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【休職方法】診断書の内容と提出方法・受理されない場合の対処法

退職ノウハウ

日々を過ごす中で、怪我や病気などにより、休職して治療しなければならない事態に、時として遭遇することもあるものです。そんな万が一の時に備えて、ここでは、休職手続きについて、また医師から診断書をもらう時の内容や診断書の提出方法などを解説します。

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休職手続きと医師の診断書

どれだけ健康管理に気をつかっていても、不意の怪我や病気などで会社を休むことは誰にもあるもの。特に、有給休暇だけでは治療しきれない大怪我や病気になってしまったら、休職して、ゆっくり治療に専念することも必要です。 ここでは、休職に際して必要な一連の流れを解説します。

休職する前に|就業規則をよく読もう

いざ休職という事態になる前に、まずは会社の就業規則を確認し、休職した場合、会社が何をどこまで保証してくれるのか確かめておきましょう。 有給休暇だけでは治療しきれないような長期間、会社を休まなければならない場合、会社に籍を置いたまま治療に専念できるよう、一般的には、休職について会社が就業規則を定めています。 中には、私傷病休暇制度を設けている会社もあるので、治療期間にあわせて損をすることのないように、うまく制度を利用したいですね。

休職する前に|健康保険組合の傷病手当金について調べる

一般的には、休職期間中、給与の支払いをしない会社が多いです。給与の支払いがあるかどうかも就業規則の休職規定に載せてありますので、あらかじめ確認しておきましょう。 収入が途絶えると、なかなか落ち着いて療養に専念できないものです。いざという時に備えて、健康保険組合が用意している傷病手当金についても調べておくと、不安なく療養に専念できます。 参考までに、傷病手当金についてのリンクも紹介します。あなたの加盟している健康保険組合のHPなどにも手続きや申請書類が載っていますので、確認しましょう。

休職する前に|まずは会社に連絡を

休職した場合、あなたが携わっていた業務は、会社にいるメンバーで分担して引き継がなければなりません。このため、休職をする場合には、直属の上司や人事の担当者などに連絡をし、休職する旨を伝えてください。 また、上司や人事の担当者へ、休職のために必要な書類や手続きなどについての確認もしておきましょう。普段から就業規則を確認しておけば、いざというとき慌てずにすみます。 この時点で、診断書の提出を求められることがほとんどです。医師の診察を受け、診断書を会社へ提出しましょう。落ち着いて療養に専念するためにも、あなたがいない間、業務を分担してくれる会社のメンバーへの気遣いを忘れずに。

医師の診察を受ける

休職するにあたって、医師の診察を受け、診断書をもらって会社へ提出するのが一般的です。休職するか否かの判断を下す時点で、すでに医師の診察は受けているものですが、もし医師の診察を受けていなかったら、必ず病院にかかって医師の診察を受けましょう。 診断書は公的書類に属するものなので、自分で病状を判断して作成することはできません。医師がその責任において、病状と療養が必要なことを証明する書類になりますので、医師に作成を依頼することになります。

診察を受けたら、診断書をもらう

診察を受けたら、医師に診断書を書いてもらいましょう。医師法の定めにより、患者から診断書の発行を求められた場合、医師は義務として診断書を発行しなければなりません。休職を要するくらい長期間の療養が必要かどうかも、この時点で医師から説明されます。 ただし、診断書は無料ではありません。値段自体は医療機関によってまちまちですが、数千円が一般的です。医療費控除の対象にもなりませんので、長期間にわたって複数枚発行してもらう必要がある場合、金銭的負担がかかることも覚えておいてください。

診断書の内容・提出方法

病院から診断書をもらったら、内容を確認し、会社へ提出しましょう。 ただし、もらった診断書をそのまま提出するのはマナー違反。職場復帰後のことも考えて、ビジネスマナーを守った提出をしましょう。ここでは、診断書の内容と提出方法について解説します。

