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【履歴書】事務職への応募時の書き方|志望動機・自己PR欄を書くコツ

書類選考・ES

事務職に応募する際に気になる履歴書の書き方について解説しました。事務未経験でも経験があってもいいように、それぞれの場合に合わせて解説しています。これを読めば、志望動機のポイント、履歴書の職歴欄の書き方や自己PRを上手に書くコツがわかります。

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「事務職」の種類と具体的な仕事内容

仕事といえば、デスクワーク中心というイメージが思い浮かびますし、実際の業務もデスクワーク中心です。一口にデスクワーク中心といっても、事務の種類によっては担当する仕事内容が変わってきます。ここでは事務職の種類と具体的な仕事内容について解説します。

それぞれの「事務職」の主な仕事内容

【一般事務】 様々な業界の企業から官公庁まで幅広い事務業務を中心に行います。企業や配属部署によって仕事内容は様々ですが、主には次のようなものが具体的な仕事内容です。 ・資料や契約書の書類作成 ・電話、メール、来客対応 ・業務に必要なデータ収集 ・書類などのファイリング、管理 ・郵便物、宅配物の仕分け など 【営業事務】 企業で営業担当者のサポートを中心に行います。企業によって営業事務の仕事内容が異なります。顧客と直に関わりながら仕事をすることも多く、一般事務よりも専門性が強くなります。具体的な仕事内容な次のようなものがあります。 ・顧客からの電話、メール応対 ・商品の出入管理 ・在庫管理 ・請求書、納品書の作成、発行 ・プレゼンテーション資料などの書類作成 など 【経理事務】 企業などの経理部門において、経理・会計・財務を担当します。金銭にまつわる仕事内容が中心で、具体的な仕事内容は次のようなものがあります。 ・出入金管理 ・伝票仕訳 ・日常的な経理業務 ・帳簿作成 ・月次、年次決算などの会計業務 など 【人事事務】 企業や組織内で幅広く「人」にかかわる業務を担当します。給与計算などは経理事務ではなく人事事務が行います。具体的な仕事内容は次のようなものがあります。 ・人材募集、採用選考などの人事採用にまつわる業務 ・社員の異動や退職に関する管理 ・給与計算、雇用・労働保険の手続き など この他にも、【総務事務】【貿易事務】【医療事務】【学校事務】【調剤事務】といった事務職があります。

「一般事務」は”幅広い事務業務”を担当する可能性がある

一般事務は”幅広い事務業務”を担当する可能性があります。どういうことかといえば、一般事務は企業によっては純粋な事務作業以外も含まれることがあるためです。さきほど挙げた主な仕事内容は次の5つでした。 ・資料や契約書の書類作成 ・電話、メール、来客対応 ・業務に必要なデータ収集 ・書類などのファイリング、管理 ・郵便物、宅配物の仕分け など 一般事務ではこの他に次のような業務が含まれる場合があります。 ・会議準備 ・お茶出しなどの茶菓接待 ・郵便物、宅配物の配送 ・備品の管理 ・議事録の作成 など 一つ一つは軽微であっても、まとまってしまうと結構なボリュームになります。これら多岐にわたる幅広い業務が一般事務の守備範囲になることがあります。実際にこれらをすべて含めて「一般事務」とする企業もあります。ですので、求人票に「一般事務」と書いてあっても企業などによって携わる仕事内容が変わりますので注意が必要です。また、「営業事務」も企業によっては幅広い業務を担当することがありますので、しっかり確認をしておきましょう。

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「事務職」に求められる人物像

事務職に求められるスキルは大きくいえば、3つあります。ここではその3つのスキルとあわせて”こういう人が事務職に向いている”という人物像についても解説していきます。

求められる3つのスキル

・PCスキル 今や仕事をする上でPCは欠かせないもとなり、合わせてPCスキルも欠かせないものとなりました。資料や案内状といった各種書類の作成にはワード(Word)やエクセル(Excel)を使用するでしょうし、顧客とのやり取りではメールを使用するでしょう。請求書や出納に関しては別途専用のソフトを使うかもしれませんが、どちらにしてもPCスキルは必要です。 ・サポートスキル デスクワーク中心ですが、社員のサポートができることも大切です。書類の受け渡しにせよ、電話の引継ぎにせよ、他の社員とのやり取りは欠かせません。そのためサポートスキルがあることが求められます。 ・コミュニケーションスキル 社内、社外問わず人とのコミュニケーションは欠かせません。社内であれば業務を円滑に進めるために、社外であれば相手に不快感を与えないことは勿論、相手の伝えたい内容をきちんと理解するためにもコミュニケーションスキルは必要です。

