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目上の人へのマナーと正しい挨拶|「了解」は使ったらダメ?

ビジネスマナー

こちらの記事では、目上の人へのマナーや目上の人への正しい挨拶などを紹介しています。目上の人に、しっかりとしたマナーで対応することは必須ですよね。新入社員の場合は特に、目上の人に使ってはいけない敬語などをはやめに覚えましょう。

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目上の人へのマナー

目上の人へのマナーはきちんとできていますか。こちらでは、場面別での目上の人へのマナーを紹介していきます。

目上の人へのマナー(メール)

メールや手紙で正確な挨拶文を作るには、下記の「5W2H」を意識して書くようにしましょう。 ■When ・発信日、実施日、期限、期間、開催日時、曜日、決済日等 ■Where ・場所、会場住所、集合場所、届け先、受渡場所等 必要で有れば地図など添付して交通の便や駐車場の有無等も記入。 ■Who ・発信者名、受信者名、対象者名、主催社名、招待者名等。文書の責任の所在、効果の対象者をはっきりさせる。 ■What ・件名、なるべく具体的に相手にわかりやすく簡潔を心がける。 ■Why ・目的、根拠、企画、方針等 発信者の意図、理由、根拠が受信者にわかりやすく書く。 ■How ・状況の説明と方針。 文書作成の経緯を具体的に示して未来に向けての施策を示す ■How many(How much) ・予算、見積り、経費、費用、注文量等

書き出しは簡潔にする

●いただいたメール、拝読いたしました。 ●ご連絡いただきありがとうございます。 ●○○の件、承知いたしました。 ●○○の件について、ご報告いたします。 ●表題の件でございますが、・・・ ●○○について、お心遣いいただきありがとうございます。 目上の人へのメールの書き出しは時候の挨拶は必要ありません。また、拝啓や敬具といった始まりの言葉と締めの言葉も必要ありません。上司や目上の人へのメールだとつい丁寧に書こうとしつこくなりがちですが、シンプルで読みやすいことが一番なのです。

目上の人に対する締めのメール

■今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます。 ■これからも何かとお教えいただきたく、よろしくお願い申し上げます。 ■今後とも、これまで同様ご教示いただけますようお願い申し上げます。 ■今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。 ■今後とも、何かとご指導くださいますようお願いいたします

目上の人へのマナー(手紙)

メールでは使用しないため、使う機会が減っている「頭語・結語」は美しい日本語の手紙には欠かせないエッセンスです。特に目上の人への手紙には正しく使用して手紙を整えましょう。一般的には手紙の書き出し(頭語)は「拝啓」、手紙の終わり(結語)は「敬具」がよく使われます。女性の場合、「敬具」の代わりに「かしこ」を使うこともできます。また、略式の手紙の場合は、「前略」「草々」もポピュラーです。より改まった手紙の場合は、「謹啓」「敬白」なども使われます。

時候の挨拶も欠かさないようにしよう

・1月「新春の候」「大寒の候」「厳冬の候」など ・2月「立春の候」「早春の候」「梅花の候」など ・3月「春暖の候」「春分の候」「啓蟄の候」など ・4月「花冷えの候」「桜花の候」「陽春の候」など ・5月「新緑の候」「立夏の候」「初夏の候」など ・6月「入梅の候」「紫陽花の候」「小夏の候」など ・7月「盛夏の候」「大暑の候」「酷暑の候」など ・8月「土用の候」「残暑の候」「立秋の候」など ・9月「新秋の候」「白露の候」「秋分の候」など ・10月「秋涼の候」「紅葉の候」「寒露の候」など ・11月「晩秋の候」「初霜の候」「菊花の候」など ・12月「師走の候」「寒冷の候」「歳末の候」など

目上の人へのマナー(年賀状)

