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人事評価コメントの書き方と例文|上司が評価すべきポイント

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この記事では人事評価に対するコメントについて書いていきます。皆さんの中には人事評価のコメントを考えるのに苦心したという方もいるでしょう。そんな多くの人が悩んでしまう人事評価の書き方や文例とともにそのあるべき姿についてみていきましょう。

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人事評価のコメントの書き方

評価者と被評価者との認識のズレを減らし正しい評価を行うため、人事評価シートを使用した評価を取り入れている企業が増加しています。しかし、導入に踏み出せない企業が多いことも事実です。人事担当者や上司などの評価者が、絶対評価が必要となる評価制度に慣れていないことが主な理由です。

人事評価シートの記入例

人事評価シートを有効に活用すると、従業員の向上心を高めることができます。しかし、人事評価シートに記入されているコメントが適切でない場合、人事評価シートの意義が薄くなるだけでなく、仕事へのモチベーションを下げてしまう恐れがあります。今回は、評価者向けに人事評価シートの書き方と記入例を紹介します。

評価項目の書き方

評価項目の設定は、人事評価シート中でも重要な項目の1つです。営業部における商談成立力を問う設問の場合、どの程度のプランニングが行うことができれば、どの位の評点であるのかを具体的に設定しておきます。「よくできていた」「そこそこできていた」「どちらでもない」「あまりできていなかった」「まったくできていなかった」などの漠然とした選択肢では、回答の選択が中心化する恐れがあります。顧客のニーズにそぐわないプランを提案した場合は0点、顧客の求めるものを理解し商談を成立させた場合は4点など、具体的な評価基準を設定するようにしましょう。

評価コメントの書き方

被評価者が設定した目標に対して評価コメントを記入する際は、可能な限り具体的に記入するように心掛けてください。どの行動にどのような評価を下したのかということや、評価の根拠や改善すべき点を明記することが大切です。

人事評価シートの記入例

人事評価シートは、 成果主義に基づいた評価制度である以上、成果が出ていない被評価者に対しては良い評価を付けることができません。かといって、ネガティブな評価コメントを付けないようにしてください。被評価者が目標を達成できなかった場合も、評価コメントやでは達成に向けて努力していた姿勢などを認めましょう。被評価者のモチベーションを上げるよう心掛けることが大切です。被評価者が設定した目標を達成できなかった場合の評価コメント例を3つ紹介します。

被評価者の部下の目標が達成できなかった場合

「業務上の指示については問題なかったが、行き詰まった際に報告や相談を持ち掛けやすい関係性が築けていなかった可能性があるかもしれません。日常的に部下とのコミュニケーションを心掛けましょう。」

営業職で、アポイントメント目標を設定していたが達成できなかった場合

「目標件数を達成することはできなかったが、目標達成できた日もさらなるアポイントメント獲得を目指していた姿勢は評価に値します。能力向上に期待します。」

スキルアップのため、セミナーに参加するという目標を設定したが、体調不良により全ての回に出席できなかった場合

「体調不良による欠席はありましたが、出席した際には的確に内容をまとめたレポートの提出を行うなど、知識を積極的に習得しようとしていたと思います。来期もセミナーに参加する場合は、日程調整が可能なものを選ぶなどし、出席するようにしましょう。」

人事評価シートの有効活用

人事評価シートを正しく活用するためには、記入のポイントを押さえ適切な言葉で返すことが大切です。しかし、集計や資料作成など、人事担当者には大きな負担がかかります。人事評価シートを効果的に活用しモチベーションや業務効率の向上へつなげましょう。また、評価コメントはきつい言葉を使用しないよう十分に注意してください。ストレートな物言いは、被評価者の向上心を損ねる恐れがあります。なるべく柔らかい表現を使用して書くようにしましょう。

上司からのコメント

人事考課で部下が記入してきた自己評価コメントに対して、部下それぞれにコメントをつけていくのはなかなか大変です。しかし、人事評価は会社勤務をしている人には避けて通れない制度で、評価の結果は給与や昇級などに直結するもの。人事評価シートを書いて提出する人も、正当に評価してもらえるようにしっかり書く必要がありますが、部下に評価コメントを書く上司の責任も重大です。人事評価で上司が部下に評価コメントを返す時の書き方例を、ポイントを交えて紹介します。

人事評価で上司コメントの対象となる2つの項目

1つ目はこの成績や成果について、上司と相談して設定した期間内の目標に対し、結果はどうであったかについてコメントします。営業なら営業成績です。個人毎の目標予算やチーム予算への貢献もあるでしょう。また事務なら営業のような明確な目標はないにしても、期間内の仕事の出来映えや成果が評価の対象項目となります。2つ目の項目は、その成績や成果を達成するために努力した日々の行動です。営業系なら顧客や市場に対してどんなアプローチをしたかとか、日々の営業活動の詳細です。事務も社内的なアプローチが大半かもしれませんが、同僚や上司への働きかけなどが具体的な行動となります。いずれも、先に部下が自己評価している内容をよく読んでコメントをすることになります。

具体的な行動への上司コメント例文と注意点

経験年数や立場に配慮した上司コメント例 ①今期の予算は達成したが、係長昇進後であり期待値には届いていない。チーム内では若手の中核であり他のメンバーのお手本となるよう一層の努力が望まれる。名実ともに係長にふさわしい行動がとれるように期待する。 ②長年の経験から、商品知識の深さと関連知識の豊富さは課内で一番と言える。課内の勉強会で他メンバーに教えられる力を保持しており期待している。知識は豊富であるが、営業力となって結果を出せていないのが残念である。

