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書類選考・面接の不採用通知について|不採用通知に返信すべき?

就活マナー

不採用通知にをもらったことがありますか?面接での不採用通知の扱い、また、不採用通知を出す側が覚えておかなければおかない不採用通知の送り方や正しい文例、などを紹介しています。不採用通知に返信をしたほうがいいかということもしっかり覚えておきましょう。

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不採用通知とは

不採用通知は応募種類とともに

企業の募集にたいして応募した場合、辞退を除けば、採用されるか採用されないか、どちらかの結果になります。このとき採用が決定した人には会社は「採用通知」を送って採用を知らせ、採用されないことが決定した人には「不採用通知」で採用とはならなかったことを伝えます。一般的には不採用通知はパソコンで作られたものが郵送で送られ、応募に際して送られた応募書類も同封して返却されます。ほとんどの場合は郵送で書面を送って結果を通知しますが、メールや電話で不採用通知をすることもあります。

不採用になる理由

不採用になる理由は挙げたらきりがありません。多くは書類選考、筆記試験選考、面接選考の3つの試験で合否が決定されますが、このなかで明確に点数が出る筆記試験の点数は、重要ではあるものの、必ずしもこの点数だけで決まるわけではありません。面接では、自己PRでアピールできたでしょうか?同じような話を延々と繰り返していないでしょうか?面接用マニュアルの例文をそのまま言っていないでしょうか?面接は応募する会社に自分を売り込むチャンスです。どんなに優秀な人でも、それを相手に伝えることができなければ能力を買ってもらえません。多くの人が面接マニュアルで試験対策を練っていると思いますが、マニュアルそのままの受け答えをする人がとても多いようです。ぜひ自分の魅力を上手くアピールして印象づけてください。だからといって、「完全週休二日制だから」「家から近いから」「有名な会社だから」のような単純な理由では、やる気を疑われてしまいます。また、適性試験を導入しているところも多い傾向にありますが、会社ではこの「適性」をとても大切にします。適性がない職種で採用しても、会社にとっても本人にとってもいいことはありません。自分でも適性試験を受けて、どのような職業が合っているのかを見極めるのもいいかもしれません。 応募した企業で不採用をもらう人は、あなたに合う適職や企業を紹介してくれるエージェントを活用するといいでしょう。あなたの強みを活かせる企業を紹介してくれるので、おすすめです。

不採用通知の文例

郵送の不採用通知

採用試験に応募した方は社外の人間ですから、不採用通知といえども、丁寧な言葉づかいで、ビジネス文書の形で文書が送られてきます。不採用になった場合は、応募した時に送った履歴書等の応募書類が返却される場合が多いです。ただし、募集要項に「応募書類等は責任を持って廃棄致します」などと書かれていた場合は返却されず、不採用通知のみを送り、応募書類は応募した企業で廃棄されます。郵送される不採用通知は、およそ次のようなものが典型的な例です。  (郵送での不採用通知例文)○○ ○○様採用試験選考結果のご通知拝啓時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。このたびは弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。慎重に選考を重ねました結果、まことに残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。思いがけず沢山の方からご応募をいただき、弊社といたしましても大変苦慮した上での決定であることを申し添えます。お送り頂いた応募書類を同封させていただきますので、ご査収下さいませ。末筆ではございますが、貴殿のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。敬具 平成○年○月○日

メールの不採用通知

郵送の場合と基本は同じですが、今後の就職活動に支障をきたさないよう、少しでも早く通知したい場合にメールで通知されることが多くなってきています。最後に担当者のメールアドレスが記載されています。もし何か問い合わせをしたい場合は、その担当者のメールアドレスに問い合わせ内容を送ることができます。しかし一般的には、責任の所在を明らかにするためのものであって、不採用通知を受け取った人が連絡をすることはほとんどないでしょう。メールで不採用通知をする場合は、およそ次のような文例で届きます。  (メールでの不採用通知例文)○○ ○○様株式会社△△の人事部の□□と申します。先日は当社の採用試験にお越しいただき、ありがとうございました。今回の採用試験については、予想以上に多くの方からのご応募をいただきました。ご応募いただいた方は優秀な方が多く選考は難航しましたが、厳正なる審査の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせていただくことになりました。ご希望に添えず恐縮ですが、なにとぞご理解くださいますようお願い申し上げます。○○ ○○様のより一層のご活躍をお祈り申し上げます。-----------------------------------------株式会社△△ 人事部 採用担当●●住所:〒123-4567 東京都**1-2-3TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****URL:http://www.********Mail:*******@*******-----------------------------------------

