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会社訪問やメールのやり取りのマナー・聞いておくべき質問

メール

会社訪問nには決まったマナーがあるのでしょうか。就活生の行う会社訪問でのマナーのほか、アポイントの取り方からお礼のメールの書き方、手土産の渡し方など、社会人としても様々なシーンで使えるビジネスマナーについて紹介していきます。

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会社訪問の目的

会社訪問とは、その名の通り、会社を訪問することですが、立場や目的はひとそれぞれで異なります。今回は、就活生の行う会社訪問、そして社会人の行うビジネス目的の会社訪問についてそれぞれ紹介していきます。ちょっとしたマナー違反で失礼なことをしてしまい、それが気になって就活や事業に失敗するという可能性はおおいにありえます。 では、まずは会社訪問の前に、メールのビジネスマナーについて紹介します。

メールのビジネスマナー

メールのビジネスマナーは社会人にとっては必須のマナーですが、就職活動をする学生にとっても大切な知識です。 ビジネスメールで意識すべき基本的なマナーは、以下の6つです。 ・件名 ・宛名 ・挨拶 ・本文 ・挨拶 ・署名

件名

ビジネスメールでは基本的に、件名に自分の名前と用件を記載します。 会社として訪問する場合は、「〇〇会社の(名前)です。」といったように会社の名前も記載しましょう。 大学生の場合は大学名です。学部や学科名までは記載しなくても大丈夫です。

宛名

宛名とは、メールを送った相手のことです。 ビジネスメールでは、挨拶や本文に入る前に、相手の会社名や部署、役職名、氏名を記載します。企業名は省略すると失礼なので、フルネームで記載しましょう。また、相手の氏名の漢字を間違えてしまうのも失礼なので、間違っていないかの確認は絶対に行いましょう。

挨拶

本文に入る前に挨拶をいれます。通常は「お世話になっております、〇〇会社の(名前)と申します。」などと書きますが、アポイントを取るさい、お礼を述べるさいなど、状況に応じて適切な挨拶をしましょう。また、手書きの手紙などに記載する時候の挨拶は基本的には不要です。 注意する点としては、件名で氏名を記載していても、もう一度名乗るという点が挙げられます。

本文

かるく挨拶をいれたら、本文にはいります。どんな用件にも共通して言えることは、「簡潔にわかりやすく」を意識するということです。同じ内容を、言葉を変えて繰り返し書くことはくどいので避けましょう。 また、あとで記載しますが、敬語の使い方についても注意が必要です。

挨拶

締めくくりの挨拶です。 用件によって変わりますが、「よろしくお願いします。」「ありがとうございました」などに関する言葉で終わることが多いです。

署名

メールの一番最後には、自分の情報を記載します。 具体的には、 ・会社名、部署名、役職名 ・大学名、学部名、学科名 ・自分の氏名 ・住所 ・電話番号 ・メールアドレス を記載します。

就活でする会社訪問のマナー

就活では、たびたび入社を志望する会社に訪問することがあります。主なものとしては企業説明会や面接などの採用試験、人事担当者やOBOGに話を聞く会社訪問があります。目的は異なりますが、会社を訪問する上で重要なマナーは共通しています。とくに、会社の方に話を聞く会社訪問では、アポイントの取り方や面会後のお礼メールなども大切です。では、それぞれ詳しく見ていきます。

アポイントをとる

最初に見ていくのはアポイントの取り方です。 企業説明会や採用試験で会社に訪問するさいは、webサイト上で手続きを進められることが多いので、メールをすることは少ないと思いますが、OBOG訪問では個別にメールや電話をして社員の方にアポイントを取らなければいけません。 アポイントを取るメールで意識するのは、 ・突然のメールであることを詫びる ・企業に関心を持っていることを伝える ・訪問をしたいことを伝える ・日時の希望を聞く の4点です。 これらを意識した上で、下に記載する例文を参考にメールを書いて見ましょう。

