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【履歴書】事務職への応募時の書き方|志望動機・自己PR欄を書くコツ

更新日:2020年08月14日

書類選考・ES

事務職に応募する際に気になる履歴書の書き方について解説しました。事務未経験でも経験があってもいいように、それぞれの場合に合わせて解説しています。これを読めば、志望動機のポイント、履歴書の職歴欄の書き方や自己PRを上手に書くコツがわかります。

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「事務職」の種類と具体的な仕事内容

仕事といえば、デスクワーク中心というイメージが思い浮かびますし、実際の業務もデスクワーク中心です。一口にデスクワーク中心といっても、事務の種類によっては担当する仕事内容が変わってきます。ここでは事務職の種類と具体的な仕事内容について解説します。

それぞれの「事務職」の主な仕事内容

【一般事務】 様々な業界の企業から官公庁まで幅広い事務業務を中心に行います。企業や配属部署によって仕事内容は様々ですが、主には次のようなものが具体的な仕事内容です。 ・資料や契約書の書類作成 ・電話、メール、来客対応 ・業務に必要なデータ収集 ・書類などのファイリング、管理 ・郵便物、宅配物の仕分け など 【営業事務】 企業で営業担当者のサポートを中心に行います。企業によって営業事務の仕事内容が異なります。顧客と直に関わりながら仕事をすることも多く、一般事務よりも専門性が強くなります。具体的な仕事内容な次のようなものがあります。 ・顧客からの電話、メール応対 ・商品の出入管理 ・在庫管理 ・請求書、納品書の作成、発行 ・プレゼンテーション資料などの書類作成 など 【経理事務】 企業などの経理部門において、経理・会計・財務を担当します。金銭にまつわる仕事内容が中心で、具体的な仕事内容は次のようなものがあります。 ・出入金管理 ・伝票仕訳 ・日常的な経理業務 ・帳簿作成 ・月次、年次決算などの会計業務 など 【人事事務】 企業や組織内で幅広く「人」にかかわる業務を担当します。給与計算などは経理事務ではなく人事事務が行います。具体的な仕事内容は次のようなものがあります。 ・人材募集、採用選考などの人事採用にまつわる業務 ・社員の異動や退職に関する管理 ・給与計算、雇用・労働保険の手続き など この他にも、【総務事務】【貿易事務】【医療事務】【学校事務】【調剤事務】といった事務職があります。

「一般事務」は”幅広い事務業務”を担当する可能性がある

一般事務は”幅広い事務業務”を担当する可能性があります。どういうことかといえば、一般事務は企業によっては純粋な事務作業以外も含まれることがあるためです。さきほど挙げた主な仕事内容は次の5つでした。 ・資料や契約書の書類作成 ・電話、メール、来客対応 ・業務に必要なデータ収集 ・書類などのファイリング、管理 ・郵便物、宅配物の仕分け など 一般事務ではこの他に次のような業務が含まれる場合があります。 ・会議準備 ・お茶出しなどの茶菓接待 ・郵便物、宅配物の配送 ・備品の管理 ・議事録の作成 など 一つ一つは軽微であっても、まとまってしまうと結構なボリュームになります。これら多岐にわたる幅広い業務が一般事務の守備範囲になることがあります。実際にこれらをすべて含めて「一般事務」とする企業もあります。ですので、求人票に「一般事務」と書いてあっても企業などによって携わる仕事内容が変わりますので注意が必要です。また、「営業事務」も企業によっては幅広い業務を担当することがありますので、しっかり確認をしておきましょう。

「事務職」に求められる人物像

事務職に求められるスキルは大きくいえば、3つあります。ここではその3つのスキルとあわせて”こういう人が事務職に向いている”という人物像についても解説していきます。

求められる3つのスキル

・PCスキル 今や仕事をする上でPCは欠かせないもとなり、合わせてPCスキルも欠かせないものとなりました。資料や案内状といった各種書類の作成にはワード(Word)やエクセル(Excel)を使用するでしょうし、顧客とのやり取りではメールを使用するでしょう。請求書や出納に関しては別途専用のソフトを使うかもしれませんが、どちらにしてもPCスキルは必要です。 ・サポートスキル デスクワーク中心ですが、社員のサポートができることも大切です。書類の受け渡しにせよ、電話の引継ぎにせよ、他の社員とのやり取りは欠かせません。そのためサポートスキルがあることが求められます。 ・コミュニケーションスキル 社内、社外問わず人とのコミュニケーションは欠かせません。社内であれば業務を円滑に進めるために、社外であれば相手に不快感を与えないことは勿論、相手の伝えたい内容をきちんと理解するためにもコミュニケーションスキルは必要です。

求められる人物像

・忍耐力がある 事務職は地味な仕事が多い職種です。華々しい仕事でない分、日々こなし続ける忍耐力が必要です。言い換えれば、縁の下の力持ちとなれる忍耐力が求められます。 ・気配り、思いやりがある 社内外を問わず人との関わりが多く、人のサポートも多いのが事務職です。そういった関わりが多い分、気配りや思いやりが求められます。また書類などの受け渡しといったビジネスマナー+αの細かな気遣いまでできるとより良いでしょう。 ・正確さがある 事務職の業務内容は多岐にわたるため、一つ一つを正確にこなすことが求められます。 特に請求書の発行などは期日があり、金銭のやり取りが発生するものですのでミスは許されません。 適当な仕事をしてしまえば相手に不快な思いをさせてしまいます。 そうしないためにも正確さが求められます。 ・積極性がある 与えられた仕事をするだけでなく、どうやったら効率化ができるのかといった積極的な姿勢も求められます。 決まった仕事をずっと続けるだけでは変化の激しい今の時代に対応しきれない部分が出てきます。 自ら学び、自ら変えていく姿勢が求められています。

履歴書の「職歴欄」の3つのポイント

「職歴欄」は履歴書を書く上で頭を悩ませる2大要素の1つではないでしょうか。あと1つの要素については後ほど解説します。ここでは履歴書の「職歴欄」を書く際のポイントを解説します。

ポイント1:自分に合った職歴欄のある履歴書を選ぶ

初回公開日:2017年04月28日

記載されている内容は2017年04月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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