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納品書の書き方と領収書/受領書/請求書との違い|印鑑は必要?

初回公開日:2017年02月19日

更新日:2020年08月14日

記載されている内容は2017年02月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

書き方・例文

納品書というのはビジネスシーンにおいて重要な書類となります。しかしながら、納品書がどういった定義でどういったケースで発行され、どのように保管するのかというのは知らないことも多いはずです。本稿では、納品書について、深く掘り下げて、記載していきます。

納品書の書き方

納品書の書き方は会社によって様々ですが、納品書の必要事項という点では、税法などの法律によって定められています。これらが記載されていない納品書は納品書の定義を満たさなくなり、その効力を失ってしまうのです。 納品書の記載事項で必要なのは ・商品等の納品年月日 ・納品した商品等の内容 ・納品した商品等の金額 ・納品書の作成者の氏名、名称 ・納品書の交付を受ける者の氏名、名称 となり、これらの記載事項がどこの会社にとっても共通して必要な要件です。 あとは、当然ですが、レイアウトが見やすいことや誤字脱字がないことなどとなります。 これらの要件を満たしていれば、手書きでも印字でもどちらでもOKです。納品書を発行する場合も受け取る場合もこれらの記載事項がきっちりと記載されているかということをチェックしておきましょう。

納品書発行の流れ

納品書とは、相手に対してモノ等を納めた場合に発行する書類となります。具体的な書類発行の流れとしては、まずは、先方より、発注を受けて先方に納めるべき商品等を用意します。その商品を納めると同時に納品書を添付するのが一般的です。納品書はその納めた商品と一緒に段ボールに入れたり、段ボールに貼付けたり、納品書だけ別に封筒で渡すなどをするなどをして、先方へ渡します。封筒や段ボールに納品書在中と記載があれば、受け取る側もわかりやすく、尚のこと良いでしょう。このようにして、商品と納品書をセットにして、渡します。

納品書と領収書の違い

納品書と領収書の違いというのは、具体的に何かというと、納品書は商品等を納めた時に、相手方に確かにモノを納品しましたという書類になります。一方、領収書というのは、相手方からお金を受け取った時に、確かにお金を受け取りましたという書類となります。ですので、これらの違いというのは、納品書はモノのやり取り、領収書はお金のやり取りをしたという証拠の書類ということになります。モノを納めた者が後々お金をもらうことになるので、納品書も領収書も同一の者が発行することとなります。 まとめると下記のようになります。 納品書 ・目的   納品を行ったという証明のため ・発行者  納品者 ・発行時期 納品と同時、または納品後すみやかに行う 領収書 ・目的   お金を受け取ったという証明のため ・発行者  納品者 ・発行時期 代金の入金の確認をした後に行う

納品書と受領書の違い

納品書と受領書の違いというのは、納品書は前述の通り、モノを納品しましたという書類となり、受領書というのは、商品等を受け取った者が、納めた者に対し、確かに受け取りましたという書類となります。納品書と受領書の発行タイミングは同じになります。なぜ、受領書を発行するかというと、納品書を提出してモノを納めても、受け取る側が、受け取っていないと言った場合、トラブルになりかねません。そうならないように、受け取る側が受領書に確認印などを押して、確かにこの納品書通りのものを受け取ったという証拠書類という役割を果たします。ですので、納品書と受領書は同じタイミングで発行されることとなります。 まとめると下記のようになります。 受領書 ・目的   納品物を受けたという証明のため ・発行者  受取者 ・発行時期 受け取ったモノを確認した後に行う

納品書と請求書の違い

納品書と請求書の違いというのは、納品書は前述の通り、モノを納品しましたという書類となり、請求書というのは、この通りモノを納めましたので、相手にお金を支払ってくださいと要求する書類となります。掛取引であれば、納品書は都度発行しますが、請求書は月締めなど、まとめて発行します。納品書だけでは、お金を要求していることにはなりませんが、請求書を発行することによって、納めたモノに対し、お金を支払うという行為が生まれるのです。ですので、納品書を出した者は、忘れずに請求書も発行して提出をしないといけません。いつまでたってもお金が入ってこない、納品書しか出しておらず、お金を請求していないというケースも中にはあります。 まとめると下記のようになります。 請求書 ・目的   納品の対価としてお金を請求するため ・発行者  納品者 ・発行時期 月締めであれば、締め後すみやかに行う、都度であれば、納品後すみやかに行う

納品書と見積書の違い

納品書と見積書の違いというのは、納品書は前述の通り、モノを納品しましたという書類となり、見積書は発注する前の段階で、この商品はいくらで販売するという先方への提案の書類となります。ですので、見積書は納品書以前に発行される書類で、その見積書で先方の同意が得られれば、その金額で商品を引き渡しますので、納品書も当然見積書と同じ金額で提出します。ですので、見積書はまだ発注も決まっていない提案段階の書類で、納品書はすでにモノも金額も先方との合意が確定している書類となります。 まとめると下記のようになります。 見積書 ・目的   納品金額の提案のため ・発行者  納品者 ・発行時期 先方から商品等の依頼を受けた後に行う

納品書に印鑑は必要か

一般的には納品書には、印鑑を捺印します。これは、日本には印鑑という文化がありますし、書類の信憑性を高めるためです。しかしながら、印鑑が必ず必要かというとそうではありません。前述にある通り、納品書の定義の中には捺印をすることというものはありませんし、そもそも捺印されている印鑑は会社の角印や担当者の印鑑など、法務局で印鑑証明をされていない、法的拘束力の無い印鑑となります。また、今の時代ですと、納品書をパソコンから発行し、その発行した書類に会社の角印が印字されているというものもあります。ですので、印鑑が必要かというと必ずしもそうではありませんが、書類の信憑性や受け取る側の心証を良くすることなども含めると、捺印するに越したことはありません。

納品書作成にソフト

納品書を作成する方法は、パソコンを使用すれば、色々な方法で作成をすることができます。書類を作成するだけであれば、officeのアプリケーションであるWordやExcelを使用すればいいですし、市販の販売管理ソフト(販売王、弥生販売など)であれば、売上データと連動して、納品書を発行する機能を兼ね備えています。簡単に作成したいのであれば、officeを使えばいいですし、販売管理ソフトを使用しているのであれば、そのソフトから作成をすればいいです。また、Amazonのサイトでは、登録した商品を販売するとネット上で自動的に納品書を作成してくれます。こういったクラウド型のサービスも今後主流になっていくことでしょう。

海外の納品書

海外からモノを輸入する場合においても、当然納品書は発行されます。国内の取引と違う点は、輸入取引の場合、輸入の際にインヴォイスという書類が必ず添付されるので、この書類が納品書の役目を果たします。また、インヴォイスは、請求書及び請求明細書も兼ねており、輸入の際の非常に重要な書類となり、輸出者がこの書類を発行しないと、税関でス有数がかけられ、輸入をすることができません。インヴォイスというのは、それほど重要な書類でもあり、この書類が納品書にもなるのです。

様々な納品書の出し方

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