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契約書の製本方法|テープや袋とじの仕方・甲乙どちらが製本する?

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ビジネスの場において、契約書というのは大変重要な役割を果たす書類です。そんな大切な契約書はきちんと製本して保管する必要があります。しかし契約書の製本方法など、詳しいことを知らない方も多いことでしょう。ここでは契約書の製本についてご紹介いたします。

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契約書の製本についてご存知ですか?

締結した契約書を保管する際、どのように保管するのが望ましいでしょう。ファイルに入れておきますか?封筒に入れておきますか?それらでも構わないのですが、やはり会社において重要書類となるわけですので、きちんと製本して保管しておきたいですよね。

製本といっても大げさなものではない

契約書の製本と聞いて、書店で売られているような立派な表紙のついた本をイメージするかもしれません。契約書の製本というのはそこまで大げさなものではないのです。契約書の製本は、市販されている製本テープというものを使用して『袋とじ』にするのが一般的な製本方法です。

なぜ契約書を製本するの?

契約書は必ずしも製本する必要はありません。製本しておかないと何か問題が起こる…なんてことはありませんので安心してください。

契約書を製本するのは、それなりのメリットがあるからです。そのメリットとは押印する場所が減るという点です。数枚の契約書の場合は、押印する場所は製本してもしなくてもあまり大差はないのですが、10枚ともなる契約書となれば、押印する量も9ページ分。契約書のページ数に比例して、押印する個所は増えていきます。

押印する場所が少し増えたぐらいで、契約書を製本するなんて、そのほうが手間ではないのか……と思うかもしれません。ですが、この手間がなかなかのものだったりもするのです。例えば契約書を複数制作しないといけない場合。単純に考えて、契約書を作成した数だけ、押印する場所が増えるのは火を見るより明らかというわけです。

契約書の製本はなぜ袋とじなの?

通常、契約書へ契印を押印する場合、本のようになっている契約書を開き、ページとページのつなぎ目となる部分の上と下の当たりに、契約の当事者の印を押します。この押印は、契約書が改ざんできないようにするため、すべてのページの同じ場所に押印することとなります。どのページにも押印するということは、すべてのページの内容にも合意していますということを表しているのです。

しかし袋とじにしている場合は、この契印を押印する場所が格段に減るのです。『袋とじ』として契約書を製本してある場合、表表紙・裏表紙、それぞれに重なっている袋とじの部分に、契約の当事者である方の印を押印することが出来ます。本来すべてのページに押印するはずが、袋とじにすることで、たった4か所でよくなるので大幅に手間が省けます。

契約書を製本する方法

いくら難しくはないとはいえ、やはり製本ともなると手間がかかりそうですよね。そこで登場するのが、先ほどもご紹介した『製本テープ』を使用しての製本方法です。文房具店などで気軽に手に入ることからも、契約書を製本する際は大活躍してくれることでしょう。

本来なら、手作業で袋とじ用に切り取った紙を糊付けし、ホチキスでまとめた契約書に張り付けて袋とじとするのですが、製本テープがあれば、ホチキスでまとめておいた契約書にそのまま貼り付けるだけなので、とても簡単に見栄え良く製本することが可能です。

ちなみに、この製本テープ。各メーカーからいろいろなサイズのものが販売されています。幅や長さ、カラーなど用途に合わせて探してみるのも良いでしょう。価格もさほど高いものではありません。

製本テープの注意点

手軽に手に入り、色々なカラーやサイズのものが売られている製本テープ。選ぶときに注意してほしいのが製本テープの『材質』です。ビジネスの場で多用されることを考えて作られているので、あまり大きな差はないかもしれませんが、あくまでも契約書の製本。契印を押印した際、印影が触ってもにじんだり、かすれてしまったりしてはいけません。

押印後、印影が消えてしまうような素材ではないかを、まず第一に確認しましょう。ちなみに、契約書専用に特化した製本テープというのも販売されていますので、よかったらチェックしてみてくださいね。

契約書を袋とじで製本する手順

用意する製本テープは、色々な形状のものがあります。ロールタイプのものが一般的で、一番使い勝手が良いでしょう。幅は25~35mm程度のもので、契印が見やすい白いタイプを選ぶとベストです。

