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宛先別ビジネスでの送付状の書き方と例文集・履歴書/請求書/転職など

更新日:2020年05月28日

コミュニケーション

送付状とは、書類などを送るときに付ける文書。送付状をつけることでミスを防ぎ、相手と円滑な関係を築く助けにもなります。ただ送付状は相手や内容によってその書き方をある程度変える必要があります。ここでは送付状の基本的な書き方とポイント、例文をご紹介します。

送付状、その書き方と守るべきポイント

送付状とは、ビジネスシーンで相手へ書類などを送るとき、一緒に送る文書のことです。「送り状」「添え状」「カバーレター」とも呼ばれており、何かを送るときに送付状をつけることは、重要なビジネスマナーのひとつです。 送付状は、「横書き」「パソコンで作成」「サイズはA4」が一般的です。稀に縦書きで作成することもあります。縦書きの場合は、横書きとはフォーマットが異なりますので注意が必要です。 しかし、いざ送付状といっても何と書けば良いのでしょうか。下手な敬語はイメージダウンに繋がりますし、いざ格調高い言葉を使おうと思うと、戸惑う方も多いでしょう。ここでは送付状の基本的な書き方とポイント、使える例文などをお伝えします。

送付状をつける意味 送付状って何?

そもそも送付状とは何でしょうか。何のためにつけるのかを知っておくと、今後説明する送付状の書き方や、押さえておくべきポイントも理解しやすくなります。 送付状の役割は、主に3つです。 1、挨拶をする 2、内容の通知をし、ミスを防ぐ 3、補足の説明をする もっとも重要なのは2の役割です。送付状をつけることで、本来送られるべき枚数がはっきりと相手方に伝わり、万が一不足がある場合には、先方から連絡がきます。またFAXの誤送信が起こった場合、送付状を見た第三者から送り主へ連絡がつけやすくなります。送付状は、そう言った人為的なミスの被害を最小限に抑える役割も担っているのです。

送付状・書き方の心得 これだけは押さえておくべき7か条

送付状はビジネスシーンで使用する文書です。ビジネスにおける文書には、最低限押さえておかなければならない書き方のポイントがあります。これを知らない・理解しないまま書類を作ってしまうと、ビジネスマンとして恥をかいてしまいます。この書き方は送付状に関わらず、あらゆるビジネス文書に当てはまるポイントです。書き方をある程度覚えておくと、応用が利いて役立ちますよ。

送付状を作成する時に最低限押さえておきたいポイントは以下の7つです。 最低限押さえておきたいポイント 1. 送信年月日 2. 相手先会社名・氏名 3. 書類作成者会社名・氏名 4. 頭語と結語 5. 挨拶文 6. 記、以上 7. 送付内容 基本的に送付状については、この7点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えるでしょう。

送付状 書き方のポイントその1 送信年月日

送信年月日を書くのは、当然のことですね。ビジネス文書において、送信年月日を書く場所は「横書きの場合:右上」です。 うっかり日付を書かずに送付してしまうと、トラブルの元になります。「いつ送ったか」は、ビジネスにおいて重要な焦点になりえます。大きなクレームにつながる可能性もありますので、必ず書きましょう。

送付状 書き方のポイントその2 会社名と担当者名

お互いの会社名、担当者名を書くのも当然のことですが、気をつけたいのは敬称のつけ方です。送付状の書き方でまずつまずくのは、ここではないでしょうか。 まず書く場所ですが「横書きの場合:左上」です。相手先の会社名や担当者名は、名刺を参照するのが最も正確で安全です。また「株式会社」を(株)と略すことは失礼にあたるので避けましょう。 会社名、部署名には「御中」をつけ、個人名には「様」をつけます。しかし、両方つけてしまうとマナー違反になりますので、気をつけましょう。どちらかのみを使用します。 ・株式会社マヨネーズ 御中 ・株式会社マヨネーズ 総務部 御中 ・株式会社◯◯ 営業部 部長 斉藤様 ・株式会社◯◯ 営業部 ご担当者様(担当者名がわからない場合) ・株式会社◯◯ 営業部 課長(役職はわかるが名前がわからない場合)

送付状 書き方のポイントその3 差出人名と会社名

自分の会社の名前や、担当者の名前などを書く場所は「送信年月日の下」です。位置的には相手の会社名などよりも下になるように書きましょう。 書類に何か不備があったり、先方がこちらに質問をしたいときに、連絡先が書いてあると便利ですね。 「自分の会社名」→「部課名」→「名前」→「住所」「電話番号」「Eメールアドレス」の順番に書いておくと良いでしょう。 例: 株式会社マヨネーズ 総務部 総務課 山田 太郎 〒111−0000 東京都港区◯◯1−2−3 TEL/FAX 03-0000-1111 E-mail 000@111.22.jp なお、請求書や見積書など、金銭が関わる文書では印鑑を押すこともありますが、通常の送付状に押印する必要はありません。

送付状 書き方のポイントその4 頭語と結語

「頭語(とうご)」と「結語(けつご)」は、いわば「こんにちは」「さようなら」のようなものです。これらは必ずワンセットで使用します。セットになる言葉は決まっていますので、書き方を間違えないように注意しましょう。また、使用するシーンによって使われる言葉が変わってきます。 一般的な頭語  拝啓、拝呈、啓上、一筆申し上げます 一般的な頭語とセットになる結語  敬具、敬白、拝具 「拝啓」と「敬具」が、ビジネスシーンでも最も一般的で、よく見かけるセットでしょう。

送付状 書き方のポイントその5 挨拶文を書くときはカレンダーに注目

「拝啓」の後から、一文字あけて続けるのが「挨拶の言葉」です。時節に沿った言葉を添えると印象も良くなりますが、書き方や使う時期を間違えてしまうと台無しに。時節の挨拶は、日本の季節や行事によって細かく分かれているため、注意しないと逆効果になります。 一番お手軽で、なおかつ失礼がないのは時節に関係のない言葉を使うことです。このような言葉で幾つかテンプレートを作っておくと、いざという時に慌てずに済みます。 ・時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 ・貴社におかれましては益々のご清祥のこととお慶び申し上げます。 ただ、いつも同じ相手に同じ書き方、同じ言葉で挨拶を送るのも気まずいものですね。季節に沿った挨拶の言葉には、1年のカレンダーに合わせて以下のようなものがあります。「〜の候」の部分は「〜のみぎり」「〜の折」と言い換えることができます。 1月:初春の候 2月:春寒の候 3月:早春の候 4月:陽春の候 5月:新緑の候 6月:梅雨の候 7月:盛夏の候 8月:晩夏の候 9月:初秋の候 10月:錦秋の候 11月:霜降の候 12月:師走の候 送付状では、短くはっきりと内容を伝えることが求められますので、あまり長い挨拶文は、むしろ読みづらくなることもあります。短い言葉にも季節を感じられる心配りがあると良いでしょう。 目上の方などへ宛てて季節に応じた挨拶文をつけたいときには、カレンダーをよく見て、きちんと書き方を調べてからつけることをお勧めします。同じ1月の言葉でも、初旬であれば「あけましておめでとうございます」が使えますが、中旬になれば「寒中お見舞い申し上げます」に変わりますね。日本の旧暦や二十四節気などに関連して、移り変わっていくものなのです。

失礼のない挨拶文の例

初回公開日:2017年02月13日

記載されている内容は2017年02月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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