求められる人物像

・忍耐力がある 事務職は地味な仕事が多い職種です。華々しい仕事でない分、日々こなし続ける忍耐力が必要です。言い換えれば、縁の下の力持ちとなれる忍耐力が求められます。 ・気配り、思いやりがある 社内外を問わず人との関わりが多く、人のサポートも多いのが事務職です。そういった関わりが多い分、気配りや思いやりが求められます。また書類などの受け渡しといったビジネスマナー+αの細かな気遣いまでできるとより良いでしょう。 ・正確さがある 事務職の業務内容は多岐にわたるため、一つ一つを正確にこなすことが求められます。 特に請求書の発行などは期日があり、金銭のやり取りが発生するものですのでミスは許されません。 適当な仕事をしてしまえば相手に不快な思いをさせてしまいます。 そうしないためにも正確さが求められます。 ・積極性がある 与えられた仕事をするだけでなく、どうやったら効率化ができるのかといった積極的な姿勢も求められます。 決まった仕事をずっと続けるだけでは変化の激しい今の時代に対応しきれない部分が出てきます。 自ら学び、自ら変えていく姿勢が求められています。

履歴書の「職歴欄」の3つのポイント

「職歴欄」は履歴書を書く上で頭を悩ませる2大要素の1つではないでしょうか。あと1つの要素については後ほど解説します。ここでは履歴書の「職歴欄」を書く際のポイントを解説します。

ポイント1:自分に合った職歴欄のある履歴書を選ぶ

大前提として、自分の職歴に合った履歴書を選びましょう。履歴書ならどれでもいいやと適当に選んでしまうと、職歴もないのにたくさんの職歴欄を設けてあるものを選んだり、逆に本当は職歴欄がたくさんいるのに少ないものを選んでしまったりといった事態を招いてしまいます。自分自身の職歴にあった履歴書を選びましょう。

ポイント2:職歴がない・少ない場合には、事務につながるバイトやパートも書く

新卒であると職歴がないですし、初めての転職であっても職歴欄を埋めるほどの量はないでしょう。そういった場合には、学生時代のバイトやパートを書くようにしましょう。たくさんバイトなどをしてきた場合には、事務職へつながるようなものを選んで書きましょう。バイト経験もないという場合には、何か資格取得をするためにスクールへ行ったということを書いてもいいでしょう。

ポイント3:事務経験がある場合には、担当業務内容を簡単に伝わりやすく書く

事務経験があれば、担当した業務内容を書きましょう。書くときのポイントは詳しく書きすぎないことです。履歴書は応募したあなたのことを知ってもらうための初めて渡す書類です。だらだらと書いてしまうと、読む側としてはげんなりしてしまいます。まずは”簡潔さ”を心がけましょう。もし担当した業務内容が多いのならば、応募する業務内容につながるものを選んで書いてもいいでしょう。

マメ知識|履歴書と職務経歴書の「職歴」の違い

履歴書の提出と共に職務経歴書の提出も求められることがあります。どちらも職歴を書きますが、なぜ同じことを2度も書かなければならないのでしょう。これにはきちんとした理由があります。 その理由とは、履歴書と職務経歴書の「職歴」の違いです。履歴書は職歴を”簡潔に”書きます。簡潔に書くためにはある程度まとめる必要があります。言い換えれば、履歴書の職歴欄は”ある程度まとめた内容の職歴”です。 一方の職務経歴書の職歴はといえば、”具体的で詳しい内容の職歴”を書きます。履歴書である程度まとめてしまった内容を、職務経歴書ではより詳しく書きます。このように役割分担がされているため、履歴書と職務経歴書の双方の提出をも取られることがあるのです。より応募する企業に適性があることをアピールできるようにそれぞれを書き分けましょう。

