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ワークフローの上手な書き方|ワークフローシステムのメリットは?

書き方・例文

ワークフローという言葉は、会議などのビジネスシーンでよく使われる言葉です。しかしながら、実際はワークフローとはどういうものかと説明となると言葉に詰まってしまうこともあります。本稿ではワークフローという言葉と意味について記載をしていきます。

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ワークフローとは

ワークフローとは直訳すると仕事の流れです。しかしながらワークフローという単語は異なるものを指すケースがあります。代表的なものとしては、仕事の業務の流れというものを図や文字を使って説明をする資料などを指します。 こういったものをワークフロー図といいます。実際の製造現場などはワークフロー図に基づいて作業をするということは非常に多いです。また、ワークフローシステムなどで使用されている申請から承認までの作業を電子化で行うことなどを指します。 申請者から第一承認者、第二承認者のように仕事を渡していき、流れさせるというイメージです。共通して言えることは、仕事の流れに関することです。

ワークフローの歴史・起源

ワークフローの起源は1900年代の製造業と言われています。製造業において合理的かつ計画的な作業組織の形成がなされており、ただのライン作業以上のものがこの頃には生まれていました。 これらがやがて有名なトヨタのジャストインタイム生産方式であったり、今や製造業だけではなく、情報処理やサービス業などにも活かされています。 さらに元をたどれば、ピラミッドのような巨大建造物を昔の人間が作ることができたのも一定の作業工程であり、ワークフローがあったからだと言われています。今も昔も仕事の基本はワークフローといっても過言ではないでしょう。

ワークフロー図の書き方・作り方

ワークフロー図の書き方としては、まず、その業務に係る工数というものを洗い出します。例えば、誰もが行う手を洗うという業務があるとします。 これを実際の工数を洗い出してみると、手洗い場に行く、蛇口をひねって水を出す、石鹸をつける、蛇口をひねって水を止める、タオルで手を拭く、というような工程に分かれます。 これらを実際に見える化して、表などに番号を付けてまとめていきます。作業工程を1から順につけていき、ワークフローを明確にすることがワークフロー図の書き方です。

ワークフロー図の書き方のコツ

ワークフロー図の書き方のコツは、前述にもあるとおり、まずは業務の工数を全て洗い出すことです。後からあれもあるこれもあるというように追加をしていくと手間がかかり、順序もバラバラになってしまう可能性があります。 そして、その洗い出す工数はできるだけ細かい単位で洗い出すことが必要です。作業を細分化することでより良いワークフロー図というものが書けます。後は当然かもしれませんが、図をうまく使うことで、見ただけでわかりやすいワークフローを作ることができます。 作っている途中にわかりづらいと感じたら、図をうまく取り込むことで、そのわかりづらさがわかりやすくなることもあります。

ワークフローの改善

一度ワークフロー図などを記載したら、それで終了では無く、ワークフローというのは常に改善が必要です。 この作業工程がこれだけ時間がかかったので、このフローを変更してみることで時間短縮を図るなどし、常に改善と最適化が求められます。そういった管理までをすることができて、初めてワークフローを実践できていると言えるでしょう。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローにはワークフロー図以外にもワークフローシステムと呼ばれる申請と承認をネット上のクラウドなどで行うということもあります。 その最大のメリットとしては、ワークフローシステムは基幹システムを使用することにより電子上で承認や差し戻しができるので、上長が出張に行っていていないから決裁が欲しいのにハンコがもらえないという事態を回避することができ、スムーズに申請から承認を行うことができます。 意思決定が早くなるというのは、企業にとっても良いことですので、やりとりをする人だけではなく、結果として、企業全体にとってメリットがあると言えます。

ワークフローエンジンとは

ワークフローエンジンとは、プロセス定義(ワークフロー)に従って担当者に作業を割り当てるソフトウェアを指すことをいい、 作業完了時には、その作業成果を受け取り、次の作業者に渡すという流れをいいます。 簡単に言うとAさんが申請をしたものをB課長が承認をして、さらにそれをC部長が承認するという一連の作業の流れとなります。この場合はA→B→Cの申請と承認という流れしかありませんが、BがAに差し戻しをするケースなどが考えられますので、B→Aというフローも必要となります。こういったワークフローのシステム上の割り当てをワークフローエンジンと言います。

ワークフローシステムを導入すべきケース

ワークフローシステムを導入すべきケースと導入しなくても良いケースは当然あります。導入すべきケースというのは、社員数が多く、企業の拠点が一つだけではなく、日本各地にいくつもある場合や企業全体でITを使って効率化を図っていこうという指針があることや上席者の出張の多い企業などです。 反対に導入しなくても良いケースというのは、そもそも拠点が本社一つしかなく、決裁者は常に常駐している場合や社員数もそれほど多くなく、かけたコストに対する見返りが見られないケースなどは導入しなくても良いケースとなります。結論として、ワークフローシステムというのは中小企業向けのシステムというよりも大企業を対象にしたシステムです。

ワークフローシステムを導入の期待される効果

ワークフローシステムを導入することにより期待される効果としては、何と言っても決裁スピードの向上や書類の保管の手間がかからないことです。 インターネットさえつながれば、国内でも国外でも決裁ができてしまうことやクラウド上で書類が保管されるので、今までは稟議書などに捺印をしたものを総務などが丁寧にファイリングをして保管をする必要がありましたが、それもなくなり、添付する見積もり書などもアップロード対応ができますので、書類の大幅な削減にもつながります。ワークフローシステムは書類作成者・承認者・書類の保管者にとっても大きな効果が期待されます。

どんなものがワークフローシステム化できる?

ワークフローシステム化できるものは、承認が必要な書類であればなんでもできると言っても過言ではありません。代表的なものをあげると ・稟議書 ・経費精算書 ・入社退社の手続き書類 ・人事異動の手続き ・社員の扶養家族の増減などの労務的手続き ・社員の評価制度 これらのものは全てワークフローシステムによって、処理をすることができます。稟議書であれば、決裁金額を設定し、20万円以上であれば課長決裁、100万円以上であれば部長決裁などとワークフローシステムに設定することにより、その人に通知が来て決裁業務を行うことができます。 人に関しても承認者がシステム上で確認さえとって承認ボタンを押せば承認をしたことになりますので、これらの手続きも難なく行うことができます。

色々なワークフローシステム

ワークフローシステムは色々な企業が提供しています。IT分野ですので、大手からベンチャーまで幅広く手掛けています。 主なワークフローシステムはというと ・株式会社Donutsのジョブカン ・インフォテック株式会社のCreate!Webフロー ・株式会社コラボスタイルのコラボフロー ・リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOワークフロー ・住友電工情報システム株式会社の楽々WorkflowII などが代表的なものとなります。 ワークフローシステムというのは、根幹は同じですが、使い勝手や企業規模など細かな点では、それぞれの特色があります。 もしワークフローシステムの導入を考えているということであれば、こちらのニーズを伝えてそれに応じてくれる企業が一番のマッチング先と言えるでしょう。

ワークフローを使ってみよう

いかがでしたか?ワークフローシステムは中小企業向けではなく、かけたコストにきちんと見返りがみられる大企業向けのようです。 ワークフローを使うことによって生じるメリットはたくさんありますが、企業によって差が見られるため、ワークフローシステムを使うことによって生じるメリットは自分たちの企業にあるのかをよく考えて、ワークフローシステムを使ってみてください。

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