アポイントメール例文

件名:「OB訪問のお願い(〇〇大学、氏名)」 〇〇株式会社 〇〇部  〇〇 〇〇様 突然のご連絡で失礼いたします。 私は〇〇大学〇〇部〇〇学科の(氏名)と申します。 大学のキャリアセンターから、〇〇様の連絡先を紹介していただきました。 お忙しい中、大変恐縮なのですが、 是非〇〇様にOB訪問をさせていただきたく、ご連絡を差し上げました。 私は現在就職活動で企業研究を行っており、 貴社に大変興味を持っております。 そこで是非、○○業界でご活躍されている ○○様のお話を伺う機会をいただけないでしょうか。 ご多忙のところ、申し訳ございませんが、ぜひ検討いただけたら幸いです。 もしお受けいただけるのであれば、〇〇様のご都合のよい日時、場所についてお伺いできればと思っております。 突然のお願いで大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 名前:〇〇 〇〇 住所:東京都新宿区〇〇 〇〇ー〇 携帯電話:090-0000-0000 メールアドレス:〇〇〇〇@gmail.com

・会社訪問時のマナー

次は、会社訪問時のマナーについて見ていきます。 ・時間厳守 ・格好 ・会社に入る前 ・受付で挨拶、名乗る ・待合室での態度 ・身だしなみ

時間厳守

当然ですが、訪問の時間に遅れてはいけません。基本的には5分〜10分前に受付に行けるように予定をたてましょう。 しかし、早すぎる訪問は帰って迷惑をかけてしまいます。なので、30分や1時間など、到着が早すぎるかなと感じたら、そのまま訪問してしまうのではなく、会社の近くで時間を潰してから訪問しましょう。会社から遠い場所だと、時間に間に合わなく可能性もあるので注意が必要です。 どうしても遅れてしまう場合は、なるべく迅速に電話で遅れる旨を伝えましょう。無断でドタキャンしてしまい、その後何の連絡もしなかった場合はその会社に採用されることは諦めたほうがいいです。そのくらい連絡は大切なので、アポイントをとったことに責任を持って行動しましょう。

格好

格好は自由でと言われても、カジュアルすぎるものはダメ、という認識の会社が多いです。なので、スーツでなくとも、オフィスカジュアルくらいの格好で行きましょう。会社訪問に備えて、ジャケットやスラックスなど一式を揃えておくと便利でしょう。

会社に入る前

コートを着ている場合は、会社に入る前に脱いでおきます。イヤホンで音楽を聴いていた場合も、入る前に外しておきましょう。

受付で挨拶、名乗る

会社に入ったらまず、受付に行きます。そこで、挨拶をし、自分の大学名、氏名を名乗り、訪問した目的を伝えましょう。訪問の目的で、面会を予定しているOBOG、もしくは人事担当者の方の名前も述べましょう。 受付がなく、電話機が置いてあるだけの場合も、話す内容は同じです。

待合室での態度

会社を訪問すると、担当の方が来るまで待合室で待っていて欲しいとお願いされることがあります。そのさいに、誰もいないからと、椅子やソファーに深く座って足を組んでいたり、友達を大きな声で談笑していると、悪い印象を与えてしまします。会社に入ったら、態度も評価に影響があると考え、油断しないようにしましょう。

身だしなみ

会社を訪問するさいには、身だしなみを整えておくことも大切です。 説明会や面接に限らず、これからスーツを着て行動するさいには、ハンカチやティッシュを持ち歩くのがマナーです。また、ジャケットの襟やワイシャツの裾、靴下などを会社に入る前に確認して、だらしない格好になっていないことを気にかけましょう。

・しておくといい質問

次は、会社訪問したさいに、しておくといい質問について見ていきます。 わざわざ会社の方に会って質問する以上、会社のホームページや、資料請求したらわかることなどは質問しないようにしましょう。 具体的には、給与や福利厚生に関することなどです。 ある程度の下調べをした上で面会するのが最低限のマナーです。 するといい質問としては、 ・勤務地や部署がどう選ばれるのか ・どうしてこの会社を選んだのか ・仕事でやりがいを感じたこと ・入社前と入社後のギャップ ・仕事で必要な能力、知識 などがあげられます。 会社の人間だからこそわかることを聞きましょう。

