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仕事における優先順位のつけ方|優先順位がつけられない人の対処法

更新日:2020年08月14日

仕事

仕事をする上で、優先順位をうまくつけてこなしていくことは非常に重要です。優先順位は、ひとつひとつの仕事について詳しく正しく把握しておかなければ、きちんと組み立てることが出来ないものです。失敗の原因やハウツーについて、詳しく確認していきましょう。

仕事における優先順位のつけ方

「重要度」と「緊急度」で仕事を分類する

仕事における優先順位を決めていく上で、「重要度」と「緊急度」の二つについて考えることが必要です。「重要度」とは、仕事内容の位置づけです。この仕事が滞ってしまうことで、自身の業務内容にどのようなマイナス影響があるのかという意味です。例として挙げるのであれば、「売上のマイナス」や「納期の遅れ」、「クオリティの低下」などです。 この「重要度」の中には、更に「自分にとっての重要度」と「相手にとっての重要度」という分類もあります。前者を優先してしまう人が多いのですが、実は後者を優先順位の上位に位置づけることによって、関係性の良好を引き出すことが出来るため、今後の業務上の信頼度が上がるのです。相手とは、仕事を頼んで来た対象ですね。上司や後輩、クライアントや別部署の人など様々な相手が考えられます。 一方の「緊急度」とは、名前の通りどれだけスピードが求められているかというポイントです。「スケジュールが迫っている」「取引先から急かされている」「急いで対応しなければいけないトラブルがあった」などの状態です。 こちらの「緊急度」の中にも、「自分にとっての緊急度」と「相手にとっての緊急度」が存在しています。もちろん、相手を優先することによって信頼や安全を獲得することが出来ますが、常に相手ばかりを優先していると、自分の仕事が進まなくなってしまうというダメージもあるので、「重要度」と合わせて考慮する必要があるのです。

「緊急ではないが重要な仕事」に注意する

「緊急度」は「予想外のトラブル」や「目前に迫った締め切り」などが含まれてくることもあるため、しばしば優先順位が無条件に高くなってしまいがちです。もちろん、緊急性の高さはそれ相応の理由があるものなので、無視してしまうと重大なミスや申告なトラブルに繋がってしまう危険性もあります。 しかし一方で、上手に優先順位を組み上げていくためには、「緊急ではないが重要な仕事」を、いかにうまく処理するかが大切です。「緊急度が低い」からと言って、「すべてを常に後回しにしてしまって良い」というわけではありません。 スケジュールを立てたり、会議の準備をしたり、仕事を効率良く進めるためのシステムを作ったり、スキルアップや人間関係の構築も含まれてくるでしょう。

優先順位がつけられない人の対処法

「優先順位を考える時間」をつくる

仕事が多いと、つい混乱してしまい、それぞれの優先順位を見失ってしまいがちです。どの仕事からこなしていけば良いのか、パニックになってしまうこともあるでしょう。 混乱を避け、冷静かつ的確な仕事を展開していくためには、一日のはじめに「優先順位を決める時間」を作るようにしましょう。もちろん、イレギュラーな予定が入ったり、予定通りに仕事がこなせなかったりして、決めた順番が変わって来ることもあります。ざっくりとした優先順位を付けて、状況が変わるごとに適宜入れ替えられるようにしてみましょう。前もって計画をしておくだけでも、かなりスムーズな進行が可能になってきます。

紙に書いて目立つところに貼っておく

これだけコンピューターが発達してきた時代において、「紙に書いて貼っておく」なんて、アナログすぎる方法だと侮ってはいませんか?優先順位を考え、決定した内容を手書きで紙に書くだけでも、仕事内容をもう一度洗い直し、自分の中にインプットするきっかけになります。目につくところにメモがあれば、視界に文字が入るたびに「次はこの仕事をする」という意識を高めることが出来ますし、こなしていった数をなんとなく理解できるので、仕事全体におけるモチベーションアップにも効果的なのです。

優先順位表の作り方

スケジュールを確認して仕事をピックアップする

これだけコンピューターが発達してきた時代において、「紙に書いて貼っておく」なんて、アナログすぎる方法だと侮ってはいませんか?優先順位を考え、決定した内容を手書きで紙に書くだけでも、仕事内容をもう一度洗い直し、自分の中にインプットするきっかけになります。目につくところにメモがあれば、視界に文字が入るたびに「次はこの仕事をする」という意識を高めることが出来ますし、こなしていった数をなんとなく理解できるので、仕事全体におけるモチベーションアップにも効果的なのです。

緊急度の高い順番に並べる

こなすべき仕事を、緊急度の高い順番に並べましょう。締め切りが迫ったものや、想定外のトラブル対応、取引先やクライアントなど相手先との関係性に影響しやすいものなどは緊急性が上がります。スケジュールとも合わせて確認してください。

重要度の高い順番を反映させる

緊急度の高い順番に並べた仕事を、重要度に合わせて適宜組み替えましょう。ただスピードを重要視するだけではなく、「緊急だが重要ではない仕事」を後回しにしたり、重要度の高い仕事を優先したことで、どこまで緊急性を落とすことが出来るのかも確認していくのです。

タイムスケジュールを設定する

優先順位を付けるときは、必ず制限時間も設定するようにしましょう。もちろん、業務の進捗状態によって、実践の際には時間が変わることもあります。制限時間内で終わらなかったらその仕事は中断するということばかりではありませんが、制限が設定されている方が、より集中して働きやすくなる傾向があります。だらだらと仕事をしてしまうことを防ぐためにも、優先順位の決定の際には、タイムスケジュールを計算するようにしましょう。

初回公開日:2017年03月28日

記載されている内容は2017年03月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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