IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

経費精算の流れ・経費精算書の書き方・必要記載事項

事務

会社の経費を清算しようとしても数が膨大でなかなか難しいですよね?難しい経費精算書の書き方から経費精算書のテンプレート、経費削減のポイントまで、わかりやすくまとめていますのでこちらを読んで是非経費清算に役立ててくださいね!

更新日時:

経費清算の基本的な流れは?

経費清算は出張へ行ったり、会社の備品を購入したり、得意先と飲食をするなどをして個人が一度立て替えた費用を会社に申請し、個人の口座へ振り込んでもらうというものです。基本的な流れとしては、上記のように、個人での立替、会社に申請、会社から振り込みという流れになります。当然ではありますが、個人での立替から会社に申請の期間は短くすることが求められます。こういった個人で立て替えた経費というのも、会社の財務諸表を作成する上で必要な数字となりますので、すぐに出すことによって、そういった数字がすぐに反映することができるのです。

経費清算書ってどう書けばいいの?

経費清算書の書き方は会社によってルールが定められていると思いますが、基本的には経理の人間や管理の人間がチェックをした時に見やすく書くということが求められます。例えば、出張に行った場合であれば、当然、出張に行った経路通り時系列に書くことであったり、交際費を使用した場合であれば、どこの会社の誰と何名で飲食をしたということを書くことが必要です。 つまり、客観的に見て、内容がすぐに理解できる経費清算書でないといけません。出張清算で使った費用を適当に書いては、チェックがしづらくなり、管理サイドの手間を煩わしてしまいますし、本当にこの出張費が妥当なのか、水増し請求をしていないかという疑惑さえ浮かんできてしまいます。交際費にしても同じことです。内容が記載されていなければ、不正使用の疑いも出てしまいます。また、交際費は税務上の損金算入のルールもあるため、上記のように誰と何人で食事をしたということは非常に重要となります。

経費清算書テンプレートフォーマット

経費清算書のテンプレートフォーマットというのは、会社によってExcelを使用しているところもあれば、Wordを使用しているところもあります。また、新たにテンプレートを使用作成したいというのであれば、インターネット上でもテンプレートのフォーマットがいくつかありますので、それを参考に作成をするのが良いです。こういったofficeソフト以外では、そもそも経費清算が会社のシステムとして存在し、そこのプログラムに経費清算書のテンプレートが組み込まれているものもあります。規模が大きくなるとofficeのソフトではなく、こういったシステムを取り入れたフォーマットを使用している企業が多数となります。

経費清算書の必要記載事項は?

経費清算書は前述の交際費のように会計上記載が必要なものもありますが、それ以前に必要なのは、当然ですが、自分の氏名、社員番号などがあれば、社員番号、いつ使用したか、何のために使用をしたか、出張であれば、どこに何のために行ったかなど、その経費が会社として妥当なものかということを知るために、基本的なことを記載します。必要事項が記載されていない経費清算書は、経理や上司から質問や差し戻しを受けることとなり、二度手間となってしまうので、定められた事項は必ず記載するようにしましょう。

経費清算書を提出するために必要なもの

経費清算書はただ提出をすれば、清算され、お金が自分の手元に戻ってくるということではありません。当然、必要なものがあります。それは領収書です。領収書と経費清算書の付け合わせのチェックをして、金額の記載に間違いが無ければ、清算されるということになります。領収書が無い場合どうなるかというと、経費の水増しであったり、架空請求ということが多発してしまいます。 例えば、タクシーを使った場合、本当は1000円しかかからなかったのに、2000円と書いて申請をするとします。宿泊をしていないのにホテル代10000円を申請したとします。領収書が無い場合、経費清算書に記載された金額が正しいのか、本当に使用したのかというのがわかりません。2000円のタクシーの領収書や10000円のホテル代の領収書があれば、使用したことには間違いないです。極端な話をすれば、領収書が無い場合は、経費清算ができないということになります。ただし、公共交通機関のようにあらかじめ決められた金額がある場合は、領収書が無くてもOKのケースはあります。確かに電車に乗るたびに領収書を取っていては大変ですし、今は公共交通機関であればICカードがあるので、その履歴で経費清算をするということが可能なケースもあります。

経費清算書ってどうチェックすればいいの?

経費清算書は当然、提出者以外の他者のチェックを受け、承認の上で決済がされるということになります。そのチェック者は多くの場合、その提出者の上司、課長、部長などに加えて経理担当者もチェック者になります。上司はその清算の妥当性をチェックし、経理担当者は領収書の添付漏れや記載漏れが無いかをチェックします。ダブルチェックで行うことが内部牽制もかけられるので、理想と言えます。

経費清算はいつ支払われるか?

