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メール返信が遅いときの上司や目上の人への「催促方法」

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上司や目上の人に重要なメールを送ったのに、返信が遅い時は、どのように対処すれば良いのでしょうか?返信が遅い相手に対して、メールの返信を求める際、どのようにすれば失礼にならないのか、ポイントや注意点などをご紹介しています。

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メールが返ってこない!返信が遅い時の対処法について

パソコンや携帯電話・スマートフォンが普及してから、コミュニケーションツールとして幅広く浸透しているメール。日常生活でなく、ビジネスでも何かにつけてメールでやり取りすることが多いと思います。 しかし、実際に顔を合わせて会話をする場合と異なり、メールは送信してからすぐに返事がもらえるとは限りません。急ぎの案件や連絡なのに、なかなか返信が来なくて焦ってしまったという経験がある方も、少なくないのではないでしょうか? 今回は、上記のようにメールの返信が遅い場合、上司や目上の人にどのように催促すれば良いのかご紹介していきます。

メールの返信が遅い上司や目上の人に、返信を求める際のポイント

メールの返信が遅い上司や目上の人に対して返信を求める場合、どのような文章や言葉を使えば良いのか、早速ご紹介していきます。

柔らかい文章を意識する

急ぎの案件なのに、なかなか返信が来ないと、相手の反応が遅いことに苛立ちを感じるかもしれませんね。 しかし、返信を求める際に、その苛立ちを文章や言葉に滲ませるのは、NGです。 相手にも他の用事や仕事があり、皆さんからのメールだけを見て返信しているわけではありません。そのような相手に、苛立ちをぶつけたり厳しい口調のメールを送ったりしては、揉め事に発展してしまう可能性もあります。 焦る気持ちを忘れるのはなかなか難しいこと。しかしここはぐっと堪えて、返信が遅いことを指摘するメールを送る時は、なるべく柔らかい文章や言葉を使うようにしましょう。

長文にならないようにする

皆さんのメールへの返信が遅いのは、相手が多忙だからかもしれません。忙しい人に、長文の催促メールを送ってしまうと、かえって相手の時間を奪うことになり、返信が遅れてしまったりする可能性があります。また、相手もイライラしてしまうかもしれませんね。 メールの返信が遅い場合、相手が多忙であることを前提とした方が良いでしょう。忙しい人でも、読むことが負担にならないメールを心掛けることが大切なのです。そのポイントの1つとして、長文にならないように意識しましょう。 とはいえ、重要な情報は、省略せずにきちんと記入することが大切です。 また、「○月○日○時頃にお送りしたメールですが~」などと、どのメールに対しての返信が欲しいのか、一目でわかるように工夫するのもおすすめですよ。

メールの返信の催促ではなく、「お願い」「確認」

返信が遅い上司などにメールの返信について尋ねる場合は、「催促」ではなく、返信を「お願い」したり、メールを受け取ったかどうかの「確認」といった考え方をすることをおすすめします。 例えば、前置きやメールの冒頭などには、「お忙しいところ申し訳ございません」などの挨拶を入れると、柔らかな印象になりますよ。 催促という観点で考えれば、「待っているのはこちらなのに、なぜ謝罪しなければいけないのか」と思うかもしれませんね。しかし、お願いする立場であれば、このような挨拶をするのは自然なことでしょう。 また、どうしてもメールの返信を催促したい場合は、あくまでも確認することをメインの内容にし、文章の最後などでさりげなく催促することをおすすめします。 「○月○日○時、〇〇の件についてご連絡致しました。お受け取り頂いておりましたら、お手数ですがご返信頂けますと幸いです。」などのように、催促はあくまでもおまけのようなニュアンスでメールを作成すると、あまりきつくない印象になります。

メールの返信は、3時間以上から遅いと認識する人が多い

今回は、自分が送ったビジネスメールに対する相手からの返信が遅い際の、対処法についてご紹介してきました。 では、一般的にはどれくらい返信が来なければ、「返信が遅い!」と感じるものなのでしょうか? 「NEWSポストセブン(※1)」によるアンケートによると、首都圏のビジネスマン610人のうち、19.7%にあたる120人が、「24時間以上」から遅いと感じているようです。 次いで、「3時間以上から遅い」と考えている方が、19.0%にあたる116人。「1時間以上から遅い」というビジネスマンは、17.0%にあたる104人となっています。 割合から言うと、「24時間以上から遅い」という人が最も多いことになります。しかし、「3時間以上から遅い」と感じる方との差は僅差。「3時間以上」と「1時間以上」の割合を足すと、36.0%の方が、「3時間以上は遅い」と感じていることになります。 メールの返信に対して、どのくらい待てば遅いと感じるかは人それぞれ。しかし、返信が来なくて焦っているからと言って、あまり早く確認のメールを送ってしまうのは、相手への負担が大きくなるので、避けた方が良いでしょう。 状況や内容にもよりますが、3時間前後を1つの目安と考えてみるのも良さそうですね。

メールの返信は、催促するのではなく、「お願い」「確認」する

いかがでしたでしょうか?今回は、メールの返信が遅い場合、どのように対応すれば良いのかご紹介しました。 重要なメールに対して、返信が遅いと、送った側としてはそわそわしてしまいますよね。期限が迫っているものや、なるべく早く返信が必要な場合は、慌てて相手へメールを送ってしまいがち。 しかし、返信を求めるメールを送る際、その苛立ちを相手にぶつけてはいけません。返信ができない程忙しいのであろう相手を気遣うことが大切です。よほど急いでいる場合以外は、返信をお願いしたり、届いているかどうか確認したりする程度にしておきましょう。

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