書類選考後の不採用通知

書類選考は面接につなげるためのもの

一般的には採用試験は、書類選考を経て合格者のみ面接試験という流れになります。実際の人物を見るのは面接試験ですが、この前に行なわれる筆記試験を通らないと、自分をアピールする機会がなくなってしまいますので、応募書類にも一工夫ほしいところです。この書類選考で不採用となる場合は、大きく分けてふたつの理由があると考えられます。1.基準から外れている学歴や専門分野などが一致していないのに応募してしまうケースです。年齢制限がある募集もありますが、これらの条件から外れているのに応募をすることは、大きな冒険となります。稀に基準に合っていないけど合格した、という話がないわけではありません。しかしこれは稀なケースであって、基本的には募集要項に合致しないのであれば、他を探すのが得策です。2.応募書類に不備がある履歴書などの応募書類を書くのはとても緊張します。とくに手書きを指定された場合は、漢字の書き間違いなどはありがちです。しかし気を緩めてしまうと、ちゃんとした文字を書けない人、といった印象になってしまうので、手書きの場合は入念に確認作業をしましょう。パソコンで作成する場合も、変換ミスなどはよくあることなので、やはり入念な確認が必要になります。また、学歴など、最低限の項目しか書いていない場合は、人間的魅力を感じることができないので、不採用となってしまう確率が高くなります。自己アピールや志望動機などで個性を出して、この人に会ってみたい、と思ってもらえるように印象付けましょう。その他、応募書類に汚れはないか、写真はきちんと貼られているか、などもチェックしましょう。書類選考の段階で、ほぼ同等の人がいた場合、些細なことで落されることもあるものです。

不採用通知に理由は?

不採用通知には、あまり不採用の理由は書いてありません。しかしもし、不採用の理由が書いてあったなら、それを教訓として、次に活かしましょう。たとえば転職される方は、前職に不満があって転職する場合が圧倒的に多いかと思いますが、その不満を応募書類に書いてはいけません。前職の会社の悪口を言うということは、自分の会社の悪口も言うのではないか、と思われるからです。退職する理由はいろいろあるかと思いますが、前向きなことを書くようにしてください。会社は後ろを向いている人を採用したいとは思いません。前を向いている人を採用します。

面接選考後の不採用通知

面接は第一印象が大事

面接選考では、最初の5分で採否が決まるともいわれています。そして第一印象が悪いと、その後の受け答えが良くても、なかなか印象が上向きになるのは難しいものです。まず第一印象を良いものにするためには、服装、髪型、歩き方、化粧には細心の注意をはらいましょう。シワの無いスーツ、清潔な髪型、清楚な薄化粧が基本です。しかし服装がきちんとしていても、猫背で歩いてしまっては台無しです。面接室のドアを入ってから着席するまで、わずかな時間ですが、面接官はここを見ています。

何をアピールするのか?

面接で話すときには、明るくハキハキと答えてください。暗いしどろもどろの回答では、見込みはありません。また、どんな職業であれ、人とコミュニケーションを上手く取れることはとても大切なことです。笑顔で明るい印象を心掛けてください。また、誰しも何かしらの特技はあるものです。自分を雇ったら会社にはどんなメリットがあるのか、しっかりとアピールしてください。「なんでもやります」「一生懸命がんばります」ではだめです。たとえば大きな特技はないが、早起きが得意な人がいたとしましょう。これをうまくアピール材料にして、「早朝から一日の準備ができますので、遠方への出張もお任せ下さい」「つねに人より早く物事に備える習慣があるので、約束の時間に遅れたことはありません」と発展させることができます。面接で不採用になってしまう人は、上手くアピールできていないことが多いのです。

採否結果が遅い時はどうする

結果が出るのはいつか?