目上の人への年賀状のマナーとしては次の5つがあります。 (1)賀詞を4文字か「謹んで…」等の敬語を含む文章にする→賀詞について (2)出来るだけ元旦に届くように早めに投函する (3)年賀状の添え書きには、原則として句読点をつけない 句読点「、」「。」はつけないのが原則です。 これには次の2つの説があるようです。 ・筆で書かれていた時代の名残 ・年始の挨拶には「区切りをつけない」→「句読点をつけない」 (4)忌み言葉に注意! 「去る」「失う」「滅びる」「絶望」等は新年早々暗い気持ちにさせるため避けましょう。そのため、「去年」という言葉は使わず、「昨年」や「旧年」を使います。また「昨年は体調を壊してしまい・・・」と書かれてしまうと相手に心配をかけたり気持ちが沈んでしまうため避け、明るい話題を選びましょう。 (5)自筆で一言添える 今はパソコンで年賀状を作る人が多いのですが、全てパソコン任せにするのでなく、自筆で一言添える方が誠意が伝わるものです。文章を考えるのが苦手な人や、きれいな字が書けないと悩む人もいるでしょうけど、丁寧に書けば気持ちは伝わるし、温かみを感じるものです。デザインにほんの少し余白を設けて、一言書いてくださいね。文字を書くのが苦手という方は、上手下手でなく、相手の顔を思い浮かべて語りかけるように丁寧に文字の大きさを揃える意識で書いてみてください。

目上の人に了解は使っていいのか?

上司からのメールに「わかりました」という意味で、つい使いがちなのが「了解」という言葉です。「了解です」と答えれば、簡潔に自分の気持ちを伝えられ、便利なように思えますよね。しかし「了解」という言葉の意味を考えると、ビジネスマナーとして適していないことがわかるはずです。 「了解」とは、「物事の内容を理解した上で、承認すること」を指します。部下が上司から与えられた情報を「承認」するのは、大変失礼に当たります。そもそも「了解」という言葉には、相手に尊敬を伝える意味合いは全く含まれていないのです。たとえ「了解です」と丁寧にしたつもりでも、マナーとしてはNGです。

了解の代わりに何を使えばよいのか?

上司や取引先の方など、目上の方に「わかりました」という意味合いを伝えたいときには、「承知いたしました」を使うのがベストです。「承知」の意味は、「事情を知っていること、わかっていること」であり、さらに「承る」という丁寧さも込められています。ビジネスに関するメールにもピッタリの表現ですね。同じく「かしこまりました」も丁寧な表現となりますから、自然に使えるよう意識しましょう。

「了解しました」が使える場面

「了解しました」は、同僚や目下の人に対しては使うのはもちろん大丈夫ですが、場合によっては上司に対して使用しても大丈夫です。例えば、距離の近い上司に対して、常に「承知いたしました」では、「仕事と割り切っている」「距離を置かれている」と上司に思われ、距離を縮められない可能性があります。相手との関係性や時と場合によりますが、「承知致しました」と答えるよりも「了解しました」や「分かりました」と答えたほうが、上司との距離が縮まり仕事を円滑に進めることができるケースもあります。それぞれの表現の違いをしっかり覚えて、目的やTPOに合わせた適切な言葉づかいを心がけましょう。

目上の人への正しい挨拶

目上の人にも使える挨拶のフレーズを紹介します。

おはようございます

シンプルイズベストです。挨拶と言えば、やはり「おはようございます」が基本です。「おはようございます」で違和感がない場面なら、これを使っておくのが無難です。とりあえずは「失礼します」と「おはようございます」で大抵は何とかなるはずです。

お世話になっております

これはメールの書き出しや電話などで「お疲れさまです」を使いたくなった時に代わりに使える言葉です。要件にすんなりと入ることができるので、非常に重宝します。

失礼します

「失礼します」は、失礼とは存じますが、これにておいとまさせていただきますの略です。別れるときの鉄板の挨拶です。駅前で別れるときに「本日はありがとうございました。失礼します。」先に退社するときに「お先に失礼します。」といったように使います。

目上の人への挨拶はしっかりと

いかがでしたか。 目上の人への挨拶は、特にしっかりとした敬語を使えるようにしたいですよね。挨拶は社会人にとって基本ですので、はやく習得できるようにしましょう。

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