・お礼のメールの書き方、例文

お礼メールを送る上で重要なのは、メールを送信するタイミングです。面会したその日のうちに送信しましょう。 慣れていない方は面倒に感じるかもしれませんが、お礼を述べるメールを書いてから送信するまでに大した時間はかかりません。感謝の気持ちを伝えるためにもその日中、なるべくすぐにメールを送りましょう。 あらかじめ内容の一部を定型文として登録しておくと便利です、また、当然ですが誤字脱字はしてはいけません。なるべくすぐに送るのがいいと言っても名前を間違えて失礼な行為をしてしまっては元も子もありません。送る前の確認は必ずしましょ。

会社訪問お礼メール例文

件名:面談の御礼、〇〇大学(名前) 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇 〇〇様 〇〇大学〇〇学部の(名前)と申します。 本日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。 ◯◯様とお話をすることで疑問に思っていたことが解決し、さらに貴社で仕事をしたいという気持ちが強まりました。 特に、「(印象に残ったエピソード・セリフ)」のお話は、非常に勉強になりました。 本日の◯◯様のお話を踏まえ、さらに企業研究を進めて参りたいと考えております。 今後お世話になる機会ございましたら、 何卒よろしくお願いいたします。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 名前:〇〇 〇〇 住所:東京都新宿区〇〇 〇〇ー〇 携帯電話:090-0000-0000 メールアドレス:〇〇〇〇@gmail.com

ビジネスマナーとしての会社訪問

次にみていくのは、ビジネスマナーとしての会社訪問です。基本的には、身だしなみや時間厳守など、学生が意識すべきマナーと同じです。

アポイントの取り方

会社で働くと、営業などで他の会社へ訪問することがたびたびあります。 社会人になったばかりの方などは戸惑ってしまうこともあると思うので、簡単なアポイントの取り方について、電話とメールの2つ方法で紹介します。どちらの方法でも大切なのは、要点をまとめることと、名乗ることです。電話でもメールでも、目的が明確に伝わらないといけません。なので、電話でアポイントをとるさいには、あらかじめ簡潔に内容をまとめておいて電話をするといいでしょう。 下にメールの例文を載せますが、電話する場合も同じ流れで話せば大丈夫です。話し言葉か書き言葉か、敬語は間違っていないかに注意しましょう。

アポイントメール例文

株式会社〇〇 〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の(氏名)です。 この度は、貴重な機会をありがとうございます。 早速ですが、一度、弊社のサービスについて 直接ご説明させていただきたいと思いますので、 来週一度、30分ほどお打ち合わせできますでしょうか。 私は以下の時間帯であれば、貴社にお伺いできますが、 〇〇様のご都合はいかがでしょうか? 候補日時 ・4月3日 10:00〜15:00 ・4月4日 13:00〜17:00 ・4月6日 終日 お忙しいところ申し訳ありませんが、 どうぞよろしくお願いいたします。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇 〇〇(氏名) 住所:東京都新宿区〇〇 〇〇ー〇 携帯電話:090-0000-0000 メールアドレス:〇〇〇〇@gmail.com

会社訪問時のマナー

基本的には上記した就活で訪問するさいのマナーと同じ点に気をつけます。 それ以外で注意する点としては、 ・名刺を出しやすいように準備しておくこと ・見送りを受けるさいの対応 などがあります。 初めて会う方であれば名刺交換は必須です。面会してから慌ただしくならないよう、応接室などで準備しておきましょう。また、コートやカバンなどは空いている椅子やテーブルに置いてはいけません。足元に置いておきましょう。 会社を訪問し、面会が終わると見送りを受けることがありますが、エレベーターの前などで「こちらで結構ですので」などと申し出るのがマナーです。コートやマフラーなどは、会社を出てから身につけましょう。

