がもらえ、さらに8 時前には無料で軽食が出されるそうです。 まさに「早起きは三文の徳」。こうした営業方針で2013年秋に実施したトライアルの結果によると、総合職1人当たりの残業時間は月4時間減ったということです。

この他にも、過重労働や超過勤務による過労死や自殺といった問題は勿論、効率的な残業削減を積極的に取り組んだ会社や企業もいるように、社員の残業は重要視されています。 そして、この社員の残業をめぐる問題には日本的な働き方の問題点を変えていく必要があるという見方もあり、労働時間への評価ではなく、生み出した成果に対して平等な評価がされていく社会が日本にも確立されてほしい、という意見も出ているのです。

これが残業削減するための対策

最初のところでも説明したように、残業とは社員に手当てというメリットと、疲れやストレスというデメリットを与えるものですが、何度か続く状況になると多大な負担をかけてしまうことがあります。そして、企業・会社側からするとその人件費がコストになってしまうことにもなり、両者にとっては望ましくはありません。 社員の働き方を効率化でき、モチベーションを高く保つことができるような仕組みがあれば、残業削減につながる取り組みにも繋がります。効率化することで、社員と企業・会社側にかかる負担やリスクを解消できる、残業削減の対策の例をこちらに挙げていきます。

1.「ノー残業デー」の導入

「ノー残業デー」とは、毎週水曜日など、企業が定めた曜日に社員を一斉に退社させることで残業を減らし、業務の効率化を進める取り組みで、残業削減対策としてもかなり知名度のある取り組みです。 残業が減ることや、早く帰れるためのモチベーションアップにつながるといったメリットもあり、モチベーションが上がることで、社員一人ひとりの生産性がアップしたり、翌日に気持ちをリフレッシュできた状態で出勤できるといった相乗効果も考えられます。 さらに、企業にとっては人件費の削減のメリットが考えられ、一石二鳥とも言えます。

2.残業の事前申請制化

残業を行う際に本人が上長や管理職へ残業申請を行い、それが認められた場合のみ残業を行うことができる制度です。 これにより、不要な残業が削減されるだけでなく、どの部門で、どのような理由により、どの程度の残業が発生しているかといった実態を把握することができます。残業の事態を把握することで、社員の一人ひとりの業務改善策を打ち出すことができたり、残業削減に向けた様々な対策を生み出すことができます。

3.人事評価制度と残業時間の連動

管理職の人事評価の項目に「部下の残業時間」を組み込むことにより、残業時間の点も考慮に入れて管理職の評価を決めるという制度です。 部下の残業時間が多すぎると、管理職に評価にも影響してくるので、管理職は部下の残業時間に気を配るようになり、一人ひとりの残業時間削減の対策に取り組むようになるのです。また、管理職だけでなく、一般社員の人事評価にも「自分の残業時間」を組み込んでいる企業や会社もあります。

4.業務のローテーション化

社員一人ひとりが別の仕事を受け持つのではなく、各社員が様々な業務に携われるように担当の仕事をローテーション化します。 その結果、分かる範囲であれば他の社員が担当する仕事をフォローできるようになり、特定の社員に残業が偏るということを抑えることができます。 さらに、社員同士のコミュニケーションが活発になるので、チームワークの向上につながり、より業務を効率化させられるというメリットにも繋がります。

このように、企業や会社による自主的な残業削減の取り組みと同じく、残業削減の対策も社員の負担を軽減し、業務の効率化を助けているということがあります。 ただし、注意してほしいのは、必ずしも全ての企業の残業が削減されて、すべての社員の行雨が効率化されるわけではないということです。何故ならば、残業が行なわれている根本的な原因をまずは突き止めた上で解決をするための手段を選ばないと、建前上は残業が減ったように見えるかもしれませんが、実際は何も解決していないという結果に繋がるからです。 そして、残業削減の対策を行うと、仕事が回らなくなったり、それによって休憩時間も仕事をしてしまったり、社内コミュニケーションがなくなったりするといった弊害が起こり得る可能性があるからです。 よって、これらの可能性にして注意点に気をつけて、残業時間の削減を目指す必要があります。

これが残業削減に成功した実例

そして、先に紹介した自主的な残業削減の取り組みをした5社のように、残業削減の取り組みを行い、成功した企業や会社の実例があります。 以下に紹介する3例は、先の5社よりも強い信念の下に残業時間を大幅に削減し、それに成功したことで業績面でも順調な成長を遂げている企業の実例です。

1.しっかりとした朝礼と終礼(Goodpatch)

