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プレゼン原稿の作り方・書き方と例文・時間に対する文字数の目安

初回公開日:2017年03月21日

更新日:2020年06月03日

記載されている内容は2017年03月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネススキル

先輩のプレゼンを見て、そのあまりの説得力、話の上手さに憧れたことのある方もいるのではないでしょうか。しっかりと構成を組んで原稿準備をすることで、あなたも良いプレゼンターになれます。プレゼンの適切な時間配分や原稿の作り方、構成についてをご紹介していきます。

かっこいいプレゼン原稿のつくりかた

先輩のプレゼンを見て、そのあまりの説得力、話の上手さに憧れたことのある方もいるのではないでしょうか。大丈夫です。プレゼンは、しっかりと構成を組んで原稿の準備をして臨み、一生懸命語りかければ伝わります。それを繰り返し繰り返し人前で話すことで慣れていけば、あなたもきっとかっこいいプレゼンターになることができます。 では、プレゼンの適切な時間配分や構成、話し方について、どのように準備したらよいのかをご紹介していきます。

打合せでのプレゼンの位置づけ

ビジネスでの打合せでは、1時間の時間を設けられることが多いです。しかし、この1時間まるまる全てをプレゼンに使ってしまってはいけません。1時間も相手に集中を強いるのは困難ですし、打合せの時間の中には、相手とお会いしてからのご挨拶やちょっとした情報交換、プレゼンが終わった後の質疑応答や今後のビジネスの流れなどを確認する時間が必要となります。では、実際にプレゼンに掛ける時間はどの程度がよいのでしょうか?

プレゼン原稿の時間配分

プレゼン原稿のつくりかたには、有名な「10/20/30ルール」というものがあります。これは「プレゼンを成功させるために、スライドの枚数は10枚以内、プレゼン時間は20分以内、フォントサイズは30ポイント以上でなければならない」というもので、アメリカのApple社の元エバンジェリストで現在はベンチャーキャピタリストのガイ・カワサキ氏が提唱しているものです。 プレゼン時間に関しては、他にも、「人が休憩なしに持続できる集中力はおよそ15分のため、プレゼン時間は15分がよい」という考えや、 「イタリア式時間管理術の『ポモドーロテクニック』では、1つの時間単位を25分とすること」が提唱されています。 1つのプレゼン時間を15分と考えることは、1時間を4分割しているため、時間管理がしやすいというメリットもありますね。また、優れたアイデアをシェアする世界的なプレゼンのTEDも、10分程度のもの、長くても20分以内のプレゼンが中心です。いずれにせよ、このあたりの20分前後の時間がプレゼンに適した時間といえそうです。

プレゼン原稿の話し方

聞き取りやすい、話す速さの目安として、テレビに出てくるアナウンサーを例に挙げると、1分間に300文字程度のペースで話していると言われています。 また、話す際に強弱をつけるのもポイントです。特に聞いてほしいポイントを発言した後に、3秒時間を置く。そしてまた話し出す。このように抑揚をはっきりとつけて話をすることで、それまで話していた空間にぽっかりと穴があき、聴講者に強い印象を与えることができます。長々と同じトーンで話し続けるよりも、リズムをつけて話すことで、聴講者の集中力を持続させることができるのです。プレゼン原稿を作成するときに、「ここで3秒とまる」などと目印を付けておくとよいですね。

プレゼン原稿発表時のテクニック

発表時には「原稿の通りに話さなければいけない!」などと気を使いすぎず、その場の空気を楽しんで話しましょう。話すときは参加者の顔を1人ずつ見て話すとよいでしょう。さらりと全体に目を配るのではなく、1センテンスにつき1人の顔を見る、特定の参加者ひとりひとりに話しかけるようにする、など、しっかりと参加者の目を見て話すことで、参加者も緊張感を持って話を聞くことができます。最初は一番遠くの人に目を配り、次第に前、左右の人に視線を移していくとよいでしょう。 身振り、手振りを入れて表情豊かに話すこともポイントです。雰囲気として許される場合、腕まくりをして話すと、参加者の視線があなたの腕から先に目がいくようになります。より注意力を惹きつけるのに効果的です。 また、ひとつの場所に留まり過ぎず、場所を移動しながら話すのも効果的です。話を聞いてばかりだと、参加者も注意力が散漫になってきますので、参加者に話を聞いてみたり、参加者同士で相談するような、双方向的な話題も原稿の中に織り交ぜると、より効果的です。

プレゼン資料はパワーポイントやキーノートで作るのが便利

プレゼンはプロジェクターを使ってコンピューターの資料を前に写すのがおすすめです。プレゼンターが指し示す画面に参加者の関心を向けることで、強いインパクトが与えることができます。また、図や画像を使ってビジュアルで表現することができるので、参加者の理解度も上がります。また、資料の作成・編集・保存・共有が容易に行えるのもメリットです。

プレゼン原稿の資料の長さは10枚

上述の通り、プレゼン原稿で用意するスライドは10枚程度が適切といえるでしょう。まれに50枚も100枚もスライドを用意するケースが見受けられますが、これはあまりおすすめできません。頻繁にスライドのページが変わると、聴講者の集中力がスライドのほうに行ってしまい、耳を傾けてくれにくくなります。また、ひとつのプレゼンの適切な長さは20分程度、と上述しました。つまり、1枚あたり2,3分程度の時間配分となります。伝えたい内容をしっかりと詰め込んだ資料を1枚1枚作りこんでいきましょう。