持参すべき手土産、渡し方

会社訪問するさいに、持参するといい手土産の選び方、そして渡し方について見ていきます。会社訪問時に渡す手土産、菓子折は、自分の会社のある地域の銘柄を選びましょう。 とくに、相手企業の最寄駅で買えるようなものだと、間に合わせで買ったなどと思われてしまうことがあります。 また、お菓子などは小分けされていて簡単に従業員で分けられるもの、諸費期限の短すぎないものがいいでしょう。渡すタイミングは、応接室や会議室で、最初の挨拶の後です。箱は袋から出します。そして渡す相手は、2名以上いる場合は上司に渡すのがマナーです。誰が上司なのかは、「うわて」と「しもて」で判断しましょう。また、自分が上司に同行している場合hが、上司に渡してもらうことも大切なマナーです。ビジネスシーンでは基本的に上司をたてます。

・お礼のメールの書き方、例文

お礼メールを送る上で気をつけるべきことは、上記した内容と同じです。送るのはその日のうちに、誤字脱字は絶対にしない、この2点に注意しましょう。あとは感謝を伝えること、面談の振り返りなどが含まれて入れば失礼な内容にはならないでしょう。

お礼メールの例文

件名:ご面談のお礼 株式会社◯◯ 人事部 課長 ◯◯ ◯◯様 お世話になっております、株式会社◯◯の(氏名)です。 先程はお忙しい中、お時間を頂き、ありがとうございました。 ご面談時に◯◯様がおっしゃっておられた「◯◯◯◯」という点に関して、 次回最適なご提案ができるよう、尽力させて頂きたく存じます。 また、次回の提案は上記の点を中心に進めさせていただきたく存じますが、 それ以外にも気になる点が御座いましたら、些細なことでも構いませんので、 お気軽にお申し付けいただければと存じます。 今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇 〇〇(氏名) 住所:東京都新宿区〇〇 〇〇ー〇 携帯電話:090-0000-0000 メールアドレス:〇〇〇〇@gmail.com

敬語の使い方

簡単に敬語についてまとめていきます。尊敬語と謙譲語の使い分けは大切で、誤用してしまっては失礼であり、怒らせてしまうこともあります。電話をするさいなどにも間違わないよう、手元にメモを準備しておくといいかもしれません。

尊敬語と謙譲語

「基本語」,尊敬語,謙譲語 「いる」,いらっしゃる,おる 「言う」,おっしゃる,申す 「聞く」,お聞きになる,拝聴する・伺う 「する」,なさる,いたす 「行く」,行かれる・いらっしゃる,伺う 「来る」,来られる・お見えになる,参る 「見る」,ご覧になる,拝見する 「食べる」,召し上がる,いただく

間違った言い方と正しい言い方

会社→御社・貴社 担当者→ご担当者 わたし→わたくし よく知りません→わかりかねます・よく存じません わかりました→承知しました 悪いんですが→恐れ入りますが・恐縮ですが します→致します すみません→申し訳ございません しています→致しております 人事部の方はおりますか→人事部の方はいらっしゃいますか 行ってもいいでしょうか→お伺いしてもよろしいでしょうか くださいませんでしょうか→いただけませんでしょうか

会社方面会社訪問でのマナーを覚えておこう

以上、会社訪問に関するさまざまなビジネスマナーについて見てきました。アポイントやお礼のメールで重要なのは、誤字脱字、送信するタイミングです。相手の勤務時間内に送ることを心がけましょう。 訪問時に大切なのは、まずは約束の時間に遅れないこと、そして身だしなみを整えておくこと、受付での挨拶や身分を名乗ることです。どれも社会人として当然のマナーです。また、最後に敬語について簡単にまとめましたが、言葉を覚えても使い慣れていなければ咄嗟に出て来ないものです。普段から慣れるために声に出しておくと、間違いを防げるでしょう。

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