休職の診断書を書いてもらったら、内容をチェックする

医師の診察により、長期間の療養が必要となった場合、診断書を発行してもらって会社へ提出します。診断書には、  ●あなた(患者)の氏名、現住所、生年月日、年齢  ●病名、医師の所見、療養上の注意点  ●医師の氏名、医師の印鑑  ●病院名、病院住所、病院の角印(角印で済ますところもあります) といった内容が載っています。 また、診断書は医師がその職業責任の元、発行する公的書類にあたりますので、患者向けの他に、病院側にも控えが残るよう、複写式となっています。このため、発行した診断書と病院側で保管する写しとの間に割り印を押します。 診断書を書き終えたら、医師が患者へ診断書の内容に間違いがないか確認を求めるのが通例ですので、よく確認しましょう。会社を休職するにあたって、どういう理由であなたが休むのかが書かれています。当然ではありますが、個人情報などにも間違いがないか確認しておきましょう。 まれに、患者へ診断書の内容を公開しない医師もいます。診断書の内容が患者側のストレスになってしまうような場合(がんの告知など)、医師の責任において内容を公開しないこともあります。 会社へ提出する書類にあたることは医師も理解していますので、内容の確認有無にかかわらず、封をして手渡されることが一般的です。封を破ってしまうと改ざんを疑われてしまいますので、もし内容を確認したい時は、封をする前か、封をしてしまってある場合は医師が手元に保管している写しを見せてもらいましょう。

療養期間=休職期間を確認する

医師の診察を受けたときに、すでに医師から聞いているかもしれませんが、療養に要する期間をきちんと確認しておきましょう。最低限、その期間は会社を休職して治療に専念しなければならない期間です。病状やけがの状態によっては、予後にさらなる療養期間が必要となるケースもあります。 診断書にも、「〇月〇日~〇月〇日まで、〇〇のため、休職を要する」などと医師が書いているはずです。診断書の内容を確認する際に、治療の見通しなども医師から聞いて、休職期間をどのくらいとればよいか、よく相談してください。 診断書に書かれた療養期間が、療養に要する期間に満たない場合もあります。例えば、療養に数か月必要という診断をもらっているが、一か月間しか診断書の療養期間にかかれていなかった場合、医師に毎月診断書を発行してもらい、会社へ提出しなければなりません。 この場合は、休職手続きの際に、会社へ毎月診断書を提出する旨を連絡しておきましょう。

休職の診断書を郵送する場合には、添え状をつける

会社へ診断書を持参し、手続きをすることができればよいですが、入院が必要なけがや病気などの場合にはそれも困難ですよね。休職する場合、診断書など手続きに必要な書類は郵送で提出しても問題はありません。会社へ連絡を入れた時点で、郵送で提出する旨を伝えてあれば、なおベターです。 ただし、もらった診断書をそのまま封筒へ入れて投函、というのはいささかマナー違反。添え状をつけて郵送しましょう。

郵送する際の添え状例文

休職のために必要な書類や診断書を郵送する際に使える添え状の例文をご紹介します。参考にしてください。診断書を毎月郵送しなければならないこともあるので、定型文として使いまわしのきくよう、テンプレートにしておくと悩まずにすみます。内容は特にかしこまった書き方でなくても構いません。 また、会社に手続きをしてもらう書類なども同封する場合、その旨を添え状本文内に書いてもOKです。気遣いの範囲ですので、丁寧な文面をこころがけてください。

郵送する際の添え状例文
郵送する際の添え状例文

添え状の本文は、難しく考えず、シンプルな文面で問題ありません。ぜひ例文を参考にしてください。

宛先はわかる範囲でよい

添え状の宛先や郵送先など、細かく調べて書く必要はありません。あなたがわかる範囲で構わないです。グループ企業などにお勤めの場合は、グループ全体の福利厚生・人事を取り扱う部署が分社化していたり、アウトソーシングされていることもありえます。 わからない場合は、会社へ連絡を入れ、宛先について質問してください。休職の連絡をする際に、上司や人事の担当などから、こういった書類の宛先などについて指示があるかもしれませんので、その場合は指示に従ってください。 診断書の内容は会社と提携している産業医などにも共有されるものですので、場合によっては宛先が会社宛ではないこともあります。上司や人事の担当にもきちんと確認しておきましょう。