準備するもの

・定規 ・ハサミ/カッター

まず最初に、複数枚となった契約書をホチキスでまとめておきます。契約書の用紙の端から、5mmぐらいのところにホチキスをすると良いでしょう。上下だけでは開いたとき真中から外れかけたり、読みにくくなる恐れがありますので、上下と真ん中の三か所を止めておきます。

次に製本テープを契約書の高さに合わせてカットします。この時。上下に1cmずつぐらい飛び出すような長さでカットしておきましょう。カット出来たら、まだ裏紙は外さずに、背表紙に貼りやすいよう縦に半分になるよう、折り目を入れます。この癖付けをするかしないかで、作業のしやすさが変わってきます。

製本テープの裏側には縦に切り込みが入っていますので、まずは半分だけ裏紙を外します。接着面が出ていないほうに、定規を置いて抑えにします。定規のラインに沿って契約書の紙を載せていくことで、仕上がりが格段に変わります。

契約書を裏返しに机に置き、製本テープの隣に並べます。契約書を持ち上げて左下から上に向かって、少しずつゆっくり、丁寧に契約書を接着面に乗せていきます。ここでの敵は『焦り』のみ!落ち着いてゆっくりですよ!

下から上にかけて接着面に契約書を載せることが出来たら、製本テープを折り返して、契約書の背表紙をカバーします。次に上下にはみ出している部分のテープに切り込みを入れ、上下の補強の為、裏目面に出るほうの片側だけ折り曲げて、貼り付けます。残った部分は切り落として処理してしまいましょう。

いよいよ残り半分です。残りの裏紙をはずし、少しテープを引っ張りながら少しずつ貼っていきます。この時、中央からスタートして両端へ向かっていくようにすると、綺麗にはることが出来ます。最後にスティックのりの蓋の部分などで、出来てしまった細かなしわを伸ばして見た目を整えましょう。あとは所定の場所に契印を押印すれば、完成です。

甲乙どちらが契約書を製本準備する?

契約書にたびたび登場する『甲乙』の文字。慣れていないと、どちらが甲で、どちらが乙なのか混乱することもあるでしょう。一般的にはお客様にあたるほうを『甲』とすることが多いです。しかしこれも若干アバウトな部分があり、不動産関係の場合は、売る・貸すほうが『甲』になります。

契約書は、甲乙どちらが製本しても問題はない

契約書作成の基本ルールには、甲乙のどちらが製本を準備するかという決まりはありません。謙譲の意味を込めて乙となる側が用意することも多いでしょう。しかし、先ほどの甲乙の説明に出てきたとおり、不動産業などの場合は『甲』の立場であっても契約書の製本を用意することもあります。

製本の際両面印刷はOK?

契約書は必ず袋とじで製本しなくても構わないというお話を先ほどしました。それに繋がるのがこの質問の答えです。契約書の製本の基本ルールとして、両面印刷は『OK』です。両面印刷にしても、契約には一切影響はありませんので、取り入れている会社もあるようです。

両面印刷や、大きな紙1枚の契約書の契印は必要?不要?

両面で1枚の紙で印刷が収まった契約書なので、異なる髪を繋ぐ必要がありません。なので、この場合は契印を押印する必然性がありません。両面印刷と同じく、1枚で済んでしまう事から、大きな紙に印刷された契約書にも、契印は必要ありません。

契印が必要となるのは、契約書が複数間にわたる場合です。なので両面印刷で作成した契約書が2枚以上になるのであれば、押印は必須となります。枚数に応じて製本や押印が必要となると覚えておきましょう。

英文での契約書の製本

英文で交わされた契約書はどのように製本すればいいのでしょう?海外には『押印』という文化がありません。ですので、日本で一般的に行われている、契約書の製本方法とはやり方が異なってきます。

海外の場合は、糊付けして止めてしまう方法がポピュラーです。糊を剥がさない限り契約書はまとまったままなので、不正防止対策として行われてるようです。その糊付けした部分に、サインを入れることもあります。日本でいうところの押印ですね。これはあくまでも不正防止の一環なので、実際は一番最初のページ、もしくは一番最後のページにサインとして署名をするのが一般的です。

しっかりとした契約書をかけるようになろう

契約書の製本についてお話をしてみました。製本自体はさほど難しいものではありませんので、コツさえつかめばあっという間に美しい仕上がりで作成することが出来るでしょう。甲乙のルールについては、契約の内容や、会社同士のつながりで変化していきますので、その都度上司に確認しながら作成することをオススメします。

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