コメントの注意点

何人か部下がいる中でコメントをする時は、それぞれの経験年数、経験度、あるいは役職もよく見て、それぞれの実力や特性に配慮したコメントをしてあげることが大切です。「持っている」実力を一旦褒めつつ、問題はそれが日々の行動に結びついているのかいないのか、いなければ特に「激励・指導」として強くコメントする必要があります。部下は一律公平に扱わなければならないのと、部下が考課表をもし仮に見せ合った時、部下にえこひいきする上司と思われるのは絶対よくありません。基本は部下同士の比較ではなく、個人個人が目標に対してどうだったかが人事考課の趣旨です。

叱咤激励を念頭に置いた上司コメント例

目標の達成、未達成へのコメントは目標がある以上「褒め=高評価」もしくは「叱咤激励」の両面から書く必要があります。一方で、その目標を達成するために、部下がどのような行動をとってきたかについてしっかりコメントを入れて上げることが、結果至上主義に陥らないために大変重要です。 ① 訪問活動に計画性がない。顧客の都合とは言いながら、午前中の出発時間が遅く結果的に営業活動時間を減らしている。待機時間を他の顧客との連絡時間に当てるなどの工夫がいる。後輩の面倒見はいいのでもっとお手本となってほしい。

コメントの注意点

激励部分は本人の個性も考えながら慎重かつ、時には断言します。予算ができた人や成績のいい人は有頂天になりがちです。職場への貢献度が低く目立った成果も見られない場合、評価は低くなり厳しい表現のみで終わるかもしれませんが、何か一点でも褒められる点は触れておいてあげるのが愛情です。何度かの指導や叱責でも改善が見られない場合は、もしかしたら現在の仕事や職種が不向きであることも考えられます。しかし、このような場合は、人事考課のコメントとは別に「異動や配置転換」を考える別のテーブルで検討することとします。

成績や成果に対する上司コメント例文と注意点

目標予算が高かったにもかかわらず、市場の攻略方法に計画性がなく年度の終盤になって焦って諸対策を講じたが目標に届くことができなかった。市場への追い風もあり当社営業マンの8割が予算達成する中での未達成は明らかに努力不足である。ただ、他の営業マンとの連携プレーにはよく気を配り、特に自分の担当以外の顧客にも配慮を怠らず、チーム全体の目標達成への貢献は評価できるものがある。

コメントの注意点

また、予算(目標)未達成はそれ自体強く指摘するのは当然ですが、「良かった点」をあえて探して評価して上げることも大切です。いずれにしろできるだけ数値など事実に基づいて、褒めるなり激励するなりすることが必要です。

仕事環境に配慮した上司コメント例

メインの担当地区では、今年度よりライバル社が新しく営業所を移設し当社を上回る営業マンを配置した地区なので相当の苦戦が予想されたが、それを言い訳とせず、よく健闘し予算を達成した。

コメントの注意点

仕事環境の変化、たとえばライバル社との競合状況、営業担当者数の減少、季節的要因などは目標達成に大きな影響を与えますが、コメントとしてはその環境の中でも頑張ったことへの評価、逆に未達成ならそれを「言い訳」にさせないように書くことが大切です。 とはいえそれをバッサリ切って捨ててしまっては部下のやる気を削いでしまうことになりかねません。「来期に期待する」などの文言で締めると、当人も「次は頑張ろう」という気持ちにもっていくことができます。面談の時に、補足するつもりでいたとしても、人事考課表として残る書類なので曖昧表現は避けましょう。ダメな例を指摘し、その関連や類推で叱っても人事評価は本人へは届きません。

人事評価の上司コメントは公平かつ愛情を込めて

人事評価のフォーマットは会社によって異なりますが、これまで述べてきたようにポイントは、人事評価部分と行動部分に分けて整理して考えること。そして、人事評価は公平かつ愛情を込めてコメントしてあげるのが基本です。いい人事評価コメントを書いて、部下のやる気と成長を引き出してあげることが重要です。

人事評価総括

これまで、人事評価についてみてきましたが、いかがでしたでしょうか。人事評価と一口に言っても色々と考えながら取り組まなければならない物といのは分かっていただけたのではないでしょうか。また、人事評価一つにしても、扱い方で、今後の部下のやる気やひいては業績といった大きなことに関わってくるというのも見てきました。 ここでは、自分に置き換えて考えていただきたいのですが、自分が、新人のころに上司や先輩に「入社したてのころに比べてよくなった」や最近の活躍は目を見張るものばかりだね、これからも期待しているよ」といった風に言われてうれしかった経験があるのではないでしょうか。この人事評価シートも同じで、直接言うのではなく書面で伝えることもあって気恥しさも少しは和らぐのではないでしょうか。 それに、本来は部下一人一人が見る体で配布されているものですが、やはり、人間ですから、同僚と見せ合うこともあるでしょう。そういったときに自分はそんなつもりではないにしろある部下には甘く書いていたりすると、部下全体の士気にかかわってくるでしょう。ですので、この記事を参考にしつつ自分の考えを加えて書くのが良いでしょう。

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