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間違いも多い「御中」「様」の使い分け方・メール署名の書き方

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ビジネスメールの基本となる「御中」、「様」の使い方を、紹介していきます。社会人になるにあたって覚えておきたいビジネスメールマナー。ビジネスメールの宛名の事例と共に「御中」、「様」の使い分けやその他の言葉の使い方を紹介します。

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ビジネスメールマナー これを知らない非常識 「御中」「様」の使い分け

ビジネスメール、企業宛の郵送物などには常識であり、まずはじめに知っておくべきことは宛名の書き方です。「御中」「様」「ご担当者様」などなど色々使い分けをする必要があります。また、1番目につく場所でもありますので、必ず覚えておきましょう。

御中の本当の意味

「御中」の間違い。本当に多いです。小学校で習っているはずでも中学、高校では使いません。すっかり忘れている「御中」の使い方を今一度復習しましょう。 「御中」は郵便やビジネスメールなどの宛名の後につける言葉です。

御中の使い方例文

〇〇株式会社 御中 こんな風に使います。 これは団体や会社宛に出すビジネスメールや郵便物で使いますが、相手先の担当者がわからない為に誰が開封しても構わないという意味で使うのが本来の意味です。

よくある間違い:「御中」は〇〇行や〇〇宛の丁寧語

よく勘違いされることとして、〇〇行 や〇〇宛を丁寧にした言葉と思われてしまいますが、実はそうではないのです。 会社、団体宛は「御中」を使う。 このことを覚えるだけで少し簡単に使い分けができると思いませんか? ビジネスメールで非常に有効なので、是非ここは覚えてくださいね。

「様」にも使い分けに注意が必要

「様」の使い方もなかなか迷うところです。もちろん個人名の場合は様です。ですが良く間違われる使い方があります。 〇 □□株式会社 人事部 〇〇様 × □□株式会社 人事部 〇〇様 御中 何で間違ったのか。会社宛の書き方は「御中」だと思っていることで間違ってしまうのです。会社宛でも個人宛のものは「様」を使います。

個人名が不明で担当者に送りたい場合

また、個人名がわからないけど、担当の人に送りたいというときは、以下のように送ります。 □□株式会社 人事部 ご担当者 様 個人名ではないですが、担当者という個人を指定しています。そんなときは「様」を使うのです。こんなときは「御中」、「様」どっちを使うのか。基本的な考え方を覚えて頂いたので実際にビジネスメールで使っていくときに少しここで迷う使い方を紹介していきます。

ビジネスメールで会社の部署宛にメールを送る場合

ビジネスメールで送る事がある事例をいくつか紹介していきます。

□□株式会社 人事部宛

◯ □□株式会社 人事部 御中 × □□株式会社 人事部 様 × □□株式会社 人事部 様 御中 人事部は会社の中の部署という団体です。 個人宛ではないことから御中を使う事が正解です。

□□株式会社 人事部 部長 〇〇様宛の場合

◯ □□株式会社 人事部 部長 〇〇 様 × □□株式会社 人事部 〇〇部長 様 × □□株式会社 人事部御中 〇〇部長様 これは少し難しかったかもしれませんんが、少し落ち着いて考えればすぐにわかるでしょう。これは会社の中の個人宛ですが、部長という役職がついています。部長は〇〇さんにとっての役職なので、個人名ではありません。 口頭で呼ぶときには、〇〇部長 と呼んでしまう事が多いですが、宛名にする場合は 役職 + 個人名とすることが原則です。その為、部長 〇〇様という使い方になるのです。

よくある間違い:役職+様

本当に良く間違える間違いとしては、〇〇部長様 という書き方です。 少し先輩に間違った宛名で送るならまだ良いですが、この間違いは本当に多く、また受け取った方からすると、「非常識なやつだな」という印象が強く残ってしまいます。 御中の間違いの次に多い間違いです。こちらも合わせて気をつけるようにしましょう。

ビジネスメールで連盟での宛名にも気をつけよう。

ビジネスメールは1人や一つの会社宛に送るメールももちろん多いですが、社内のプロジェクトや社外の人複数人と連絡を取る場合にも気をつけておくべき事があります。

同じ会社の複数人に送りたい場合の宛名の書き方

同じ会社複数人に送りたいときは単純に連名に書けば問題ありません。 □□株式会社 佐藤様、 鈴木様、田中様 これは横に並べて書く場合です。 これは縦に書いても全く問題ありません。 □□株式会社 佐藤様 鈴木様 田中様

宛名は役職の偉い順に並べよう

ここでの注意点は偉い人から順番に名前を書くということ。 例は、佐藤様→鈴木様→田中様の順番でえらい場合で書いていますが、これが佐藤様→田中様→鈴木様の順番で偉いというときはその順番にしましょう。 偉いというのは会社の地位が高い順という意味です。見た目若くても役員である方はいます。見た目年を取っていても非役職者の方もいます。名刺や相手の署名を参考ににして、宛名の順番を決めていく事が最善でしょう。

複数の会社に送る場合の宛名の書き方

複数の会社に送る場合は以下の通りです。 □□株式会社 田中様 〇〇株式会社 佐藤様 会社単位で書く。あとは前述の事項を守っていけば良いだけです。

たまに目にする「殿」と「様」の使い分け

たまにビジネスメールでも〇〇殿 という文章を見かけませんか?この使い方も結構間違っている事が多いんです。 「殿」はそもそも目上の人が目下の人に対して使う言葉なのです。 ですから、ビジネスメールで部下が上司に向かって〇〇殿何て言うには少しおかしな使い方なんです。部下が上司に、目下の人が目上の人にビジネスメールを送る場合は、〇〇様という使い方が正しいのです。 一見、殿 って使うと相手を敬っっているように聞こえるかもしれませんが、番うということを覚えておきましょう。そして相手が自分より上かしたかわからないときは、様 を使っておけば問題はありません。

「御中」、「様」を正しく使わないと就活で落ちることが。。

就職活動でまず1番最初に見られるところが、一般常識です。 その中でも人事部宛に送る送る書類で御中や様を使う場面が出てきます。ここでの間違いはとても致命的。間違った使い方をするだけで即座に落とされるなんてこともあります。御中、様の使い方を確実にしておく事が必要でしょう。

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