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一斉送信に便利なアプリ|一斉送信の方法と宛名の設定方法

更新日:2020年08月14日

書き方・例文

複数の宛先にメールを送る際に、一斉送信はとても便利なもの。しかし、一斉送信にもマナーがあるのを知っていますか?マナー違反のメールをビジネスの場で使ってしまったら、ビジネスパートナーとしてランクが下がってしまうかもしれませんよ!

一斉送信とは

「一斉送信」とは、メールを複数の送り先に送ることを言います。いちいちコピペして送りなおすのは非常に面倒なものですから、この機能はビジネスの円滑化に一役買っていると言えるでしょう。ただし、そこにはいろいろなマナーが存在します。マナーを知らずに送ってしまえば、失礼にあたってしまうこともしばしばです。今回の記事を参考に、きちんとしたメールマナーを身に着けると同時に、ビジネスパーソンとしてのレベルアップをはかりましょう。

一斉送信の一般的なマナー

一斉送信にはさまざまな種類があり、下記ではその一つ一つに合わせたマナーや使い方を述べてゆきますが、そのすべてに共通した一般的なマナーも存在します。まず、TOの相手の名前をメールの頭に書くということ。書き方はたとえば「○○様」や「○○さま」などで構いませんが、基本的にはフルネームで書く方が丁寧でしょう。また、もし上司である場合には「○○部長」などと役職を用いることもあるようです。 次に、宛先が二グループ以上ある場合には、「○○社 ○○様」「△△社 △△様」と二段にわけて書きましょう。特に順番を気にする必要はありませんが、もし気になるのであれば、最初に親会社、次に子会社などと階層を設けてもいいでしょう。そうした心遣いは文面にも表れるものなのです。

一斉送信とTO

一斉送信といえば、宛名を複数書く、というのが最も基本的な方法です。要するにTOの欄に複数人の宛名を入れる方法です。簡単に言えば、郵便物の表書きに「○○様」「○○様」と並べて書くようなものです。この方法で一般的なのはメールの頭に、前から「○○様、○○様」などと並べて書くこと。マナーとしてはやはり役職の高い人から順番に書くべきでしょうが、ささいな先輩後輩の順番はわざわざ調べなくてもいいようです。明らかに役職が異なる際にのみ順番を考慮しましょう。 また、この方法で書く場合には、宛名の人間に確認の返信を求めたり、それぞれ別の返事を必要とするという意味があります。単に確認させるだけであれば、次項以降の方法をとりましょう。

一斉送信とCC

CCとはいわば第二の宛名のようなもので、宛名となる人物に主要な宛先と副次的な宛先というふうに階層を設ける意味があります。つまり、TOの宛名にはプロジェクトリーダーなどの直接のやりとりの相手を、CCの宛名にはチームメンバーなどの一読を求めるだけの相手を入れるのが一般的です。CCの宛名は全員に見えるので、全員にメールアドレスがあらかじめ共有されていることが前提です。たとえ同じプロジェクトであったとしても、ふたつの取引先と同時にやり取りする場合などには個人情報の漏洩にならないように注意が必要です。 書き方としては「○○様(CC:○○様)」とする場合もありますし、CCの人数が多ければCC以下は略してもよいでしょう。相手との役職の差など事情を考慮した上で使い分けましょう。逆に言えば、CCに自分が入っているメールが送られてきた場合には、TOの宛先に入っている人だけが返信することを求められているわけですから返信する必要はありません。内容を確認するのみでOKです。

一斉送信とBCC

さて、よく使われるわりにマナーが確立されていないように感じるのがこのBCCです。BCCの大きな特徴としては、前の二つとは異なり、宛先が全員には可視的ではないということです。BCCに入れられた宛名は基本的には送り主にしかわかりません。このことから様々な使い方が可能です。以下で解説しましょう。

BCCの使い方①:個人情報を守る

BCCの使い方として一般的なのは、「個人情報を守る」という目的に合わせた使い方です。つまり、BCCの宛先としては「顧客」など、それぞれには没交渉である相手方が入れられます。たとえば規約などが変更された場合、そのことを知らせるべき相手ではあるものの、全員がチームをなしているわけではないので、お互いの顔が見えない状態にしておくべきだと考えられます。このときTOには「自分の別アカウント」などを設定するとよいでしょう。

BCCの使い方②:宣伝として使う

BCCの宛名は見えないということで、CCの宛名と同じく基本的には返信義務がありません。そこで宣伝目的で使うことも可能です。もちろん無料メーリングリストなどのサービスを用いてもよいのですが、単発の広告などの場合にはいちいち登録しなくてもよいこの方法が用いられることが多いでしょう。使い方①で述べたように、個人情報も守られますから、たとえばWebコンテンツなどの宣伝にはピッタリでしょう。

BCCの使い方③:証拠として使う

BCCの宛名はTOの相手や一緒にBCC入れられた相手には見えませんが、TOの宛名はBCCの相手には見ることができます。このことを利用して、「TO相手にメールを送ったということ」をBCCの相手に確認させることができます。たとえば、ビジネスパートナーにメールを送ったということをプロジェクト外の上司に確認させるということや、取引相手やクレーマーとの会話内容を客観的に確認してもらうという目的で用いることができます。 転送のように本文をいじることができないことを利用したこの使い方。これはある意味で一斉送信を「証拠」として使うということであり、事前にBCCの相手にはこういう内容を送ります、などと伝えておくべきかもしれません。

複合的な使い方

一斉送信の種類は上で述べた3種類で尽きるのですが、これらを組み合わせると途端にややこしくなってしまいます。以下ではその代表的な組み合わせを紹介しましょう。

TOに複数人、CCに複数人

初回公開日:2017年03月26日

記載されている内容は2017年03月26日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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