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マイナンバーの提出拒否|罰則はある?拒否の書式は?デメリット

各種手続き

近年マイナンバーが振り当てられ、働く会社などに提出を求められるようになりました。しかし、マイナンバーは個人情報流出などの不安を持ち、提出を拒否したい方も多いと思います。今回は、なぜ提出しなければならないのか、拒否したらどうなるのかについて紹介します。

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マイナンバーの利用目的とは

まずは、会社が何の目的で従業員のマイナンバーを収集するのかについて説明していきます。 総務省のホームページでは、マイナンバーを使用する目的について簡単に、 「税や、年金、雇用保険の行政手続きに使用する」と説明しています。 つまり、これまでも行なっていた行政手続きを、マイナンバーを使って進めるということです。 これまでバラバラに手続きしていた内容をマイナンバーを通してまとめることで、手続きが簡略化されるというメリットがあります。 手続きが簡略化されるのは、企業や国に取っても同じで、作業効率が良くなることの他に、国側には脱税など犯罪を防ぐメリットもあります。 また実際にこれらの手続きにマイナンバーが必要となるのは、平成28年度1月からです。 そのため、これまでマイナンバーの通知が来ていても提出を求められていなかったかもしれませんが、今後会社から求められます。

マイナンバーの提出を拒否できるのか

では次に、会社へのマイナンバー提出を拒否できるのかについて見てきます。 結論から言えば、マイナンバーの提出は拒否できます。 ただし、法律でマイナンバーの提出を強制できないというだけで、何も問題がないわけではありません。 上記した通り、税や年金、保険に関わる手続きに必要となるので、マイナンバーを提出しなければ手続きを進められないことになります。 マイナンバーを提出したくない方は、まずこのことを頭に入れておきましょう。

マイナンバー提出拒否による罰則はあるのか

マイナンバーの提出を拒否したことによる罰則はあるのかについて見ていきます。 マイナンバーに関する法律では、事業者へのマイナンバー提出拒否による「罰則」は定められていません。 また、会社もマイナンバーを提出しない従業員に対して処罰を与えたりマイナスの人事評価をすることが禁じられています。 ただし、注意しなけれなならないのは、マイナンバーを提出する「義務」があるということです。従業員は給料をもらっていて、そこから所得税を引くことや、社会保障の手続きなどは企業がしていると思います。その手続きにマイナンバーが必要である以上、企業のマイナンバー収集に協力することは必須です。 企業のマイナンバーの取り扱い方に不満がある場合などは別ですが、単純に漠然とした不安からマイナンバーを提出しないことは、会社の余計な業務を増やすだけとも考えられます。

マイナンバーの提出を拒否したらどうなるか

マイナンバー提出を拒否した場合、拒否した本人や拒否された会社がどうなるのかについて見ていきます。 個人については上記した通り罰則や懲戒処分を受けることはありません。 しかし、必要な手続きを進められないということで、会社のマイナンバー担当者の仕事が多くなる、一部の業務が滞るなどの障害は起こるかもしれません。 自分の仕事や環境は変わらなくても、他の方に余計な手間を取らせてしまうことは間違いありません。処分はなくても面倒な人だと思われ、職場の人間関係に影響が出る可能性もあるので、全く気にする必要が無いとは言い切れません。 下で見ていくような正当な理由がなければ、マイナンバー提出を拒否するべきでないと言えます。

マイナンバーに関する会社の負う義務

マイナンバーには提出の義務があると言いましたが、従業員からマイナンバーを収集する会社もマイナンバーに関する義務を負っています。 ・本人確認 ・説明責任 ・監督責任 ・安全管理措置 この4つです。 マイナンバーの提出を拒否したい場合はこの4つの観点から、マイナンバー収集が不当であることを企業に示しましょう。 では、それぞれについて以下で詳しく見ていきます。

本人確認

本人確認はその名の通り、マイナンバーと提出者が一致しているかの確認です。 本人確認をおろそかにして悪用されてしまったり、漏洩してしまっては問題なので、当たり前の義務とも言えます。 具体的な本人確認の方法は、マイナンバーカードを持っている場合はその1つを提出すればOK、持っていない場合は、マイナンバー通知カードもしくはマイナンバーの記載された住民票に加え、パスポートや運転免許証など身元の確認ができるものの2つが必要となります。 マイナンバーカードは不要と考え、作っていない方も多いと思いますが、作っておくと企業に提出する他にも様々な手続きが簡単になるでしょう。 いまのところカードの発行は義務化されていないので、必要のない方は作らなくても大丈夫です。

安全管理措置

安全管理措置とは、マイナンバーの漏洩、滅失、毀損の防止のために措置を講じることです。 マイナンバーを預かる企業が、厳重に保管をしなければならないという義務です。 マイナンバーを管理するシステム、サーバーや管理する人材など、企業はマイナンバーを安全に管理するための措置を怠ってはいけません。 自分の勤めている会社がどのような体制でマイナンバーを取り扱っているかについては会社に確認することができるので、気になる方は確認しましょう。 マイナンバーに関する不安がある方の多くは、個人情報の流出を危惧していると思うので、自分の会社のマイナンバーの扱い方について把握しておくことは重要なことです。

監督責任

マイナンバーに関係する事務を委託する場合にも、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同レベルの措置が講じられるように、適切な委託先の監督を行うことです。 つまり、会社がマイナンバーの業務を他社に委託する場合に、他社のマイナンバー安全管理措置について監督する義務があるということです。 マイナンバーを提出する個人には少し身近ではなくなりますが、適切な委託先を選んでいるか、定期的にマイナンバーの管理状況を確認しているかなどについて会社の説明を受けるといいでしょう。

説明責任

説明責任とは、マイナンバーを何の目的で収集するのか、管理方法などについての説明をする義務のことです。 様々な情報を紐つけられているマイナンバーなので、不正に使用されては困ります。 会社は、税や保険、年金の行政手続きのみに使用する、というマイナンバー使用の目的や、マイナンバーの管理体制について説明する義務があります。 法律でも社会保障や税、災害対策の手続き以外で使用できないことが明記されているので、しっかりと会社側の説明を受け、不正な使用目的ではないこと、安全に管理する体制が整っていることなどを確認しましょう。

マイナンバーはしっかりと説明を聞いた上で提出する

以上、マイナンバーについてと、マイナンバーの提出を拒否した場合にどうなるのかについて見てきました。簡単にまとめると、まず、マイナンバーは用途が税や社会保障、災害対策の手続き、と法律によって決められています。その手続きにマイナンバーを記載する必要があるため、企業は従業員のマイナンバーを収集しなければなりません。一方で従業員側には、マイナンバー提出拒否による罰則はなく、法律上拒否しても問題はありません。 ただ、マイナンバーの記載なしで手続きが進められるわけでもないため、会社側には負担を強いることにもなります。 実際に企業がマイナンバーを不正利用することはまず考えられないので、漠然とした不安からマイナンバーの提出を拒否することは不適切だと言えます。ただし、企業がマイナンバーの扱いに関して、従業員に対してしっかりと説明していない場合、使用目的や管理体制が不明確な場合は、マイナンバーの提出は拒否するべきです。マイナンバーの提出を求められた際には、今日挙げた、「本人確認」と「安全管理措置」、「監督責任」「説明責任」の義務が果たされているかに着目し、納得ができればマイナンバーの提出をするようにしましょう。

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マイナンバーを理解するためにマイナンバー検定もあります。事務職などでマイナンバーを管理する場合や事務職への転職のために押さえておいて損のない資格です。 受験を考えて見てはいかがでしょうか?

マイナンバー実務検定公式テキスト
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