経費清算書を提出し、承認がされれば、自分が使用したお金が返ってきます。では、そのお金はいつ返ってくるでしょうか、これは会社のやり方によりますが今の時代多くは振込で行われます。また、振込も複数回に分けてではなく、給与とまとめて一括で振込を行ったり、月に3回など、定められた日付に振込を行われたりというふうになります。事務方としても、毎日振込をしては手間ですので、まとめて振込をすることで効率化ができるという事情もあります。あとは会社で締日というものが設けられていればこの日付までに出された経費清算書はいつ振り込まれるというルールがあると思いますので、多額の立て替えをした人であれば、金欠にならないように、振込日はしっかりと確認をしておくことをおすすめします。

経費清算は自社でやった方がいいの?

経費清算というのはどの会社でもありますが、人が増えれば増えるほど、その事務工数は増え、人をそこに投入しないといけません。しかしながら、今の時代は大企業になればなるほど、経費清算を自社で行わず、専門の企業にアウトソーシングをしています。それこそ、コストが安いので中国にある会社にアウトソーシングをしているという会社もあります。経費清算業務というのは思った以上に時間のかかる仕事ですので、そういった仕事に人の手を取られないためにも、こういった形のビジネスがあります。

経費清算書を提出しなかった場合どうなるか

経費清算書は会社がコストを使用したということを財務諸表に反映させるために必要な書類です。しかしながら、ついうっかり出し忘れてしまって、提出納期も過ぎている怒られるのが嫌なので、経費清算書を提出しないという人がいるかもしれません。そういった場合、どうなってしまうかというと、当然その使用したコストは財務諸表に反映されませんし、個人で自腹を切ってしまうことにもなるので、会社も個人も双方良くない結果となってしまいます。少しの費用とは言っても、そこは個人で勝手な判断をせず、提出納期が遅れた場合でも上司や経理担当者に事情を説明して、経費清算書を提出することをおすすめします。

経費清算をするための便利なツール

出張が多かったり、接待が多かったりとすると、経費清算のための立て替えが多くなり自分の財布を苦しめることがあるかもしれません。そういった出張が多い人や飲食が多い人にとって便利なツールというのがカードです。出張の場合、特に東海道新幹線をよく使うという人であれば、JRエクスプレスカードが非常に便利です。予約も取りやすく、新幹線代金も値引きされるので、会社のコスト削減ということでも貢献できます。また、飲食の場合はクレジットカードを作成し、そのクレジットカードの引き落とし口座を経費清算がされる振込の口座にしておけば、クレジットカードの支払いが大概の場合、後になるので、財布を苦しめることはありません。 また会社単位でコーポレートカードという契約もありますし、ホテルなども法人契約をすれば、個人で立て替えるということもなくなります。もちろん、出張の履歴をすぐに出すことができるICカードも便利なツールの一つです。最近ではICカードのデータをそのまま経費清算のシステムに取り込むことができるという機能もあります。便利な世の中ですので、経費清算を行うためにも便利なツールはこのように多々存在します。

地味な仕事の連続。全然スキルが付かない。

ビジネスマナーを身につけて先方や上司に気を使い、誰でもできる事務処理を「ハイ」と引き受ける毎日。雑用や地味な仕事の連続で、本当にやりたい仕事をやらせてもらえないビジネスマンは多いです。 「ほかにやりたい仕事がある」「幅広い経験・知識を積みたい」という気持ちは、特に多い転職のきっかけになっています。転職はタイミングや時期の影響でも、有利・不利が大きく別れるので、転職予定がなくても「転職を考えること」「転職を知っておくこと」は重要です。 ほかの人の転職のきっかけ、ベストな転職タイミングが気になるかたは、下記の記事も合わせて読んでみてください。 ■記事タイトル 20代の転職成功方法|転職理由3つ・新卒入社3年以内の転職割合・20代の強み

転職をしようと考えている人は、自分に合った転職サービスを選ぶことから始めましょう。 各企業の欲しい人材像に合わせて、自分の持っている動機を合わせるには、企業の文化や採用時の癖を知ることが重要です。そのようなネットでは手に入らない情報を持っているのが「転職エージェント」。転職エージェントは、志望動機や職務経歴書など、各企業へのアピールポイントを教えてくれます。 どの転職エージェントを使えばわからないという人は、Mayonezが口コミから調べた転職エージェントランキングをチェックしましょう!

関連タグ

アクセスランキング