診断書が受理されなかった場合の対処法

滅多にあることではないですが、診断書が受理されないこともあります。きちんとした手続きにのっとっていれば、まずこういったトラブルに遭遇することはありませんが、それでも万が一のために、簡単ですが対処方法をご紹介します。

会社側の主張を精査する

まず、会社が診断書の受理を拒否した場合、会社がなぜ診断書を受理できないのか、理由を尋ねましょう。あなた側の不備であれば、すぐ会社の指示に従って手続きをやり直してください。必要な書類はすべて提出しているでしょうか。 診断書の改ざんを疑われるような、密封破りをしていませんか?休職する旨を上司や人事の担当などに連絡しているでしょうか。 手続き上の不備がなく、会社側も長期間療養が必要な事態であると理解しているにもかかわらず、診断書が受理されないようでしたら、一度、上司や人事の担当に連絡をし、交渉する必要があります。 心因性の病気が原因で休職をする場合、外部からの様子では判断できないため、診断書が信用できないという主張を会社がすることもあります。場合によっては弁護士などの第三者の介入が必要となるケースもでてくるかもしれません。 無料の法律相談を受ける、労働組合に相談するなど、どちらの言い分が正しいのか、第三者に委ねることも時には必要です。労働問題に近しい領域となりますので、参考までに、厚生労働省の総合労働相談コーナーのリンクをご紹介します。

丁寧に説明する

交通事故などで怪我を負い、診断書を発行してもらって警察へ提出するという場合もあります。この時、診断書の受理を拒否された場合は、やはりなぜ拒否するのか理由を尋ねてください。 人身事故の場合、事故の過失責任の分担によっては診断書の受理を拒否されることがあります。止まっている車にあなたから追突したなど、過失が明らかに大きい場合などがそうですね。 ですが、どちらが悪いとも言えない場合、原則として警察は提出された診断書を受理します。ここで拒否されているということは、警察からの心証が悪いことがほとんどですので、事故の経緯と現在の怪我の状態について、丁寧に説明しましょう。 保険会社から、人身事故扱いにしないでほしいと診断書の提出を控えるよう言われることもありますが、相手の過失による慰謝料の不払いを目的としている場合が多いので、同じように事故の経緯や怪我の状態なども丁寧に説明し、毅然とした態度で誠意ある対応を求めてください。

折り合いがつかなかったら

もし交渉がうまくいかず、折り合いがつかないようでしたら、外部の機関に相談してみるのも一つの方法です。会社が休職を認めない場合、出勤できないようであれば退職という主張をすることも多いので、就業規則を確認し、休職規定があるにもかかわらず退職を強要されるようであれば、不当解雇にあたる可能性があります。 こうした場合、さきほどご紹介した厚生労働省の総合労働相談コーナーや、労働基準監督署へ相談しましょう。

休職して完治した! その後は

療養期間を終え、休職期間として申請した期間を過ぎたらすぐ出勤し、出社するわけではありません。ここでも、医師が業務に復帰しても支障がないと判断を下した証明として、診断書の提出が必要となります。 また、休職期間が終わる前に、会社からあなたの回復度合いについての問い合わせがくるかもしれません。日ごろから、医師や会社と連絡を密にとり、関係者全員があなたの職場復帰に向けてのコンセンサスをとれるようにしましょう。

職場復帰に向けてリハビリしよう

長期間療養していたため、いきなり以前と同じくフルタイムで出勤するのは相当な負担です。こんな時は、リハビリ出勤期間を設けるのが一般的です。職場復帰の前に、医師や会社ともよく相談し、スムーズに職務にもどれるよう、無理のないペースでリハビリ出勤をするところからはじめましょう。 数週間から数か月かけて、出社するだけ→午前中のみ勤務→6時間勤務→残業なしフルタイムというように徐々に勤務時間をのばしていくのが一般的なリハビリ出勤の仕方です。

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