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メールの宛名の書き方・御と様の使い分け方・正しい順番

メール

ビジネスマンにとって、ビジネスメールのマナーを知っておくことはとても重要です。いざメールを書こうとした時に、『宛名』の書き方が分からないと困ります。そこで今回は、ビジネスメールを書く際の『宛名』の書き方についてご紹介してみましょう。

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ビジネスメールでの宛名で重要なこと

ビジネスメールでの宛名で重要なこと

重要なこと①:宛名を略さないこと

『有限会社』『株式会社』なのに、『(有)』『(株)』に略してはいけません。 出来る限り会社の公式サイトなどをチェックして、正式な名称で宛名を書くようにしてください。

重要なこと②:機種依存文字はNG

『㈱/㏍』のような機種依存文字に宛名がなってはいけません。

ビジネスメールの宛名の基本

ビジネスメールの宛名の基本

複数の相手にビジネスメールを送る場合の宛名はどのように書くのか、役職や部署などの場合は?など、きちんと覚えておきたい、基本の宛名のマナーを頭に叩き込んでおきましょう。

ビジネスメールにおける宛名の基本形

以下の4つがビジネスメールで宛名を書く際の基本形です。記入する順番もこの通りにしてください。

有限会社マヨネーズ 営業部 部長 山田太郎様

宛名の基本形

①会社名 ②部署 ③役職+名前 の順番が基本です。 名前の部分は、フルネームでも名字だけでも大丈夫です。担当者の名前が分からない場合は『○○○ご担当様』のように書いても問題はありません。

複数の人に送る場合の宛名の書き方

株式会社mayonez 佐藤一郎様、竹下次郎様 マヨネーズ有限会社 三和三郎様、四谷五郎様 ビジネスメールを複数の会社の複数の方に、一度にメールを送信したい時は、所属し合っている会社ごとに相手の名前を記入していきます。 必ず関係性が上になる会社から順に記入していきましょう。

大勢の人の送る場合の宛名の書き方

大勢の人の送る場合の宛名の書き方

プロジェクトに携わる大勢のメンバー全員に共有してほしいビジネスメールを送る場合、『各位』という言葉を使います。

かく い -ゐ [1] 【各位】 二人以上の人を対象にして,それぞれの人に敬意を表す語。みなさまがた。 「関係-」 〔「各位」はすでに敬意を含んでいる言葉であり,「各位殿」などとする必要はない〕

良い例

・ABCプロジェクト 関係者各位 ・営業部各位 『各位』を入れたのであれば、個人名を宛名に記入する必要はありません。

悪い例

・ABCプロジェクト 関係者各位様 ・営業部各位殿 『各位』を使用する場合は『敬称』の様や殿をつけてはいけない。

上司にまとめて送る時は個人名の方が良い

上司にまとめてメールを送りたい時は、個人名で書くことをおすすめします。 『各位』と書くことで不快に思われる場合もあるからです。

ビジネスメールの宛名における『御中』や『様』の使い分け

ビジネスメールの宛名における『御中』や『様』の使い分け

会社から郵便物を送る場合などによく用いられる『御中』。ビジネスメールでも『御中』の言葉を使用することは可能です。どの様な時に、ビジネスメールでも『御中』が使えるのでしょう?まずは『御中』の言葉の意味から覚えておくと分かりやすくなります。

おんちゅう [御中] (尾) 〔文〕 郵便物で,団体などのあて名の下に添える語.

・株式会社ABC御中 ・株式会社マヨネーズ 第一営業部御中 ・株式会社マヨネーズ 第一営業部 山田様 会社の部署宛に送る場合に『御中』を使用します。 個人に送る場合に『様』を使用します。 しかし、敬称を重ねて使用するのはNGですので気をつけてください。

宛名を書く際は、フレキシブルな対応と確実性を!

ビジネスメールにおける、宛名の書き方の基本形についてご紹介いたしました。これらを参考にしながら、様々なパターンのビジネスメールで使用する宛名の書き方をマスターしていきましょう。 時間が経過すると、役職名や担当者が代わっていた…なんてこともよくありますので、その宛名は確実なものであるかを調べる時間は惜しまないようにしてくださいね。

ビジネスメールはこの本で抑えておこう

自信がない人はもちろん、自信がある人も一度しっかりビジネスメールについての本を読んでポイントを抑えておきましょう。

他にメールを送る際に知っておきたいこと

上記では、主に宛名の書き方の使い分けを紹介してきました。参考になりましたでしょうか? メールを送る際に他にもルールがあります。以下では、ぜひ知っておきたいメールマナーの記事を載せてあります! ぜひ、参考にしてみてください!

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