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【メール催促】ケース別(入金、請求書、面接結果)の書き方・例文

メール

ビジネスメールでの催促は、何らかの約束関係で、期限等が守られていない等に対処して、相手に働きかけて行動を促し、改善をはかります。入金や、請求書の催促、また面接の結果連絡が遅いときのお伺いのケースについて、丁寧でスマートなビジネスメールの書き方を学びましょう。

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催促が必要なときは速やかにビジネスメールで連絡しよう

ビジネスシーンでは様々な約束が行われます。書類提出、契約、決済、支払い云々。職場内や顧客、メリットの相互関係がある相手先など、信頼の元に約束がなされ仕事は進行しています。もしも取り決めどおりに遂行されなければ、業務は滞りますし、片方に不利益が生じ、信頼関係が失われれば打撃は両者に及びます。 ですから、何かの遅延などが起こっているときは迷わず、催促の連絡をすることが重要です。速やかに明確に相手に届く、ビジネスメールが必要なのです。 この記事では ・入金の催促 ・請求書の催促 ・面接結果連絡のお伺い の3つのシーンについて解説します。

催促のビジネスメールの注意点

「件名」は最初に相手の目に留まりますから、ビジネスメールでは「件名でまず要点を伝える」ことが重要になってきます。件名に挨拶を書いているメールを時々みかけますが、ビジネスではいけません。 「〇〇について」「〜〜の遅れについて」などハッキリと書くことが重要です。

ビジネスメールで催促をする「本文」は、 1. 相手の心証を悪くしないよう、丁寧な言葉で 2. 明確に事実を伝える 3. 日頃の信頼関係に対して感謝の意を伝えることも忘れずに この3点に注意して要所が伝わるようにしましょう。決して上から目線でものを言わないのがビジネスメールの鉄則です。

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入金を催促するビジネスメールのポイントと例文

入金の遅延は大変困ることですし、また相手に伝えるのも気を使うと思います。だからこそ入金催促のビジネスメールは、ほかの催促の参考にもなる「催促の雛形」となるでしょう。 上で述べた注意点を鑑み、入金の催促の場合は以下のフレームに当てはめたビジネスメールにします。 ①日頃の感謝の意 ②いまだに入金がないという事実 ③期日をすぎているので、至急入金をしてほしい要望 ④入金が、この連絡と入れ違いになった場合についてのお詫び

ビジネスメール:入金催促の例文

件名:「AK-2564」のお支払いについて 日頃より、格別のお引き立てをありがとうございます。 株式会社山田商事、営業部の山田太郎でございます。 さて、9月4日(木)に弊社の製品「AK-2564」を100ケース納品いたしました。 それにつきましては、9月末に請求書(№16-1123)をお送りしております。 しかしながら、本日現在、金融機関においてご入金の確認が できておりません。 お支払い期日は、先月末でお願いいたしておりました。 請求書の支払期日からすでに2週間が過ぎておりますので、 ご連絡差し上げました。 何かの手違いかと思われますが、弊社といたしましても経理上の 事務手続きができずにおります。 恐れ入りますが至急お調べの上、お支払いくださいますよう お願い申し上げます。 なお、行き違いでご送金いただいた場合は、失礼をご容赦ください。 取り急ぎご連絡まで申し上げます。 ------------------------------------------------------ 株式会社 山田商事 営業部 山田 太郎(ヤマダ タロウ) 〒564-9999 大阪府○○市△△町11-9 2F TEL:066-9999-9999(直通) 066-9999-9999 (代表) FAX:066-9999-9999 ------------------------------------------------------

万が一、更に入金が遅れるようなときは、一刻も早く相手に伝えなければなりません。ビジネスメールを再送します。その場合は件名に「再送」とつけ、目に訴えるように【】で閉じると良いでしょう。 件名:【再送】〇〇商品代金をお支払いください 件名:【至急】〜〜のご入金が確認できません

請求書の送付を催促するビジネスメール

こちら側が、商品やサービスの代金を支払う場合、相手から請求書をいただく必要があります。請求書はビジネスの事務処理で必ず必要ですから、処理の期日がせまっても請求書を頂けていない場合、ビジネスメールで催促をすることになります。

「入金の催促」ビジネスメールのポイントを参照してください。 ③のところでは、「期日を過ぎると相手にとってマイナスである」ことを伝えましょう。すぐに送付してもらうために必要なポイントです。

ビジネスメールの例文:請求書送付の催促

ご請求書送付のお願い 株式会社○○ ◇◇◇◇様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の○○です。 先月分のご請求書についてご連絡です。 御社から先月分のご請求書がまだ届いておりませんので 念のため確認のメールをさせていただきました。 事務処理の関係上、恐れ入りますが ○月○日(○)までに送付いただけますでしょうか。 この日を過ぎると御社へのご入金が遅れる可能性がありますので よろしくお願いいたします。 なお、本メールと行き違いになっている場合は なにとぞご容赦ください。 それでは今後ともよろしくお願いいたします。 ---------------------------------------------------- 株式会社△△ ◎◎部 ○○太郎 住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3 TEL:03-****-**** / FAX:03-****-**** URL:http://www.example.co.jp Mail:○○@example.co.jp ----------------------------------------------------

面接の結果連絡を催促したいときのビジネスメール

就職や転職活動で、面接結果を待っている局面では、第一志望の会社からの連絡が遅いと、その後の活動に支障をきたしますよね。企業によっては、採用結果をなかなか伝えてこないこともよくあります。 とくに中途採用では、通常の業務の合間をぬって選考をおこなっていますし、決定までにはある程度は時間が必要です。会社側から結果連絡の期限を提示されていたらその間、指定がなかった場合も1週間程度は待つようにしましょう。

それ以上待っても結果の連絡がないとき、やはり困りますから催促をしたくなるでしょう。マナーとしては、まず面接の結果連絡は「催促をするものではない」と立場をわきまえましょう。結果連絡の遅れは、相手の不履行ではなく、あくまでもこちら側の理由で「お伺い」をするという姿勢を見せなければなりません。 ビジネスメールのルールにのっとり、以下の注意点を守りましょう。 1. 件名に「面接結果のお伺い」と入れる 2. 本文は最も丁寧なビジネスメールの形式にのっとり「拝啓」で始め「敬具」で締める 3. 面接のお礼を述べる 4. 結果を知りたい旨を述べる 5. 催促の失礼を詫びる

ビジネスメール例文:面接結果のお伺い

件名:面接結果のお伺い 木村太郎 株式会社〇〇 人事部 △△様 拝啓  貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。 先日はお忙しい中、私の為に貴重なお時間を割いて面接をしていただき、 誠にありがとうございました。 ご検討頂けるとのことで、ご返事をお待ち申し上げておりましたが、 その後の状況はいかがなりましたでしょうか。 誠に身勝手なお願いで申し訳ありませんが、 選考の状況をお知らせ頂けますと幸いに存じます。 このように催促めいたご連絡を差し上げ大変失礼とは存じますが、 何卒よろしくお願いいたします。 敬具 ---------------------------------------------------- 木村太郎 住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3 TEL:03-****-**** / FAX:03-****-**** Mail:○○@example.co.jp ----------------------------------------------------

ビジネスメールでスマートに催促してあなたのキャリアを進めましょう

催促は大変気を使うシュチュエーションですが、ビジネスを滞らせないためには必要なアクションです。日頃からこまめに連絡をして人間関係の保持につとめ、つねに相手の立場にたちながら、こちらの希望はしっかり伝えていくことが、あなた自身を前進させますよ。おそれず、笑顔で、キャリアアップしていってくださいね。

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