UIデザインの企業「Goodpatch」は、遅くとも20時には大半のメンバーが帰宅しているという社内状況が特徴的です。そうした状況を作っているのに一役買っているのが、10時での全員で「朝礼」、終業時間となる19時での「終礼」なのです。 始業時間は勿論、終業時間でもしっかりとした終礼を行うことで、ダラダラと残るメンバーがいなくなり、結果として残業するメンバーがほとんどいなくなって、実質上の残業削減に成功したというわけです。

2.残業チケット制の導入(ピコナ)

アニメ業界の企業であるピコナは、過酷な労働環境が多いことでも知られています。そんな中、2012年〜2014年に渡って行われた「時間外労働撲滅プロジェクト『リア充しよう』」で、時間外労働をそれまでの80%も削減した実績を持っています。 プロジェクトの開始前までは、社員ひとりあたりの平均残業時間が100時間を越える月も珍しくなかったものの、プロジェクト導入後は段階的に削減し、2015年時点の残業時間が20〜25時間程度に収まるまでに至っています。 そして、プロジェクトの中で実施された取り組みの中でも最も特徴的なのが、21時以降の残業は1ヶ月につき上限7枚までのチケットの使用を必須にした「残業チケット制」の導入です。 しかも、この「残業チケット制」を使用するには、システム上で社長に申請する必要があり、使用理由を明確にすることが義務付けられています。これによって、次第にスケジュールや時間を管理する感覚が備わり、結果として残業時間が減っていき、残業削減に成功したとのことです。

3.外注で本当にやるべき業務に注力(ランクアップ)

化粧品の通販事業を行っているランクアップでは、事業で発生するコールセンター、配送、倉庫といった大掛かりな作業を一括して外注しています。 しかし、ランクアップでは一部の作業ではなく、それらの作業をまとめて外注で行ってしまうという大胆さを持ち合わせているのです。 自社の理念を時間をかけて念入りに伝え、ただの外注先ではなく、あくまでも「パートナー」として二人三脚で外注先と協力して事業を進めていくことを重要視して、効率化を図っています。そのために、外注先とミーティングや話し合いの場を通常よりも多く設けているとのことです。 その結果、外注作業の効率化による残業削減は勿論、ランクアップは2005年の創業以来10年連続で売上と従業員の高増を同時に達成しているのです。

これが残業削減のアイデア

続いては、残業削減に向けたアイデアを3例、こちらに紹介していきます。 これらの3例も、残業削減とはどんなものなのか、残業削減についてどうすればいいか考えている方にとっても参考になると思いますので、是非とも目に通してみてください。

1.「残業は悪だ!」と意識付ける

会社内に「残業は悪だ!」という意識の根付かせは、残業削減のアイデアとして効果があるもののひとつです。 具体的にどうするかというと、「月間残業順位の貼り出し」、すなわち残業時間のランキング付けがその代表的な例にあたります。これは残業時間の少ない順に順位をつけて壁に貼りだしをし、その上位3名を職場で表彰するという取り組みで、賞与などの金銭的なインセンティブをつけるとさらに効果的になります。 その他、残業する時は「みっともないデザインのTシャツ着用」、あるいは先に紹介したトリンプ・インターナショナルの取り組みのように、残業をしてしまった翌日には「上司と残業者の反省会」などというアイデアもあります。 「残業は悪だ!」という意識が浸透し始めたらしめたもの、何をしなくても残業が減り、効率的な組織に変わっていくことでしょう。ただ、このアイデアを実現するにあたって注意するべきなのは、残業者を追い詰めるのではなく、明るく楽しく実施するという点です。

2.終業時間を過ぎたら強制的に退社させる

このアイデアを具体的にどう実現するか説明するとなると、例えば、会社の終業が午後17時だったらとします。その30分前の16:30に、「蛍の光」のような、帰りの時間を優しく告げる音楽を流してみてはどうでしょうか。 さらに、少なくとも1時間後の18:00までには各自のPC端末の自動シャットダウン、空調のシャットダウンや照明のオフという手もあります。当初は突然、作業中に電源が落ちたり変わったりとで大混乱になることは避けられませんが、習慣づいてくれば効率良い業務の手仕舞いができるようになってきます。

3.残業をさせないための仕掛け・仕組みを作る

NECビッグローブのように、毎朝、業務開始前の朝礼で各自の「退社時間」を宣言させるのも良いかもしれません。 そして、「ノー残業デー」も残業削減の方策としてよく使われますが、それをさらに発展させた「自己申告ノー残業デー」という方策もあります。これは週1回の「ノー残業デー」を当事者に申告させるもので、業務の都合に合わせて実施できるメリットがあるのです。 また、共通ファイルに予定日を書き込めば、チームとしての業務状況に合わせることもできます。さらに次のステップとして発想させた「ノー残業ウィーク」や「ノー残業マンス」も考えられます。