たいていは募集要項に書いてありますが、おおよその目安として、採否の結果の通知は「1~2週間以内」と考えていいでしょう。この採否結果を通知するには3つのパターンがあります。1.採用しないことが明らかに決定した人(採用通知)2.採用することが明らかに決定した人(不採用通知)3.惜しいが採用を辞退する人がいたら採用してもいい人(不採用通知)上記のうち、いちばん早く通知をする人は、1.の採用が決定した人です。次の採用手続もありますので、早めに連絡をします。また、2.の採用しない人にも、連絡は早い傾向があります。早く連絡して次の就職活動をしてもらったほうがいいからです。しかし3.の場合は、1.の採用する人が辞退したら採用とする予定なので、結果を通知するのが少し遅くなります。いわば補欠的存在ですね。採用試験を受けたあとは結果はまだかと気になるものですが、採用する側には、このような事情があるのです。

ハローワーク経由で応募した場合

しかし待てど暮らせど結果のお知らせがこない、ということもあります。そのような場合、あまり先方の企業に催促をするのは好ましくありません。自分で直接応募した場合は、あまり問い合わせをしないほうが良いでしょう。ハローワーク経由で応募をした場合は、すこし事情が違います。ハローワークで応募をした人は、「紹介状」という紙を応募書類に添えて応募することになりますが、この紙はハローワークに採否結果を通知する役目もあるものです。つまり、企業は仲介したハローワークに、その人を採用したかどうかを連絡する義務があるのです。応募した本人に採否結果を知らせていなくても、ハローワークには連絡が来ている、ということもあります。どうしても気になる場合は、ハローワークに問い合わせるという方法もあります。

不採用通知の連絡方法

電話・メールで不採用通知をする場合

採用通知であれ、不採用通知であれ、採否結果通知は、郵送する場合がほとんどです。電話やメールで結果を知らせるのは、早く連絡をしたほうがいい場合や、応募書類を返却しない不採用通知の場合です。採用通知を電話でする場合は、二次面接があったり、入社手続きに持ってくる物を連絡するなどの目的で電話やメールでの連絡となることがあるようです。

郵送で不採用通知をする場合

不採用通知の多くは応募書類の返却とともに届きます。履歴書には個人情報が記載されているので、丁寧な企業は特定記録郵便で届けることもあります。このとき、不採用の理由が書いてあれば、次の就職試験に役立てましょう。

不採用通知に返信する?

不採用通知には基本的に返信の必要はない

不採用通知を送ったことで、応募者と募集企業とのやりとりは完結したと考えられます。ですので、不採用通知に対する返信は必要ありません。しかし、どうしても入社したい会社だった場合に、次の採用予定にたいする問い合わせとして連絡をする人はいるようです。また、最終選考まで残った場合には、辞退する人が出た場合には採用に繰り上げされる可能性もあるので、お礼を兼ねて返信することはあります。その場合も「辞退する人はいませんか?」というスタンスではなくて、試験を受けさせていただいたことに対するお礼とともに「今回の経験を活かして、今後の就職活動に励んでまいります」のような前向きの言葉を添えるといいでしょう。

不採用通知でもなぜ丁寧な対応なのか

不採用になったということは、応募した人はいつでもその会社の顧客となる可能性を持っています。そのため、企業としても、社外の人間にはつねに丁寧な対応をします。数社の不採用通知を見比べてみると、企業それぞれの個性があったり、言葉づかいに違いがあったり、今後の社会人としての参考になるかもしれません。

不採用=ダメな人間ではない

ある人事担当者は、こう語っています。「応募者はほとんどが基準以上の優秀な人。しかし社内の人間とうまくやっていけるか、相性がいいか、そこを見ている」不採用になったからといって、他の人より劣っていたと考えるのは短絡的です。その会社に入ってうまくやっていけるか、相性はいいか、これはとても大切なところです。会社によっては、たとえ失敗しても自分の意見をどんどん言える人を評価するでしょう。しかしまた別の会社では、伝統と社風を大切にし、上司の指示に素直に従う人を評価するでしょう。採用試験というのは、要はお見合いです。選ばれることばかり考えるのではなく、自分でも、自分にふさわしい会社を選んで就職したいものです。 確実に採用を掴み取りたい方は、エージェントのキャリアアドバイザーにサポートしてもらうといいでしょう。面接対策はもちろんのこと、履歴書の添削などさまざまなサポートを受けることができます。

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