志望動機を書くときのポイント

志望動機はさきほどお話しした履歴書の悩む2大要素の片割れです。応募する数だけ志望動機も必要となりますが、毎度すべてを書き直すのは重労働です。ここではそれぞれの経験の有無にあわせて志望動機に盛り込むといいポイントを解説します。

経験の有無によらず「なぜその企業なのか」と「適性」、「コミュニケーション能力」は盛り込む

まず志望動機を書く上で押さえておきたいのは、「なぜその企業なのか」と「適性」についてです。なぜその企業なのかということがはっきりしていないと、通り一遍の志望動機にしかなりません。そうなると採用担当者は「うちの会社でなくてもいいのでは?」となります。”なぜ”その企業でないといけないのかをしっかり書いてください。 次に適性です。これは企業の求人内容に自分自身が合っているのかということです。過去の自分の経験や知識、スキルなどと求人内容を照らし合わせて適性があるかを書きます。そして最後に、自分自身のコミュニケーション能力についても盛り込めたら盛り込みましょう。コミュニケーションはどのような企業でも必ず必要となります。

事務の経験がなら、「パソコンスキル」と「ヒューマンスキル」を盛り込む

事務が未経験であれば、「パソコンスキル」と「ヒューマンスキル」を盛り込みましょう。具体的にはパソコンを使ってできること(ワード・エクセルを使った書類作成には困らないなど)、業務を行うにあたって活かせる自分の持ち味(速くて正確な業務、秘書検定を通して身につけたビジネスマナー、積極性があるなど)のことです。応募した企業でこれらを活かしてどうなりたいといったことを考えていくといいでしょう。

事務の経験があるなら、「事務の知識・スキル」と「即戦力」を盛り込む

事務の経験があればそれまで培った「事務の知識・スキル」をしっかり盛り込み、「即戦力」であることをアピールしましょう。経験があり即戦力であることは強みです応募した企業で、どのように過去の知識やスキルを活かしていきたいかと考えていくといいです。

伝わりやすい自己PR欄を上手に書く3つのコツ

ここで解説するのは自己PR欄を上手に書くコツです。さきほどの志望動機の書き方のところと一部重複するところがありますが、自己PRにも応用できると理解してください。

コツ① 「何ができて」「どういう風に」を中心に

経験があるなしにかかわらず、自分自身の「何ができて」「どういう風にしたいのか」といったことを中心に書いていきましょう。例えば、未経験で一般事務に応募する場合にはこのようなことをまず「できること」として盛り込みます。 ・過去の事務職につながる経験(接客の経験、マネージャーの経験、管理業務など) ・パソコンスキル(資格取得、具体的にできる内容など) 次に「こういう風にしたい」としてこのようなことを盛り込んでいきます。 ・応募した企業でやっていきたいこと ・応募した企業でなりたい自己像

コツ② 文章のバランス(漢字やカタカナの量、一文の長短)に 気を付ける

書く内容についてはよく解説してありますが、あえてここでは文章のバランスについてもお話しておきたいと思います。一生懸命書いた自己PRでも、パッと見た時に黒々としていたら残念ながら読む気がそがれてしまいます。大切なのはバランスです。一つ一つの文章が長くなりすぎたり、短くなりすぎたりしない、無理に漢字にしない、カタカナ語を乱発しない、の3つを意識するとぐっとしまった文章になります。

コツ③ 導入⇒展開⇒結論(締め)の流れを外さない

これはいわゆる【起承転結】のことです。ここでは【導入⇒展開⇒結論(締め)】として話を進めていきます。 まず「私はこういうことをしてきました」「私はこういう人間です」といった話の入りを書きます。これが導入です。そしてそこから「御社の求人に応募したのは、私の〇〇といった部分が活かせると考えたためです。なぜなら~」と話を展開していきます。そして最後に、応募した企業の力になるべく頑張る姿勢や、なれるといったカタチで締めくくります。これが結論になります。 当たり前といえば当たり前のことなのですが、少し意識して書くだけで相手への伝わりやすさが変わります。

”相手に伝わるように書く”のを忘れないようにしましょう

今まで書き方やポイント、コツについて解説してきましたが、大切なのは”相手に伝わるように書くこと”です。どれだけ時間をかけて書いても、相手に伝わらなければ意味がありません。独りよがりの履歴書にならないよう、相手に伝わるかどうかに気を付けて書いていきましょう。

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