残業削減に向ける意識を変える

ここまで、残業削減の取り組みや成功例を紹介してきましたが、実際に取り組みだけやっても、根本的な解決には至らないことがあります。「仏作って魂入れず」という諺通りのことにならないように、取り組みを入れていくと同時に、労使双方の残業、そしてその残業削減に対する意識を変えたり、強くしていく必要があります。 中にはこのように意識を変えるだけで、残業削減に繋げることが可能なケースもあります。

1.経営者の残業削減の決断を求める

例えば、労働者が会社に残業申請をしないで行う、時間外手当の出ない時間外労働。いわゆる「サービス残業」をさせていた会社は大変です。手当の出ない残業を見越して経営していた訳ですから、それなりの出費・混乱は覚悟しないといけません。 そこで、「半年後にはサービス残業を止める」「今すぐには無理だけど、1年後には残業手当をキチンと支払う」などと宣言し、後に示す幾つかの方法を組み合わせて残業削減を実行するべきです。サービス残業をさせていない会社であっても、残業削減の際は、多少の混乱は避けられません。何故ならば、どこの会社にも現状維持を望み、変革に反対する社員がいるからで、業務の見直しや改善を進める場合は、彼らと話し合いをし、うまく折り合いをつける時間も要します。そのため、少なくとも半年程度の時間がかかるのではないかと思われます。 こうした形での残業削減が行えるかどうかは、経営者の決断次第にあると思われます。元々残業時間の長短というのは、経営者の考え方によるところが大きいのです。

2.残業は臨時か緊急の時だけ行う

ただただ日常的に残業を行っていては、残業削減は期待できません。「仕事があるから残業する」といった認識を改めて、「残業は、臨時か緊急の時だけ例外的に行うもの」と、これを残業の原則とするのです。 上司の日頃の指導により、ある程度は残業削減が実現できます。思いついた時に指導するのではなく、忘れないように、否が応でも覚えさせるために、毎日毎日繰り返ししつこく指導する以外に方法はありません。 3ヶ月か半年でも指導し続ければ、「残業は、臨時か緊急の時だけ例外的に行うもの」という考えが組織風土として定着し始め、残業削減に繋がっていくのです。

3.残業しても評価はしない

遅くまで残業していると、本人はよく働いたという充足感を覚えるようになり、仕事熱心なようにも見えます。このような、「残業は善」という風土を改め、残業を行ったという事実だけで評価しないことです。それがかえって逆効果となり、残業80時間や100時間といった過酷労働や超過勤務に発展しかねません。 よって、場合によっては「残業は悪」として、残業を行った社員、残業させた上司、部署の査定をマイナス評価にしてしまうことも方法です。この場合、隠れて残業させないように何らかの措置が必要となります。

4.過労死を絶対に出してはいけない

社員が過労で亡くなるという環境は、正常ではありません。これは多くの方に納得してもらえる言葉だろうと思いますが、現実を見ると、そのような環境下で勤務させている職場、いわゆるブラック企業、もしくはそれに似た職場が結構存在します。 厚生労働省の過労死の認定基準によると、毎月の残業時間が45時間を超えると業務との関連性が「徐々に強まり」、80時間を超えると業務との関連性が「強い」としています。つまり、月80時間以上の残業をさせていると、過労死と認定される可能性が極めて高いということなのです。 このように過重労働を放置していた場合は、安全配慮義務(会社は従業員の健康や安全に配慮する義務)違反として、会社に損害賠償責任が問われます。過労死(過労自殺)が起きて、会社に1億円を超える損害賠償の支払いを命じた判例も存在しています。 サービス残業はその問題外ですが、残業代などの手当をキチンと支払っていても、残業時間が多すぎるのは明らかな問題です。ひとまず、月80時間、月45時間を目標として少しずつ、なるだけ多めに削減していきましょう。

残業削減はもう少し積極的に考えるべき

文字通りの居残りとなる残業は、ストレスや疲れが溜まって辛く苦しいというデメリットが付き物ですが、その分の手当や報酬が出るというメリットもあります。 しかし、度が過ぎるとメリット以上のデメリットが生まれてしまい、最悪、それこそ問題となっている過労死や自殺というケースに繋がることがあります。 そんな重要視される残業問題だからこそ、昨今、様々な形で会社や企業も残業削減という新たな取り組みに挑んでいるのです。当然、この残業削減にも、社員が働きやすくなるというメリットと、仕事が回らなくなるというデメリットというものはあります。 しかし、この記事でも紹介したように、社員のことを考え、なおかつ残業の根本的な原因を踏まえた上で、もう少し前向きに、積極的に残業削減を考えていくことによって、ワークライフバランスの実現ができ、労働の効率化も図ることができるのです。

関連タグ

アクセスランキング