プレゼン原稿では、1スライド1メッセージが基本

基本は1スライド1メッセージを心がけましょう。1枚のページの中で1点だけ、何を伝えたいかを明確にしていきます。伝えたい1つの内容を2ページにわたって説明すると、ページを何度も前後して見比べる必要が出てきたり、メッセージの全体像が把握しにくくなります。また、1つのスライドに2つ以上のメッセージを詰め込むのも、情報量が多くなり聴講者の理解を得られにくくなります。

プレゼン原稿での表現のテクニック

より参加者に集中して聞いてもらえるように、プレゼン資料では「読ませる」のではなく「見せる」資料にすることがポイントです。文章よりも図や画像、箇条書きなどのビジュアルを主に使用し、資料上ではプレゼン原稿として読む内容を「サポート」する情報に留めましょう。 文字は大きく少なく、1枚の行数は多くても7行以内、文字の大きさは3種類まで(最低でも20ポイント以上)がおすすめです。 「美しさ」よりも「分かりやすさを」重視してください。まれにアニメーションの機能を使用している資料も目にしますが、あまりおすすめできません。プレゼン発表中は、インパクトのある表現ですので参加者の注意を集めるのには適しているですが、資料は印刷される場合もあります。アニメーションを作りこんでしまったがゆえに、アニメーション動作の前後で隠れてしまう画像や文字があると、資料全体像を把握することができなくなります。アニメーションを使う際は、画像や文字が被らないように気を付けましょう。

プレゼン原稿の構成

スライド10枚に対する配分の例は以下です。 1ページ目:自己紹介や自社紹介 2ページ目:当プレゼンの目的・背景 3ページ目:前提条件の確認・共有。 4~8ページ目:本論 9,10ページ目:結論

プレゼン原稿の構成・・・自己紹介・自社紹介

初めてプレゼンする相手には、自己紹介や自社の紹介をまずしましょう。自社の設立年や資本金、主要取引先、事業内容をご紹介し、相手に安心感を与えましょう。

プレゼン原稿の構成・・・当プレゼンの目的・背景の共有

プレゼンを聞いている人と認識のずれが生じないように、まずは、このプレゼンの背景・目的を共有しておきましょう。新しい商品の提案なのか、今発生している課題への解決方法の提案なのか、など、既に合意済みである内容であっても、改めて共有し、認識祖語が発生しないようにすることが大事です。 このときに注意しなければいけないのは、”先日開催したイベントの報告”など、「報告」を目的にしてしまわないこと。せっかく自分の時間をかけてプレゼン原稿やプレゼン資料の準備をし、相手にも時間を割いてプレゼンを聞いていただくのだから、何か次のアクションに繋がるような内容にしましょう。一見ただの「報告」になってしまいそうな内容だったとしてもプラスαで、次回イベントを行う際の企画提案などを追加で行うことで、次のビジネスに繋がるプレゼンにすることができます。

プレゼン原稿の構成・・・前提条件の確認・共有

いきなり本題に入らずに、まずはこれまでにお互いが認識している現状などの共有から入りましょう。そうすることで、相手の「頷き」をまず得ることができ、会全体で同じ方向を向くことができます。 例えば、新しい商品の提案のプレゼンだったとしたら、今まで相手先の企業にご使用いただいていた商品の紹介とその評価をご紹介することで、「この会社の商品は今までにうちの企業にとって有益だった。有効な商品を提案してくれる企業だった」と再認識を得ることができます。 また、今発生している課題への解決方法の提案のプレゼンだったとしたら、これまでの対応内容と進捗の報告をし、課題が発生するまでの手順に問題がなかったことを共有し、どこ(いつ)から何が原因でなぜ発生したのかを明確にしましょう。

プレゼン原稿の構成・・・本論

さて、ここからが本番です。本論の中でも、「伝えたいこと」に向けて、なぜそれが必要なのか、なぜそう考えるのか、他の案はないのか、それらがストーリーとして筋が通っているかが大切です。自分の論に対して客観的に見つめ、「納得」できるストーリーになっているかを確認しましょう。 この「納得」という部分が、プレゼン原稿をつくるうえでのキーになってきます。相手を「説得」させるよりも、「納得」してもらうようなストーリー展開にするほうが、相手の同意を得やすいです。「説得」は、こちら側が相手を屈服させるような、いわば相手にとっては受け身となる話し方ですが、「納得」は、相手が自ら理解する、能動的なアクションのため、率先して次に進んでいくようになります。

プレゼン原稿の構成・・・結論

これまでのプレゼン内容をまとめ、次の打合せやToDoに関する締め切り、スケジュールも共有しましょう。そうすることで、具体的に次のステップへビジネスを進めることができます。議論し決まったことがあったら、この場で再確認するのも効果的です。事前に用意した原稿通りのまとめになりがちですが、当日のプレゼン状況や相手の反応も含めた、臨機応変なまとめができると、ビジネスマンとしてのあなたの信頼度も大きく増します。

プレゼン原稿の作り方については以上です。ルールに沿って準備すれば問題ありません!どんどんとプレゼンに臨み、場数を踏み、慣れていってください!

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