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仕事の進め方の基本とコツ|仕事の進め方がわからない人の改善方法

初回公開日:2017年03月13日

更新日:2020年02月13日

記載されている内容は2017年03月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

仕事

仕事の進め方で悩んだことや上手く進まなくて困ったことがある人は多いと思います。仕事の進め方が上手になるにはどうしたらいいのでしょうか。仕事を整理すること、仕事を段取りすること、そしてコミュニケーション能力も大切となります。

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仕事の進め方とは

仕事の進め方は人によって早かったり遅かったりします。どうしてそこには差が生じるのでしょうか。また仕事の進め方がわからないために効率が悪くなっている人もいるでしょう。そんな時にはどのような進め方をすればいいのでしょうか。 仕事の進め方には「段取り」がいいか悪いかが関係していると言われます。仕事を進めるための準備と言うようなものが実はとても大事となっています。

仕事の整理術

やらなければいけないことの仕分け・分類

やらなければいけないことが沢山出てきたら、それをどう進めていくのか、時間的に早くできるものと長期間を要するものに分けて、また重要性があるものとそうでもないものに分けてしっかり分類します。

仕事の優先順位を付ける

仕事をしっかり分類しておくことで、もし時間が足りなくなった場合は重要性が低いものは後回しにしたりやめたりすることができるようにしておきます。 くれぐれも大事なことが後回しになったり、時間が足らなくならないようにするための仕分けであり、最初の分類が大事です。

スケジュール化をきちんと

分類できたら、次はそれをスケジュールの中に落とし込んでいきます。ゴールの期間までにどこで何をするのかを時間と重要度を考えながら入れ込んでみます。 最初にスケジュールを作ることで、漏れがないようになります。また、多少スケジュールが乱れてもいいように余裕を少し持ったスケジュールを作ることも大切です。 またスケジュールを作ったらゴールまでに仕事の進め方がうまく行っているのかをチェックする時を作っておきます。そこで仕事の進め方がうまく言っていない時はスケジュールを修正していく必要があるからです。 途中でのチェックポイントを作っていくことが仕事の進め方の大事なポイントとなります。

仕事の進め方のコツ

仕事の進め方のコツはPlanー Doー Checkー Actionなどと言われますが、計画して実行して、途中でチェックして、行動するという「段取り」を行うのがベストとされています。 そんな中で上手く仕事が進まない時に仕事の進め方のコツと言ったものはあるのでしょうか。先ほどは「根回し」と言うことがありましたが、同僚や先輩、上司に仕事の支援やアドバイスをもらう事も重要です。 自分だけでは解決しないことにも多くぶつかります。よく、報告ー連絡ー相談と言いますが、きちんと報告することが上手な人は相談することで支援がもらえます。 面倒くさいと感じたり後回しにならないように報告をきちんとすることも仕事の進め方としては大切なことです。

仕事の進め方がわからない人の対処法

また、仕事の進め方がわからない人の対処法についてはどうしたらいいでしょうか。どう仕事に取り掛かったらいいのかわからないこともあるでしょう。どこかで仕事が進まずつまずいていることもあるでしょう。 そんな人への対処法としてどうしたら挫折せずに仕事を達成することが可能になるのでしょうか。

仕事への取り掛かりがわからない場合は

仕事へどう取り掛かったらいいのかわからない場合は、最初に書きました仕事の整理術の中の、仕事のリストアップができていないということになると思います。 その仕事に必要なことをとりあえず順番なども気にせずあらゆるものをリストアップすることが大切です。細かくリストアップするという作業は時間がかかるかもしれませんが、大切な最初の作業です。

仕事の進め方で途中でつまづいた時は

同僚、先輩、上司に支援をもらったりしながらその後のスケジュールを調整していく事が必要になります。 チームで仕事をしている場合は話し合いをする必要が出てきます。どんな課題があってどう対処していくのかをみんなで共通理解をするために話し合いをして進めていく事が必要です。

たくさんの仕事があり過ぎて処理できないと感じた時は

この場合も優先順位を付けることと同僚、先輩、上司に相談をすることが必要です。何が原因で処理ができていないのか、無駄なことをしていないのか、手順が悪いのか、もっと大事なことが抜けていないのかなどをアドバイスしてもらいます。 そして時には仕事を助けてもらったりすることもお願いします。

たくさんのメールへの対応やその後の仕事が進まない場合は

最近ではまたメールでの仕事依頼や連絡なども増え、それを処理するだけでも時間が取られることがあります。 そんな場合には毎日届くメールにもフラグを付け、重要度やいつやらなければならないなどの分類をしておきます。そうすることでメールへの対応に追われるということも少なくなります。 メールの中での仕事の分類やスケジュール管理もしておくようにします。

仕事の進め方で参考になる本

また、仕事の進め方で参考になる本についてもまとめてみますと、段取り系の本が多く出ています。

「段取りのつけ方・仕事のすすめ方」神谷 一博 (著) は、モレ・ムダ・ミスのない「段取り」の付け方について「段取り」のテクニックを実践的に書いていて実践的に使える本です。

「仕事の9割は「段取り」で決まる! 」伊藤 昭 (著), 酒井 昌昭 (著) は、段取りに時間をかけることの重要性を説き、「段取り」で仕事の進み方もスムーズになるということが書かれています。

仕事の進め方が上手になる方法のまとめ

いかがだったでしょうか。仕事の進め方についてはまず目標の明確化から仕事のリストアップ、仕事の分類、スケジュール化をすると言った「段取り」をするまでの時間をしっかり取ることが重要だと言うことが言えます。 そして、そのスケジュールを途中でチェックしていく仕組みを作ること、つまづいたり課題が出てきた時はしっかり相談し、支援をしてもらったり、対策を取ることも重要です。仕事を整理し、スケジュール管理する能力と、チェックし、コミュニケーションを図って仕事を進めていく能力が必要となってきます。 仕事をすることは一人ではできませんからチームプレイも大事です。仕事を進める上でのチームの共通理解が常に大切だと言えます。目標についての共通理解や課題が発生した時も共通理解を図ることで問題をクリアしていくこともできるでしょう。「段取り」というのは仕事だけの「段取り」ではなく、そうしたコミュニケーション的な「段取り」というものも大切にしていくことができれば理想なのではないでしょうか。 ネット社会でメールでの仕事のやり取りや仕事もネット上で管理することも多くなっている現代です。メールでの仕事内容に優先順位を付けたり、メールでの返信についても上手に処理していくことで仕事の効率化も図れる時代です。そうした効率化も目指しながら仕事の早い進め方を目指していきたいものです。

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